بسم الله والصلاة والسلام على رسول الله
أهلا بكم في قناة معلومة
نواصل إن شاء الله تعالى في سلسلة الدروس بخصوص معالج النصوص الوورد
سنتعرف في درسنا لهذا اليوم على : كيفية استخدام ميزة دمج المراسلات في Word
قبل ان نبدأ لا تنسوا الاشتراك في القناة والاعجاب بالفيديو ومشاركته مع الاصدقاء حتى تعم الفائدة
وكذلك تفعيل الجرس ليصلكم كل جديد
ماذا نقصد بدمج المراسلات: هي عملية نقوم من خلالها بإنشاء العديد من المستندات انطلاقا من مستند نموذجي وذلك بدمج مستند رئيسي مع قائمة مستلمين مستخلصة من ملف Excel أو مصدر بيانات آخر. و يمكن تخصيص المستندات التي يتم إنتاجها أو طباعتها أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني.
المستند الرئيسي: يحتوي على النص الأساسي وهو نفس النموذج في كافة مستندات الإخراج. قد تكون رسائل او شهادات او بطاقات او أي نص يحمل مثلا أسماء مستلمين وعناوينهم.
قائمة المستلمين: وهي قاعدة بيانات تحتوي على البيانات المراد دمجها في مستندات الإخراج عادة ما تكون قائمة بأسماء وعناوين، وأرقام الهاتف والفئات الأخرى من المعلومات الشخصية.
ولإتمام العملية : نتبع الخطوات التالية :
الخطوة 1: إعداد ملف بيانات
يجب أن يحتوي الصف الأول على أسماء الحقول لكل عمود : مثلا: الرقم ، الاسم، اللقب، العنوان
يجب أن يكون لكل اسم حقل فريد.
كل صف يحتوي على معلومات حول مستلم واحد.
يجب أن لا يحتوي الجدول على أية صفوف فارغة.
بعد إنشاء ملف بيانات Excel نقوم بحفظه ثم إغلاقه
الخطوة 2: إعداد المستند الأساسي:
يحتوي المستند الرئيسي على النص والرسومات التي تكون متماثلة في كل نسخة من المستند المدمج. .
قد يكون المستند عبارة عن رسالة او بريد الكتروني او مغلفات او تسميات او مستند عادي
ولتحديد احد الخيارات ننقر على بدء دمج المراسلات ضمن مراسلات. يكمن الاختلاف في تخطيط الوثائق المنتجَة. أما فيما يتعلق بالتقنية فنتبع نفس الإجراءات بغض النظر عن الخيار الذي تم اختياره.
او قد نقوم بكتابة نموذج المستند الاساسي الذي نرغب فيه مثل الذي في حالتنا هذه.
وبعد ذلك نقوم بتحديد المستلمين في مراسلات وسنجد 3 خيارات:
الخيار الأول: كتابة قائمة جديدة : نحصل على مربع الحوار قائمة عناوين جديدة (يمكننا إدخال قائمة يدويا)
الخيار الثاني: استخدام قائمة موجودة : نحصل على مستكشف الملفات ما يسمح لنا بتحديد الملف مصدر البيانات.
الخيار الثالث: تحديد من جهات اتصال Outlook.
نبحث عن الملف نحدده ثم ننقر على فتح سيفتح مربع الحوار تحديد جدول الذي يسمح لنا بتحديد الورقة التي تحتوي على قائمة المشتركين، نحدد الصفحة التي توجد بها بياناتنا ونتأكد من ان عبارة يحتوي السطر الاول على رؤوس الاعمدة مفعلة ثم نضغط على موافق.
الخطوة 3: إدراج حقل دمج
بعد تحديد مصدر البيانات نقوم بإدراج حقول الدمج الا وهي رؤوس الاعمدة الموجودة في السطر الاول من صفحة ملف البيانات. يتم عرض حقول الدمج بعلامات اقتباس.
