Notificação verbal é recado! 

A relação entre condôminos e a administração deve ser revestida de um mínimo de formalidade que permita a rastreabilidade dos fatos.
Na maioria das vezes, os registros do que ocorreu não são necessários para nenhum tipo de ação posterior. Porém, quando se tornam necessários - como no caso de um litígio ou uma judicialização, por exemplo - eles fazem toda a diferença. O que aconteceu, data e hora, o que as partes disseram exatamente, etc, etc.
Aconteceu? Pode vir a ser necessário? Registra. No livro de ocorrências, num email, numa notificação por escrito, numa mensagem de Whatsapp que seja. Mas registra.
Palavras são voláteis...