Gracias por compartir está información útil para muchos especialistas en Gestión documental y Archivo que buscan un sistema dónde procesar toda la documentacion de sus Archivos y ladigitalizacion de los mismos.
Excelentes recomendaciones, gracias por sus conocimientos en este y otros temas, llevo meses siguiéndolos y es grande su aporte a la comunidad que requiere tanta luz en temas de transformación digital.
Muchísimas gracias Roberto por calificar como excelentes mis recomendaciones. ✨🚀 Me alegro que sean útiles en tu camino por la transformación digital. Y me alegra que me sigas. Saludos!
Qué gran reporte Eduardo. No sabía que habían tantos. Me hubiera gustado una opinión crítica o personal pero nada... es tarea mía investigar. Muchas gracias y saludos desde Lima.
Muchas gracias. Me alegra que este video sobre los mejores programas de gestión de documentos DMS opensource y gratis te haya resultado interesante. Hay algunos más que en otra revisión comentaré. Un saludo a Lima! 🇵🇪
Fantástica información. Me permito hacer la siguiente consulta: Quiero recibir documentos de varios clientes, por ejemplo los cierres contables mensuales. Quisiera facilitarles una plataforma para que me envíen los documentos a través de ella (evitando el uso del correo), y que la plataforma envíe recordatorios cuando un cliente esté atrasado en el envío. ¿eso se podría gestionar con un gestor documental?
Hola Elías. Muchas gracias por calificar como Fantástica la información de este video sobre los mejores sistemas de gestión de documentos DMS opensource y gratis. Respecto a tu consulta, efectivamente, el establecimiento de fechas límite de recepción de documentos y envío de una notificación o recordatorio ante incumplimiento del plazo es un workflow típico de un software de gestión documental. Podrías contactar con los proveedores de las aplicaciones que comento en este video para que te muestren cómo funciona. Saludos!
Eduardo excelente de verdad esperaba mucho este episodio. Muy completo, concreto, y sobre todo tu lenguaje al alcance. Deseaba implementar un Sistema de Gestión Documental libre de código abierto. Aun me toca definir entre las opciones que señalas, mi prioridad es la su facilidad de uso (intuitivo) sin sacrificar la seguridad, que sea respaldable y de revisión cooperativa con aprobación de versiones del documento así como su trazabilidad. ¿Qué me recomiendas?
Mayan EDMS cumple con los requisitos que mencionas, es fácil de usar, es seguro, respaldable, incluye muchas formas de revisión y colaboración colectiva o individual de usuarios cuando se trabaja con documentos, aprovación de de vesiones, trazabilidad, etc. Kimios DMS y Alfresco también son muy recomendables para esas funcionalidades. Saludos!
Hola. Gracias por hacer este tipo de contenido que a los profesionales nos ayudas a continuar avanzando en nuestro sector, me gustaría hacerte una pregunta, ya que existe una gran variedad de softwares, ¿cuál usarías para hacer el registro de documentación en la implementación de un sistema de gestión de la calidad (ISO 9001) en una organización nueva que esta empezando y crecerá en el tiempo? muchas gracias. Saludos.
Hola Jennifer, muchas gracias por calificar tan bien el contenido profesional de estos vídeos ✨✨🚀 Respecto a que programa de gestión documental te podría recomendar, sin tener gran información sobre los requerimientos concretos y los flujos de trabajo de tu negocio, te diría que mires Alfresco Community Edition (5:28). Saludos!
Muy buena y completa la informacion quiero InImplementar un gestor de documentos que maneja la correspondencia, es decir documentos recibidos y emitidos para la gestión y administración total y oportuna de la documentación dentro de la empresa, que garantice 1. la seguridad del acceso a los documentos. 2. Garantizar el almacenamiento, preservación, distribución y custodia eficaz de la documentación.. Cual me recomendarias?
Hola Detriana, hay tres software para gestión documental que creo que encajarían con las funcionalidades técnicas que buscas: Mayan EDMS (3:10), Kimios (4:18) o Alfresco Community Edition (5:28). Saludos!
