Приветствую, Вас, Друзья!
Видел часто случаи, когда ГД на себе замыкал все подписи всех даже бухгалтерских документов, и гордился огромными пачками бумаги на столе, на которых как губернатор должен был ставить свои красивейшие резолюции (особенно прикольно, когда подпись у ГД большая с множеством завитушек ). У меня, например, супер лаконичная подпись, она эволюционировала со временем, когда много документов надо было подписывать
Много времени, на крупных предприятиях особенно, занимает подписание документов. Как оптимизировать этот процесс:
1. Регламентировать время в течении которого Вы подписываете документы, например два раза в день с 11 до 12 и с 16 до 17. Об этом должны знать сотрудники, приносящие документы на подпись.
2. В случае отсутствия на рабочем месте в течении нескольких дней есть два варианта - либо разгребать потом завал бумаг на столе, либо делегировать право подписи на момент отсутствия приказом доверенному заместителю - такой вариант я регулярно практиковал, дабы не тормозить работу и процессы.
3. Оставьте себе документы: договора, акты выполненных работ, прочие закрывающие документы, по которым подпись = юридическое решение по договорным отношениям. Остальные делегируйте приказом на замов. Не включил в перечень счета, так как их тоже можно и удобнее согласовывать либо в базе ERP либо в почте или другом чате, ставить в копию доверенного зама (как правило это заместитель по финансам или главный бухгалтер, и можно не подписывать оригиналы.
4. Соблюдайте правило трёх подписей. Это когда на документе до Вашей стоят еще 1-2 подписи ответственных сотрудников. Видя их, если Вы доверяете своим замам, можно не анализировать детали и подписывать автоматически. Почему трёх подписей, просто когда их больше, например, 7 это слишком сильно тормозит процесс принятия решения и развитие в целом.
5. Попросите помощника (секретаря), чтобы документы складывались одинаково - не стесняйтесь, чтобы постоянно не крутить бумаги по 2 раза в день.
6. Поручите исполнителям кратко писать комментарии на прикрепленных листочках, чтобы долго не разбираться и не отрывать их от дел потом звонками.
7. Если документы подписаны - сразу отдавайте их в доступ исполнителям, бывает часто, что они их сильно караулят и ждут.
8. Вообще, все документы, попадающие на подпись директору должны по факту быть подписаны автоматически в 99%, это означает, что процесс работает верно и все Ваши замы и помощники не зря получают зарплату. Не подписанные документы - снимаются очки с замов и исполнителей за сбои в организаци процессов.
9. Бюрократия должна быть комфортной. Это означает, что сроки реализации решений не должны влиять на качество этих решений.
УДАЧИ В ПОДПИСАНИИ!
Если у кого какие ещё фишки или интересные истории с подписанием документов - пишите в комментариях :)
Мои контакты:
rogalev.den@yandex.ru
инстаграм: rogalev.den
rogalevconsulti...
28 сен 2024
