No momento que o orgão recebe o produto e da o aceite a obrigação é do órgão em pagar, se tem algo em discrepancia a obrigaão é do orgão... todos pagamos a conta de luz, se a conta não vem e ela vence dia X sabemos que ela vence neste dia se não chegou tem de correr para pagar ela... não a companhai de energia que vem atraz da gente para avisar que não pagamos.... orgão publico é desoganizado SIM, tem de ficarm em cima e sim tem os que atrazam, atrazam e não pagam multas, mesmo que elas esteja no edital... tu como fornecedor tem a escolha de vender novamente ou não...
A partir do aceito a nota segue o caminho para o pagamento, contabilidade, financeiro, banco, c/c da empresa. Isso tudo se não ocorrer nenhum problema nesse caminho.