Buen día Eduardo, excelente contenido. Tal vez me podrías recomendar un sistema para inventarios de documentos físicos, con documentos de ingreso y egreso de documentación?
Muchas gracias Alex por calificar como excelente este video sobre software para gestión de documentos opensource y gratis ✨🚀 Respecto a gestionar de documentos en papel, te recomiendo Docman, o alguna aplicación para bibliotecas como NewGenLib o Koha-UNPL. Saludos!
Gran información. Tenemos un despacho legal y nos gustaría que nuestros clientes generaran documentos legales a partir de plantillas ¿Se te ocurre cual de ellos seria el mejor?
Hola Juan Camilo, Alfresco Community Edition, tiene un sistema de nodos basados en plantillas para que los usuarios creen contenido en función de diseños predeterminados de plantillas, como documentos o contratos ya formateados según las pautas del despacho legal. Todo queda guardado y organizado en la biblioteca de documentos. Creo que esta es una buena opción. Saludos!
Muchas gracias! Tengo una consulta relacionada. Quisiera hacer seguimiento a documentos, planos y entregarles de Ingeniería, en Infraestructura Agrícola para Proyectos en etapas de diseño y revisión. Regularmente requieren más de una revisión y adaptación por distintos usuarios de comunicación interna en un mismo equipo de trabajo y sería ideal que quedasen registrados en las PC de la compañía. Me Gustaría Preguntarle entonces, ¿Podría Alfresco generar las plantillas requeridas en formato predeterminado para planos de Ingeniería?, o el Usuario (Nuestro Equipo de Trabajo) Podría generar su propio formato de plantilla dentro de la interfaz de nodos de Alfresco ( interfaz de nodos que menciona respondiendo al comentario de Juan Camilo Barreneche)? Muchas Gracias de Antemano. Excelente Contenido en Sus Publicaciones. Saludos
Hola Daniel, me alegra que este video sobre los mejores sistemas de gestión de documentos DMS gratis y de fuente libre te haya resultado útil. 🚀 Básicamente los cinco te podrían servir para documentación en gestión de calidad ISO9001, gestión de documentos y de riesgos. Revisa, particularmente, Alfresco. Saludos!
Excelente video; quisiera consultarte desearía implementar un gestor documental en una notaría en la cual hay una máquina principal qué es el servidor (pc normal )qué está aislado físicamente de las demás máquinas pero que si estan todas en red (10 pc's) y quisiera que por ejemplo Cuándo se cree y guarde un documento en microsoft Word en la PC número 1 o en la Pc numero 3 automáticamente se haga un respaldo de dicho documento en el servidor qué se encuentra aislado Físicamente; Te agradecería mucho Me puedes indicar si es posible y qué gestor documental puedo utilizar
Hola Luis, podrías utilizar Alfresco, con el script Alfresco BART, permite realizar backups en múltiples PC, incluso en una unidad de disco externa sin problema. Saludos!
Saludos, tenemos una Consultora Minera Ambiental, con Estudios realizados desde 1980 a la fecha, la mayoría en formato PDF. ¿Qué software de los que Ud. comenta, nos recomendaría para tener en un repositorio todos nuestros estudios clasificados y que ciertos usuarios tengan acceso con contraseña, para consultarlos de manera remota?, a manera de una biblioteca virtual de acceso restringido. Gracias por la atención.
Hola Iván, Creo que con un sistema muy simple de gestión de documentos como OpenDocMan Community, sería suficiente. Hace unos años en nuestro sitio web teníamos una biblioteca virtual abierta a todo el mundo con más de 5000 documentos en PDF (papers académicos, tesis, documentos de empresas, etc) relacionados con software para negocios y empresas. Funciona muy bien, tanto en abierto como para uso propio y acceso restringido de la empresa. Si quieres algo más potente para tu biblioteca virtual , mira Alfresco Community Edition o Mayan EDMS. Saludos!
Excelente, miles de gracias por el maravilloso video y valiosas informaciones. Me gustaria consultar si podrías recomendarme por favor un sistema para escuela de idiomas, educación de pequeno porte y gestión de documentos educativos. Muchas gracias!
