Paperless NGX - Nextcloud - Scanner | Automatischer Workflow! 

Kapier den Sinn des Workflows nicht. In Next Cloud sehe ich am Schluss ein File, das einen Namen hat, der keine Rückschlüsse auf den Inhalt hat. Eine sinnvoll Ordnerstruktur wird auch nicht angelegt. So ein File in Nextcloud zu finden, ist extrem umständlich. Da ist man in Paperless direkt sehr viel schneller.

Paperless und Nextcloud läuft bei mir in 2 verschiedenen VMs in Proxmox. Ich hab einfach die beiden Ordner per NFS-Share in der NC-VM gemountet und dann als lokalen External Storage in die Nextcloud geholt. Klappt auch wunderbar.

Funktioniert Super ohne Probleme :)

MEGA!!! Richtig richtig gut! Danke!

Wäre es nicht sinnvoller, den archive-Ordner nur mit Leserechten einzubinden? Dann kann da nichts mehr an der Paperless-Struktur geändert werden.

Ich habe Docspell und Paperless NGX am Laufen. Das ist zwar alles ganz nett, vor allem die hier vorgestellte Lösung mit Nextcloud, aber ich vermisse in Nextcloud genau so ein Dokumentenmanagement. Ich persönlich hätte gerne Nextcloud als zentrale Dokumentenerarbeitung und Dokumentenmanagement. Danke Daniel für dein, wie immer, profundes Video.

Danke! Es funzt!

Hallo Daniel, gutes Video! Vielen Dank dafür!

Ich hatte mir unter dem Titel Workflow übrigens vorgestellt, dass da wirklich etwas mit Nextcloud Workflows im Video kommt. Sowas wie Datei automatisch kopieren und einsortieren oder Tags übernehmen oder sowas.

Hi, ich würde bei PDF Output die Schreibrechte nur für den Adminutzer erlauben, weil da nichts geändert werden darf.

Schönes Video, danke. Eine andere Variante wäre noch paperless über die external-sites app einzubinden. Dann arbeitet man immer in paperless und es kann nicht zu Fehlern wegen umbenannter/gelöschter Dokumente kommen.

Hi, warum nicht gleich in den Ordner von Paperlessund der Umweg über NC???

Paperless vs Papermerge (von letztens) - wo bist du nun gelandet? eine gegenüberstellung wäre interessant. desweiteren wäre noch ein vor-workflow interessant. also z.b. das die pdfs optimiert begradigt, hintergeundverbessert werden) - und gibt es einen online pdf editor um z.b. zwei pdfs an einander zu heften (seite 1, seite 2, seite 3) - oder z.b. lieferschein mit rechnung verlinken/heften?

Jetzt sah ich das du beides genutzt hast. Paperless und Papermerge. Was ist für den Privatanwender empfehlenswerter?

Wieder ein klasse Video, vielen Dank Daniel Bester Kanal aller Zeiten :D

Das ganze geht doch statt mit FTP bestimmt auch mit SMB - oder?? Ich habe einen Brother 3770 der sowieso per SMB auf meinen Server scannt. Ich möchte ungern einen weiteren Service (ProFTPd) aktivieren.

Hallo Daniel, sehr gutes Video. Danke erstmal dafür. Ich habe mich danach dran gesetzt und mir Nextcloud und Paperless NGX als Docker installier, um mir deinen Workflow nach zu bauen, was auch auf Anhieb funktioniert hat. Ich frage mich aber nun drei Dinge: 1. Du erwähnst, dass mit mit aktivierter Full Text Search in Nextcloud eine Suche der Inhalte von Dokumenten möglich ist. Das bekomme ich einfach nicht hin. Ich habe das schon in älteren Docker- Installationen oder nativ auf einem Ubuntu versucht. Nie habe ich eine Suche hinbekommen. Kannst (anknüpfend an dieses Video) du vielleicht zeigen, wie du das konfiguriert hast? 2. Ich weiß zwar gerade nicht, wie das technisch möglich sein soll, weil Nextcloud und Paperless ja irgendwie verheiratet werden müssten: Aber kann ich die die Tags von Dokumenten, die innerhalb von Paperlesss automatisch getagged wurden, mit in die Nextcloud Instanz übernehmen? Es wäre super, wenn man in Nextcloud die Tags nicht extra verwaltet, sondern diese von Paperless übernommen werden und ich kann sie trotzdem in Nextcloud nutzen. 3. Wie bekomme ich es hin, dass der Titel des Dokuments innerhalb von Paperless (durch beispielsweise den Betreff) automatisch erkannt wird? Bei mir ist es immer eine (nicht von mir nachvollziehbare) erstellte Nummer. Den Titel muss ich dann immer manuell hinzufügen, was ich gerne noch optimieren würde. Gruß Martin