بعد إدراج حقول الدمج نقوم بمعاينة النتائج للتحقق من وجود أي خطأ و نلاحظ أنه يتم استبدال رؤوس الأعمدة بالبيانات المستخرجة من القائمة.
يمكننا استخدام أزرار المجموعة معاينة النتائج في مراسلات لأجل التنقل بين السجلات في القائمة. يمكنك أيضًا كتابة رقم في الحقل رقم السجل والتأكيد باستخدام الزر Enter على لوحة المفاتيح للوصول إلى السجل الذي نرغب فيه.
يمكننا تمييز حقول الدمج لتظهر المعلومات بشكل بارز، وللقيام بذلك نستخدم الأمر تمييز حقول الدمج في مراسلات. يمكنك تعطيل طريقة العرض هذه بالنقر فوق هذا الأمر مرة أخرى.
. الخطوة 4: إنهاء و دمج
بعد الانتهاء من المعاينة ننقر على انهاء ودمج ولدينا 3 اختيارات:
- اما تحرير المستندات المفردة : سيتم إنشاء مستند جديد يتضمن نسخة من المستند النموذجي لكل من السجلات المحددة. و هذا مفيد بشكل خاص إذا كنا نرغب في تحيين الصفحات لبعض السجلات. يمكن بعد ذلك طباعة المستند الذي تم إنشاؤه أو حفظه على جهاز الكمبيوتر الخاص بنا.
- او طباعة المستندات : سنحصل أيضا على مربع الحوار دمج بالمستند الجديد. الاختلاف الوحيد مع الخيار الأول هو أنه في هذه الحالة ، ستتم طباعة الصفحات مباشرةً دون إمكانية تحيينها أو حفظها.
- او إرسال رسائل بريد إلكتروني : سيظهر مربع الحوار دمج بالبريد الإلكتروني.
في مربع الحوار هذا :
• في القائمة إلى، نحدد العمود من القائمة Excel المرتبطة التي يحتوي على عناوين البريد الإلكتروني.
• في الحقل سطر الموضوع، ندخل موضوع البريد.
• في القائمة تنسيق البريد، نترك الخيار الافتراضي HTML إذا كنا نريد أن يظل تنسيق النص والرسومات المضمنة في المستند مدرجة في الرسائل المرسلة.
بعد الاختيار نقوم بتحديد الصفحات المراد دمجها اما كل المستند او الصفحة الحالية او من الى
خطوة إضافية: تحرير قائمة المستلمين
اذا كنا نرغب في استهداف عدد قليل أو فئة معينة من الأشخاص نقوم باستخدام الأمر تحرير قائمة المستلمين في مراسلات. يتم فتح مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، والذي يعرض قائمة المستلمين المستخرجة من الورقة Excel المرتبطة.
لنفرض أننا نريد إنتاج الرسالة فقط لعدد قليل من الأشخاص في القائمة. لهذا:
ننقر فوق خانة الاختيار في أعلى القائمة لإلغاء تحديد جميع المستلمين ثم ننقر فوق خانات الاختيار الخاصة بالمستلمين الذين نريد إضافتهم.
يمكننا أيضًا استخدام مربع الحوار هذا لتصفية القائمة. مثلا نريد استهداف فئة معينة مثلا سكان مدينة معينة او فئة عمرية محددة... ولذلك ننقر على الرابط عامل تصفية ...
يُفتح مربع الحوار تصفية وفرز في مربع الحوار هذا:
• نحدد الحقل ثم نحدد مقارنة ثم ندخل القيمة في مقارنة مع
ملاحظة: يمكنك استخدام مربع الحوار هذا لإضافة معايير تصفية أخرى.
ملاحظة: إذا قمنا بتصفية البيانات على مستوى الورقةExcel ، فلن يتم أخذ هذه التصفية في الاعتبار.
و لكن، يمكننا استخدام مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات لتصفية البيانات.
دائما ما نقع في مشكل التاريخ المعكوس وسيتم حل المشكل في درس آخر ان شاء الله انتظرونا
9 сен 2024