Hola Rosimeire, muchas gracias por tu valoración tan positiva de este video sobre gestión de documentos opensource y gratis. 🚀 Para la escuela de idiomas te podría recomendar OpenEduCat que se integra con el ERP Odoo, o el sistema de gestión empresarial ERPNext que integra un módulo de gestión centros educativos. Ambos programas de fuente libre y gratis, pero hay que saber implantarlos en un centro educativo. Por si te interesa, también podrías revisar un video de este canal cuyo título es: 6 Plataformas Líderes de Gestión de Centros Educativos: 3 de pago y 3 Software ERP Opensource Gratis ( ru-vid.com/video/%D0%B2%D0%B8%D0%B4%D0%B5%D0%BE-qX-bTaOjPpA.html ). Permiten la gestión administrativa del centro, la gestión académica y clases, y la gestión documental. Saludos!
Hola Juan Antonio. Agradezco mucho tu valoración tan positiva de este video sobre los mejores programas de gestión documental opensource y gratis. La idea es justamente esa: transmitir información precisa, concreta y asequible. Gracias por comentar. Saludos!
Hola muchas gracias por este contenido. Cual aplicativo me recomiendas básicamente para organizar archivos que son escaneados en diferentes dependencias.
Hola Jhonatan. Me alegro por tu valoración de este video sobre los mejores sistemas de gestión de documentos opensource y gratis. ✨🚀 Creo que Alfresco Community Edition (5:28) podría ser útil para los procesos que mencionas. Saludos!
Muchas gracias por calificar como excelente este video sobre software opensource y gratis para gestión documental ✨🚀 Respecto a tu pregunta, podrías probar Alfresco Community Edition, Nuxeo (ofrece una API para la integración personalizada con SharePoint) u ONLYOFFICE (no es una herramienta de gestión documental en sí misma, se puede utilizar junto con SharePoint para colaborar en documentos y editarlos en línea). Saludos!
Excelente resumen. Cuales sistemas recomendaria para instalar en ambito hogareño/home office, en un servidor con pocos recursos de hardware? Muchas gracias!
Hola Pablo, muchísimas gracias por calificar como excelente este video sore los mejores sistemas de gestión de documentos opensource y gratis. 🚀 Respecto al cual de estos DMS instalar teniendo pocos recursos de hardware te recomendaría OpenKM. Para su instalación de la versión Community, puedes buscar en RU-vid y en el foro del desarrollador del programa. Saludos!
Información muy valiosa! Quisiera hacerle una consulta, debo automatizar la tarea de la documentación técnica en mi empresa, de manera que al crear un nuevo proyecto se genere automáticamente la estructura de árbol de carpetas (que es la misma para todos los proyectos) con sus respectivos documentos plantillas y que muchos de los campos en estos documentos se llenen automáticamente ya que la misma información va en diferentes documentos. Cada trabajador debe añadir cierta información a los documentos pero al final se genera un solo PDF que se entrega al cliente. Que software me recomienda para esta tarea? Muchas gracis por la ayuda y espero haberme hecho entender. Saludos :)
Hola Paola, gracias por calificar com muy valiosa la información de este video sobre software opensource y gratis de gestión de documentos. Respecto a tu pregunta, podrías crear un flujo de trabajo colaborativo entre Google Docs y Alfresco (Busca información sobre cómo integrar ambas aplicaciones o “Alfresco Enterprise Collaboration Software”). O también, por ejemplo, integración de Kimios con documentos de Microsoft.
Hola Eduardo gracias por compartir tu información, una consulta, que plataformas recomiendas para simplificar la gestión interna en Corredoras de Seguro, específicamente en administración de beneficios y cobranza???
