الوصف الوظيفي لكى يتم إعداده بشكل كامل وصحيح يجب أن يتم بعد الانتهاء من عملية التحليل الوظيفي. وعادة المسؤول عن إجراء التحليل الوظيفي ومن بعده الوصف الوظيفي هى إدارة الموارد البشرية ويفضل أن يكون ذلك بمشاركة مع الإدارات والأقسام الأخرى وكذلك مديرى العمليات داخل المنشأة. اما اذا كانت المنشأة لا يوجد بها إدارة موارد بشرية فيمكن أن يتم ذلك من خلال الإدارة العليا مع الاستعانة بخبير أو مستشار فى الموارد البشرية.
