#myyearonyoutube
بسم الله و الصلاة والسلام على رسول الله
أهلا بكم في قناة معلومة
نواصل إن شاء الله في سلسلة دروس المراسلات الادارية
بعدما تطرقنا في الدروس السابقة على عرض الحال والتقرير والمحضر. سنتكلم في درسنا لهذا اليوم عن وثيقة من الوثائق الإدارية ووسيلة من وسائل السرد والوصف والتحليل الا وهي :
المذكرة الإدارية La note administrative:
او ما يسمى ايضا : مذكرة مصلحة Note de service
1/- ما هي المذكرة الإدارية ؟
هي وثيقة إدارية داخلية ومؤقتة متداولة داخل الإدارة أو المؤسسة، لكونها لا تستعمل في التعامل مع أشخاص أجانب عن الإدارة أو المؤسسة، وتنتهي صلاحيتها بانتهاء العمل الذي صدرت من أجله.
وتتضمن المذكرة تعليمات ومقررات من المسؤول الإداري إلى مرؤوسيه، قصد العمل على تطبيق التوجيهات الصادرة من أجل توحيد طريقة العمل وتحسينها، كما تصدر أيضا من المرؤوس الإداري إلى رئيسه لإفادته بمعلومات عاجلة أو آجلة.
وتعتبر المذكرة الإدارية الأداة الاكثر استعمالا داخل الإدارات و المؤسسات العمومية بين الرؤساء الإداريين والمرؤوسين في مختلف المستويات التدريجية.
2/- خصائص المذكرة الادارية:
تتميز مذكرات المصلحة بعدة خصائص، أهمها :
- أنها تتضمن تعليمات موجهة الى المستخدمين العاملين تحت سلطة الرئيس الإداري .
- أنها توزع أو تنشر بطريقة تسمح لكل المعنيين بالاطلاع عليها، و إن اقتضى الأمر يُلزَم المستخدمون بالتوقيع عليها لإثبات ذلك؛
- أنها تشكل أداة اتصال سريعة و فعالة؛
- أنها تركز على موضوع واحد و محدد بدقة؛
- أنها تحرر بأسلوب واضح و دقيق و بعبارات لائقة؛
- أنها تتميز بالصفة الإلزامية ما لم تخالف نصا تشريعيا أو تنظيميا ساريا، ومتى استوفت شروط التبليغ إلى علم المعنيين؛
- أنها تجسد ممارسة الرئيس الإداري للسلطات المخولة له قانونا، مما يستلزم مراعاة الصلاحيات القانونية و نطاق الإشراف الإداري.
3/- أشكالها :
تكون المذكرة في أحد الأشكال التالية :إما
- مذكرة توجيهية: تصدر من الرئيس الإداري إلى مرؤوسيه قصد توحيد وتحسين طرق العمل بالإدارة أو المصلحة.
- مذكرة إعلامية: تصدر من الرئيس الإداري للأفراد والجماعات في شكل إعلان للزوار بخصوص تحديد مواعيد الاستقبال مثلا، كما تصدر من المرؤوس الإداري إلى رئيسه قصد إعلامه بوضعية ما.
- مذكرة إدارية أو مصلحية: تصدر في شكل إعلان من الرئيس الإداري إلى مرؤوسيه وتعني جميع المصالح والموظفين التابعين لها كتحديد مواعيد العمل مثلا .... الخ.
4/- استخدامات المذكرات الادارية:
تستخدم المذكرات الإدارية لعدة أغراض أهمها :
4-1/- إصدار تعليمات و أوامر : كالالتزام بمواقيت العمل؛ المحافظة على وسائل الإدارة؛ التحلي بأخلاقيات المهنة.
4-2/- إعطاء توجيهات و نصائح : كالحرص على النظافة؛ تدابير الوقاية و الأمن.
4-3/- تبليغ معلومات : كتغييرات تنظيمية طارئة؛ معلومات تخص المستخدمين.
5/- تحرير المذكرة الإدارية:
تخضع المذكرة الإدارية لقواعد التحرير الإداري المتعلقة بتحرير المراسلات والوثائق، غير أنها تتميز عن الرسالة باستعمالها للأسلوب غير المباشر وتقليص نطاق المجاملة على اعتبار أنها تتضمن تعليمات وأوامر موجهة من الرئيس الى مرؤوسيه.
ينبغي استخدام أسلوب إداري يتسم بالصرامة و العقلانية بغرض تحفيز و إقناع المخاطَبين، وبطريقة تضمن امتثال هؤلاء للتعليمات الواردة في المذكرة ، و يمكن عند الاقتضاء ذكر المبررات و الأسباب الدافعة على تحرير المذكرة أو إلى اتخاذ التدابير الواردة فيها.
يتوجب على المحرر توخي الإيجاز قدر المستطاع والاكتفاء بطرح التوجيهات أو المعلومات بصيغ مجملة، و كذلك ينبغي تجنب الاسترسال والتطويل في الشرح والتبرير ، مما يؤدي إلى الانحراف عن مقصدها الأساسي؛ لأن المذكرة خلافا للتقرير، لا تتطلب عملا تحليليا و لا عرضا مفصلا.
6/- عناصر المذكرة:
تتضمن المذكرة، على غرار عناصر باقي الوثائق والمراسلات الإدارية، عددا من العناصر:
1. رأسية الوثيقة.
2. الطابع
3. تاريخ و مكان تحرير المذكرة؛
4. الرقم التسلسلي؛
5. عنوان المذكرة وموضوعها؛
6. الجهة الموجهة اليها؛
7. نص المذكرة؛
8. الصفة الوظيفية للموقع؛
9. التوقيع و ختم المصلحة؛
10. الإشارة إلى الجهات الواجب إبلاغها و طريقة التبليغ )التعليق، التسليم الشخصي...)
روابط دروس سلسلة المراسلات الادارية :
الدرس 1 : عرض الحال
• سلسلة المراسلات الادار...
الدرس 2 : التقرير
• سلسلة المراسلات الادار...
الدرس 3 : المحضر
• سلسلة المراسلات الادار...
لا تنسوا الاشتراك في القناة والاعجاب بالفيديو ومشاركته مع الاصدقاء حتى تعم الفائدة وكذلك تفعيل الجرس ليصلكم كل جديد.
9 дек 2023