Hola, Koto. Si la idea es gestionar la cobranza y los resultados de la empresa, más que un software de gestión documental necesitas un ERP que al menos integre un CRM (para la gestión de la información de clientes, facturación y ventas) y la contabilidad y finanzas. Una opción interesante es Odoo ERP Enterprise Edition. Proveé herramientas para rastrear cuentas por cobrar, automatizar estados de clientes, y medir su comportamiento. CRM con facturación electrónica y ventas, y contabilidad. Como es modular puedes elegir solo las funcionalidades que necesites. Saludos!
hola gracias por el video y informacions , por favor quien es DMS mejor por el iso 17025 quien permite la consultaccion anonymos por el documentos gracias
Hola muchas gracias por tu comentario. Respecto a tu pregunta sobre que DMS es mejor por iso 17025 y consulta anónima de documentos, creo que Alfresco. Pero la verdad es que no estoy muy seguro. Revisa su sitio web. Saludos!
Hola muchas gracias por este interesante canal. En mi caso necesito subir documentos a un repositorio, pero estos documentos (Facturas, cotizaciones, etc) me gustaría poder verlos, tanto por mes, como por producto, ejemplo, podría ver todas las facturas (de cualquier cosa) por mes, o también me gustaría ver las facturas por ejemplo solo correspondientes a algo en especifico, ejemplo, todas las facturas pagadas para el arreglo de una puerta de acceso en la historia.
Mauricio, Mayan EDMS, Kimios, Alfresco o OpenKM permiten organizar repositorios de documentos comerciales y gestionar múltiples formas de presentarlos. Si necesitas un sistema más amplio, es decir no solo gestión de documentos comerciales sino también, gestión de otros procesos como facturación, CRM, ventas, compras, inventario, etc.. podrías optar por Odoo ERP Community Edition, por ejemplo. Saludos!
Hola buen día ! Tengo que crear una intranet donde solo me permita gestionar documentos, pero de acuerdo al tipo de usuario solo lo va a poder visualizar y descargar. Solo el admin es el encargado de actualizar esa información ¿Qué herramienta me recomiendas a implementar? Estaba ensayando un plugin de wordpress pero al tener gran cantidad de usuarios me parece un poco ineficiente. Gracias.
Hola Luis Daniel, podrías probar programas de gestión documental más poderosos que cualquier plugin de Wordpress como Mayan EDMS, Kimios o Alfresco Community Edition. O incluso, cualquiera de los que menciono en el video. Todos te permitirán gestionar los privilegios de acceso a información según tipos o niveles de usuario. En tu caso, determinar que el Admin sea el único autorizado a actualizar información. Saludos!
Muchas gracias! Excelente video, muy útil para mí que estoy buscando un Sistema de Gestión Documental gratuito. Queremos implementarlo este año, no tenemos experiencia aún en Sistemas de Gestión de Documentos en nuestra institución. Quisiera consultarte puntualmente por mi caso... mi institución es un hospital. La documentación que más me interesaría gestionar son Procesos, pero también quiero manejar Planificación estratégica, Políticas, Manuales, Instructivos de trabajo, registros. Quisiera un entorno Web, me interesan mucho los reportes que me pueda dar y la posibilidad de customización de los mismos... De preferencia que esté basado o pueda adaptarse a la ISO 30301. Y que sea compatible con Office 365 que es lo que tenemos en la institución... Qué sistema me recomendarías?
Muchas gracias Alexis por calificar este video sobre software de gestión de proyectos opensource y gratis. Teniendo en cuenta las necesidades de tu organización te recomendaría Alfresco Community Edition. Se sincroniza muy bien con Microsoft Office Desktop y 365 y también es compatible con ISO 15489 - ISO 27001- ISO 30300 e ISO 30301. Saludos!
Hola, Buen Video Quería saber cuál me recomiendas más para hacer un sistema el cual clasifique una o varias carpetas de documentos y posteriormente los envie por correo, ¿Cree que se pueda hacer ? PD: Soy un estudiante entonces no cuento con mucho dinero Saludos y Buen trabajo
Hola, muchas gracias por valorar positivamente este video sobre los mejores sistemas de gestión de documentos gratis y opensource. Respecto a tu consulta, creo que Alfresco Community Edition podría ejecutar las actividades que mencionas. Tiene opciones de automatizaciones interesantes. Explora un poco esa aplicación y realiza consultas a su servicio de atención al usuario. Saludos!
