#myyearonyoutube
بسم الله و الصلاة والسلام على رسول الله
سنتكلم اليوم عن التحرير الإداري. و نقسمه على جزئين.
الجزء الاول : مفهوم التحرير الإداري وشروط التحرير الإداري،
مفهوم التحرير الإداري:
التحرير الإداري هو مجموعة من المراسلات و العقود والوثائق الإدارية، تحرر وترسل إلى المصالح العمومية أو إلى الأشخاص الطبيعيين، في شكل رسائل أو جداول إرسال أو برقيات أو مذكرات أو مناشير أو تقارير أو محاضر... الخ، وعليه فإن كل تحرير إداري يقتضي قبل كل شيء معرفة كافية للغة التي يتم بها التحرير، ومن جهة أخرى فانه يتطلب بصفة عامة:
أ- الوضوح في التعبير عن الأفكار .
ب- التنسيق المنطقي للمعاني والاستدلالات.
ت- الأسلوب الصحيح و الدقيق في التحرير .
شروط التحرير الإداري.
شروط متعلقة بالمضمون و شروط متعلقة بالشكل
الـشروط المتعلقة بالمضمون :
الأسلوب و خصائصه :
لا يعتبر الأسلوب الإداري أسلوبا خاصا، لأن اللغة التي تستعملها الإدارة ليست لغة مميزة، فهي تستعمل مجموعة من الكلمات و العبارات المتداولة التي ينبغي على المحرر الإداري استعمالها للتعبير عن أفكاره حتى يفهمه الغير بسهولة. لأنه قد يحدث أن الإدارة تستخدم في المراسلات الإدارية بعض العبارات و الصيغ أو الجمل التي تراها ضرورية نظرا لنوعية العمل الإداري.
هذا وبالرغم من أن للأسلوب الإداري صفة خاصة بكل محرر، فانه يجب على جميع المحررين أن يستعملوا في تحريرهم لغة صحيحة وسليمة وأن يبحثوا دائما على تحقيق الخصائص
التالية:
الوضوح : ينبغي على المحرر الإداري أن يعمل على أن تكون المراسلة الإدارية المحررة واضحة ومفهومة من طرف المرسل إليه لذا يجب مراعاة ما يلي :
- التفكير في مستوى تصور الوثيقة التي يتعين تحريرها.
- و أن يكون تعبيرها واضحا عما يريد إطلاع الآخرين عليه.
البساطة : وهي أن يستعمل المحرر الإداري في المراسلة الإدارية مصطلحات فنية بسيطة وواضحة، وأن يتجنب التكلف والغموض لكي يضمن تبليغ المضمون، إلا إذا كان الموضوع يتطلب عبارات فنية متخصصة.
الإيجاز: وهو التعبير عن فكرة معينة بأقل عدد ممكن من الألفاظ تماشيا مع القول السائد
خير الكلام ما قل ودل. فالأسلوب الجيد هو الأسلوب الذي يكون بعيدا عن الحشو على أساس أن يكون معبرا عن المعنى المقصود دون إخلال بالفكرة. والأسلوب الحسن هو الذي لا يضاف إليه شيء.
الدقة : وهي تقتضي على أن يحرص المحرر على استعمال المفردات والكلمات والصيغ، في معناها الحقيقي الذي لا يقبل أي تأويل أو افتراض. والإدارة قد تستعمل مصطلحات
من القانون الإداري أو المالي أو التجاري مثلا، ففي هذه الحالة يجب على المحرر الإداري معرفتها بدقة حتى يحسن استعمالها. ويكون بذلك مدركا لمدلولاتها، حتى لا تكون محل تساؤلات تحول دون فهم المقصود منها.
الموضوعية : ينبغي على المحرر الإداري أن يتجنب الاعتبارات الشخصية في المراسلات الإدارية، وأن يضع نصب عينيه أن النص الذي يحرره سيعرض على توقيع سلطة إدارية، وأن كل نص صادر من إدارة أو عن أفراد في هذا الشأن، ينبغي أن يلتزم بالموضوعية، أي توخي أسلوب محايد لا يعبر عن أية عاطفة شخصية ولا على أي انفعال مهما كانت براءته، بما في ذلك عبارات الشكر والامتنان المبالغ فيها .
