#10 Como organizar o  

Olá ri20do, tudo bem? Agradeço primeiramente a pergunta e a interação.. e posso sentir uma certa "angústia" na sua pergunta (rsrs). O principal objetivo de organizar o nosso outlook em 4 pastas é fazer uso dele como FERRAMENTA DE FLUXO E TOMADA DE DECISÕES, isso é, quando a gente trabalha com muitas pastas, além de utilizá-lo com arquivo, acabamos perdendo muito tempo direcionando cada email, e ao final o que vemos é que isso nem ajuda tanto para encontrá-lo facilmente (que era a intenção inicial ao organizar em pastas, certo?). Em nosso treinamento ensinamos como utilizar bem a ferramenta de buscas do outlook e todos os filtros disponíveis, assim o primeiro desafio está solucionado: o de encontrar rapidamente qualquer email. Todo email que já não demanda nenhuma ação da nossa parte irá para essa pasta de arquivo único. As outras 3 pastas de AÇÃO, nos auxiliará nesse processo de tomada de decisões. Assim conseguiremos deixar nossa caixa de entrada sempre vazia e organizada. Espero ter ajudado, senão pode entrar em contato conosco e vemos a possibilidade de agendar uma mentoria tá : contato@lumenacademy.com. Grande abraço e excelente semana pra ti.

@@talitaalves8155 Oi, tudo bem sim, e você? opâ!! ajudou sim, deu uma clareada nas ideias rs rs , muito obrigado pela atenção. Uma ótima semana pra você também, Abraço.

@@Ri20do á

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Oi Flayane, como vai? Que bom que estão ajudando as dicas! Com relação a sua pergunta, tem algumas diferenças sim. Vamos lá: A primeira vantagem da utilização das pastas "Fazer essa semana" "Fazer futuro" e "Follow up/Acompanhar" para esses casos é que aquela mensagem sai da sua caixa de entrada por você ter tomado uma DEFINIÇÃO/DECISÃO sobre ela, diminuindo e organizando assim seu inbox, deixando lá somente as novas mensagens que ainda não possuem uma definição. Seguindo essa linha de atuação, muitas vezes vemos pessoas com muitas "bandeirinhas" ali no inbox, o que acaba dificultando muito o controle, certo? Ao final se multiplicam os lembretes e o risco é já nem dar atenção a cada um por serem tantos. Por último, quando você CALENDARIZA aquela tarefa (movendo para o seu calendário todo aquele email), a sua agenda é seu painel de controle, onde você terá uma VISÃO GERAL e PROGRAMADA da sua semana, de acordo também com as outras atividades que você precise realizar. Além de que ali naquele evento em seu calendário, você também terá acesso ao email original como anexo e poderá já utilizar o recurso "responder a todos" quando chegar o momento de "cobrar" o responsável pela execução da mesma. Espero que tenha ajudado. Qualquer dúvida só falar. Conta com a gente. Um abraço Talita

@@talitaalves8155 amei muito obrigada pela atenção e a riqueza dos detalhes na resposta. Sucesso feliz 2022

Olá Wilson, como vai? Fico feliz que esteja aplicando o ecossistema de pastas em seu outlook, é realmente um processo de adaptação mesmo, mas temos visto que têm sido muito efetivo nas empresas que trabalhamos. Espero que ajude em sua produtividade. :) Quanto ao método de realização de tarefas, o primeiro que transmitimos aos nossos clientes é "tirar da mente", (escrever em um papel, app, email etc) assim deixamos a mente para a principal função dela: "criar" e não "guardar" coisas! Logo, como trabalhamos muito a QUALIDADE do SIM, batemos muito na tecla de conhecer nossos principais OBJETIVOS e assim poder ir elencando as tarefas por prioridades de acordo com o IMPACTO que cada uma delas têm nessa busca por alcançá-los. Por último recomendamos cuidado ao utilizar qualquer app como o "to do list", porque podemos cair no erro de dar a mesma importância a todas as tarefas. O mais adequado é trabalhar com nossa agenda e programar a execução das tarefas segundo essa ordem de prioridades que antes você elencou. Ufa... um textão (rs) Espero ter te ajudado. Qualquer coisa estamos por aqui. Conte conosco!

@@talitaalves8155 que textão que nada! Para poder explicar um conceito se faz necessário Bom da minha parte vou ler e reler pra encaixar no meu contexto

Muito obrigado Fabio. Você tem razão. Vamos melhorar o audio para os próximos. Obrigado pelo Feedback

Beleza o ludimilo, aqui eu entendi normal o que ela falou o perereko

Oi Maria, o que pode estar acontecendo é o modo de clique usado para arrastar, para aparecer as opções, você deve arrastar com o botão direito do mouse.

Olá Luiz, como vai? Muito prazer! Dá para fazer no outlook web sim, você terá que primeiro clicar no botão "meu dia" que fica na barra de ferramentas superior do outlook (calendário com um check). Vai abrir um menu à esquerda com uma miniatura do seu calendário. Após isso clica no email que você quer criar o evento e arrasta até esse menu. Você terá duas opções: "adicionar uma tarefa" ou "adicionar como evento". Aí é só clicar em "adicionar como evento" que já abrirá automaticamente um evento em seu calendário. Sugiro que apague as pessoas que ficarão dentro do seu evento, salve com o titulo da ação que você terá que executar e... prontinho. Espero que ajude. Ótimo dia pra você!

Olá Jessica, com essa metodologia não é necessário organizar os e-mails enviados não. =)

Olá Analice, tudo bom? Confira esse artigo da microsoft, creio que irá ajudar a solucionar essa questão :) Link: docs.microsoft.com/pt-br/outlook/troubleshoot/calendaring/cannot-receive-requests-of-tentative-meeting-or-responses

Oi Analice, como vai? Eita menina agora você me pegou (rs) acho que pode ser uma questão mais de configuração mesmo, isto é, de TI. Chegou a ler o artigo a cima? Conseguiu resolver já? Caso não tenha conseguido me envia um email em particular que tentamos conectar com a pessoa aqui da Lumen Academy de TI, pode ser?. (talita.alves@lumenacademy.com). Um abraço e uma ótima semana pra ti!

Oi Juliano, bem, isso depende. Existem alguns fatores que podem interferir no desempenho do e-mail. Vou deixar um link de um artigo da Microsoft que talvez possa ajudar a identificar e solucionar. support.microsoft.com/pt-br/topic/como-solucionar-problemas-de-desempenho-no-outlook-7ac5402d-c4eb-ed6b-9545-b26dde618755

@@LumenAcademy todos os emails ai pra vc abre tão rapido quando em um leitor de emails na web?

percebo que quando os emails tem imagem demora mais pra carregar a mensagem, nao sei se isso é assim mesmo no outlook.

@@juliano-k2g Como tem algumas coisas que influenciam, não consigo dizer ao certo o que deve estar causando isso. Pois pode variar de computador para computador, internet e até o aplicativo usado.

Olá, Tailane. Em qual das pastas você diz? Creio que não entendi

Obrigada pelo feedback Adriana! Vamos ficar mais atentos na próxima para facilitar o entendimento.

Não acho que seja a dicção, o áudio que está ruim.