Hola, buenos días, estoy buscando un sistema de gestión documental para guardar toda la documentación recibida en casa a nivel personal, facturas, cartas, recibos varios, etc. de forma que los tenga fácilmente accesibles y pueda guardar los originales todos juntos con algún tipo de referencia para encontrarlos si hace falta pronto pero que estén digitalizados para una consulta rápida. De los comentados ¿sería Mayan EDMS el que mas se adaptaría?. Lo instalaría en WINDOWS 10. Gracias.
Hola Juanjo, estos sistemas de gestión documental encajan perfectamente con tus necesidades de conservar toda tu documentación personal y mantenerla a mano digitalizada. Particularmente, Mayan EDMS, o Alfresco, Kimios, o Nuxeo. Incluso podrías crear automatizaciones muy interesantes, con notificaciones de vencimientos, y cosas de ese tipo. Saludos!
@@juanjocliment2752 Estas aplicaciones son muy potentes, para empresas e instituciones, y normalmente se implantan el la nube y preferiblemente en sistema operativo Linux (aunque también podría ser en Windows Server o incluso en tu PC con apoyo técnico). Por lo que ahora comentas, te interesaría gestionar los documentos con tu iPhone. Pues la mejor opción sería una App. Mira Bitrix24 versión free. Cuenta con funcionalidades de gestión documental (Drive) y 5GB de almacenamiento online. Saludos!
Buen día. Excelente video. Por favor recomiéndeme un programa que me permita organizar la información de los procesos en un despacho de abogados. Gracias.
Hola Versatto. Muchas gracias por calificar como excelente este video sobre software opensource y gratis. ⚡🚀 Mayan EDMS (3:10), Kimios (4:18), y Alfresco Community Edition (5:28) te pueden servir para gestionar la documentación de los casos legales. Hay una aplicación de gestión de causas judiciales que se llama ClinicCases que es open source. Sirve para la gestión de expedientes, calendario de citas eventos, vencimiento de plazos judiciales, audiencias, etc; Informes, gestión de documentos (PDF, CSV, y TXT) y gestión de datos de clientes. Es una aplicación académica, pero sirve en producción para pequeños despachos de abogados. Otra opción sería un ERP con módulo específico para despacho de abogados o estudio jurídico. O gestionar los procesos en etapas (módulo proyectos), los documentos (módulo gestión documental), calendario integrado, módulo de cobros, pagos, facturación, firma digital, etc.
Alejandro, si, Nuxeo también es opensource y gratis. Es excelente. 💯 Está diseñada para la gestión documentos electrónicos e imágenes digitalizadas, foto, gráficos 3D, vídeo, redes sociales, recetas, fragmentos de texto, etc.. etc.. Saludos!
Hola, quiera saber de algún programa que me sirva para subir documentos escaneados de mis clientes y agruparlos por carpetas, una carpeta por cliente, para guardar el historial de los servicios realizados. Gracias.
Hola María. Básicamente, cualquier programa de gestión documental importa documentos desde scanner, lo añade a carpetas predefinidas asignadas a clientes, y puede llevar el historial de los servicios realizados. De los DMS que menciono en este video podrías mirar Mayan EDM, Kimios o Alfresco Community Edition. Si la gestión de clientes e historial de estas aplicaciones no te convence demasiado, podrías mirar un CRM que ofrezca un módulo de gestión documental, como un Odoo versión Enterprise en la nube, Zoho CRM, etc..
Me alegra, Wilbert, que te haya parecido interesante este video sobre los mejores sistemas de gestión de documentos o software management system opensource y gratis. Gracias por comentarlo. Saludos!!
Hola Danielo, Depende. Si es un repositorio de jurisprudencia de varios tribunales muchos años, muchos documentos; muchas formas de cargar los documentos (manual, diferentes, como escáneres, impresoras o fotocopiadoras); muchos formatos, muchas formas de buscar los resultados aparte de tema y materia, te recomiendo un software potente como Alfresco Community Edition o Mayan EDMS. Si se trata de un sistema para gestionar solo algunas sentencias OpenDocMan Community es suficiente.