ترتيب الأفكار والاستدلالات عند التحرير:
في هذا المجال يسعى المحرر الإداري إلى جمع معطيات الموضوع المطروح، وكذا المسائل التي قد تتضمن في تقديره على بعض الفوائد التي قد يستغلها أثناء التحرير، كقيامه بالتحريات لاكتشاف الحقائق في قضية من القضايا. وقد يبدأ هذا الترتيب بالعناصر المعروضة عليه من أحداث و وقائع و نصوص سارية المفعول وقابلة للتطبيق، وينتهي بالملاحظات المسجلة والحلول المقترحة. وعليه فإن ترتيب الأفكار والاستدلالات هو الذي يقوده إلى وضع تصميم للمراسلة.
وضع تصميم للمراسلة: ينبغي على المحرر الإداري إعداد تصميم مناسب لمراسلته يساعد على بلورة أفكاره بانتظام وتدرج منطقي لها. وغالبا ما يحتوي هذا التصميم على العناصر التالية :
أ- المقدمة: ويشترط فيها أن تكون موجزة كما أنها تقتضي ذكر النقاط الرئيسية التي ستعالج في العرض.
ب- العرض: وهو صلب الموضوع، ويقتضي قبل كل شيء جملة من الأفكار تم
ترتيبها حسب خطة معينة ومنهجية منطقية واضحة. وبما أن العرض هو الجزء الأساسي للوثيقة التي ستحرر فإن صياغته تكتسي أهمية بالغة، إذ أن المحرر يجب عليه ترتيب أفكاره واستدلالاته وتحليلها واقتراح الحلول المناسبة لإقناع الجهة المعنية بمبررات مؤكدة، بحيث يمكن لكل فقرة من العرض أن تسير بكيفية دقيقة ومنطقية نحو الخاتمة .
ج- الخاتمة : و هي مهمة جدا، وتعتبر النهاية المنطقية لعمل المحرر الإداري ونتيجةٌ لما تضمنه العرض، فبحسب نوعية المراسلة توضع الخاتمة، فقد تكون مثلا على شكل اتخاذ قرار، أو تكون على شكل اقتراح معين، طلب أو رجاء ...الخ .
الشروط المتعلقة بالشكل :
وحدوية الموضوع : يجب أن تتناول المراسلة الإدارية الواحدة موضوعا واحدا، وأن تحرر على وجه واحد من الورق.
احترام السلم الإداري: إن كل مراسلة موجهة من أشخاص معنويين أو طبيعيين خاضعين لسلطة ما، يجب أن يحترم فيها السلم الإداري بحسب ما تقتضيه هيكلة الإدارة المعنية .
قياس الورق المستعمل: ينبغي أن تحرر المراسلة الإدارية على الورق مقياسه ( 21*27/ 21*29/ 21*31) :
شريطة أن تتضمن كل مراسلة نوعا واحدا من هذه المقاييس دون الجمع بينها، ويستحسن استعمال مقياس(21*27) وذلك لتداوله وكثرة استعماله في الإدارة .
ترك الهوامش في جميع الجوانب: من آداب اللياقة والتنظيم المحكم أن تُترَكَ الهوامش من جميع الجهات للورقة، كما سيأتي شرحه في الشكل الخاص بعناصر التقديم المادي.
عناصر التقديم المادي للمراسلة الإدارية: شكلها
في الجزء العلوي نكتب :
- الدمغة وفيها : شعار الدولة والطابع والعنوان.
- رقم التسجيل
- المكان والتاريخ
- بيان المرسل
- بيان المرسل إليه
- السلم الإداري
في الجزء السفلي نكتب :
- الموضوع
- المرجع
- نص المراسلة : المقدمة. العرض. الخاتمة
- الإمضاء
يتبع في الجزء الثاني بحول الله
16 мар 2024