Hola el link para instalar el software de gestión de documentos Mayan es el siguiente: www.mayan-edms.com/download/ Está en GitHub. Es una imagen Docker, que se instala en una máquina virtual. Si tienes conocimientos de Python, Django, Ubuntu, y bases de datos, en ese enlace también tienes una forma directa de instalación. Saludos!
Tambien tuve la misma duda, pero a lo que se refiere es que cumple con la parte del estándar de control documentario en laboratorios, es una sección de la ISO 17025. Esto es un extracto de lo que pude encontrar en una página informativa sobre la ISO 17025. "Estos son la mayoría de los requisitos clave de control de documentos en el estándar ISO 17025: -Review: ISO 17025 requiere que todos los documentos sean revisados y aprobados por “personal de gestión definido” en el laboratorio. -Revisión: los archivos deben estar marcados y organizados según el estado de revisión y finalización. Todas las revisiones o enmiendas también deben ser revisadas y aprobadas por personal superior. Cuando se realizan enmiendas, deben resaltarse claramente (seguimiento de cambios) y aplicarse a cada copia de un informe o archivo. Mientras tanto, los errores en documentos antiguos no deben eliminarse, sino tacharlos para que los lectores puedan verlos, pero sepan que son inexactos. -Organización: un sistema de control de documentos que cumpla con los requisitos de gestión de documentos ISO 17025 debe incluir una variedad de datos de la organización para cada archivo, incluida la fecha de publicación o archivo, fechas de revisión, numeración de páginas y más. -Accesibilidad: los documentos deben estar fácilmente disponibles y accesibles donde sea que se necesiten. En la mayoría de los laboratorios, esta regla solo significa que el personal puede acceder a los documentos desde el mismo lugar donde realizan experimentos, pruebas, calibraciones y otras operaciones. -Eliminación o almacenamiento de documentos: los archivos que sean inexactos o irrelevantes deben eliminarse de inmediato. Otros documentos deben ser archivados y respaldados de manera segura, donde estén a salvo de miradas indiscretas pero que el personal autorizado pueda recuperarlos." Fuente: www.efilecabinet.com/iso-17025-document-management-requirements
La posibilidad de creación de subcarpetas dentro de carpetas (folders y subfolders) es una funcionalidad habitual en software de gestión documental. Por nombrar algunos: Mayan EDMS, Kimios, Alfresco, OpenKM.. Saludos!
¿Dice eso? Jajaja. A veces nos salen frases tremendas. Ahora lo edito. Dejaré: "hace que encontrar documentos sea más fácil". Muchas gracias por valorar tan bien este video sobre los mejores sistemas de gestión documental opensource y gratis. Y por la observación sobre esa. frase. Saludos!
@@Simplif Pensaba mas para una gestión de documentos como seguros, permisos que tienen fechas de vencimientos para que pueda ordenarlos como documentación de vehículos y que me alerte cuando finalice su vigencia.
Hola Cristian, Había entendido que buscabas una solución diferente par notificaciones. Respecto a aplicaciones de gestión documental con funcionalidad de notificaciones, en este momento recuerdo dos: Kimios DMS y Nuexo. Saludos!
Es una buena idea para un video, de Kimios DMS y otras soluciones de gestión de documentos interesantes. A ver si lo podemos gestionar un poco más adelante. Muchas gracias y saludos!
Veo que los videos de los gestores de documentos muy antiguos 6 años aprox, algun comentario sobre ello, en la actualidad que se esta recomendado para la gestion documental?
Hola Pablo, este video sobre gestión de documentos no es tan antiguo (octubre 2020) pero está centrado en soluciones opensource y gratis. Sigue estando vigente. Pero si que se podría hacer un vídeo con las ultimas innovaciones en software de gestión documental. Lo haremos pronto. Gracias por tu comentario. Saludos!