Wenn ich das richtig verstanden habe, lässt Du die Dateien auf dem Paperless-Server, also im Docker-Container? Wäre es nicht sinnvoller, den Consume- und Media-Ordner extern, z.B. auf einem NAS, zu halten? Wie man das vernünftig hinbekommt, würde mich sehr interessieren.

Funktioniert der Workflow auch bei deinem Drucker, wenn mehrere Dokumente von oben über das Einzugfach eingescannt werden?

Ist diese Anleitung auch für einen Docker auf einem Unraid zu verwenden? Viele Grüße

Hallo, super Video. Hast du schon mal einen OOS Server mit der Nextcloud verbunden um Microsoft Office Dokumente in der Nextcloud anzeigen zu lassen?

Warum nicht gleich nach Nextcloud scannen und die Fulltext Search Engine nutzen? Welchen Vorteil bringt mir der Zwischenschritt über Paperless? Hat die eine bessere OCR?

Was würdest du denn empfehlen? Paperless NGX oder Papermerge

Gibt es dafür auch ne Lösung, wenn man mehrere User in paperless hat? Also das für jeden Benutzer einzeln zu machen?

Hallo Daniel, danke für deine verständlichen Videos zu interessanten Themen. Ich schaue sehr gerne rein. Ein stört mich jedoch: in deiner Anmoderation sagst du, dass wir loslegen und dann geht es aber nicht los, sondern du stellst dich vor. Das fühlt sich nicht richtig an und erzeugt bei mir einen Widerspruch, so dass ich nicht so gerne wieiterschaue. Vielleicht kannst du das noch anders lösen. Liebe Grüße, Kevin

Wie kann man das für Multi User umsetzen? Also das gescannte docs automatisch an den entsprechenden Nutzer gesendet werden und der Nextcloud User automatisch nur seine scans sehen kann.

Ich würde gerne wissen, wie man ein Backup erstellt. Klar im Zweifel, kann ich die Originale welche ich unter Originale habe, einfach nochmal neu reinschieben. Aber ich habe paperless mit der Docker Anleitung installiert. Finde aber es doch nicht so logisch, wie man nun ein Backup mit dem Exporter erstellt, geschweige denn wie man an sich bei Docker einfach ein Update durchführt. Mit Portainer als Beispiel konnte ich Paperless nicht zum Laufen bringen

Hallo Daniel, die Einbindung des externes Speichers klappt irgendwie nicht, obwohl ich grüne haken habe. Irgendwie kann ich auch keine Dokumente nach Nextcloud hochladen bzw. er zeigt sie nicht an. Hast Du einen Tipp?

Mal die Frage: Habe eine Nextcloud-Installation auf Strato... Ließe sich das Paperless-NGX auch da installieren?

Warum sollte man alle Dateien aus Paperless nochmals zusätzlich in Nextcloud ablegen? Was hat das für einen Sinn?

@ApfelCast - Deine Einbindung vom Paperless Ordner um die Eingegebenen Dokumente in der Nextcloud auszugeben ist nicht wirklich gut. Bei den ersten 10, 20 Dokumenten scheint das ja noch zu funktionieren. Anhand der aufsteigenden Nummerierung wirds schnell unübersichtlich und die Schreibrechte in deinem Fall führen zu Fehlern - Wie du selbst sagtest. Du kannst den Document Exporter via Komandozeile nutzen. Ich habe dafür ein Cronjob angelgt. Dann werden die Dokumente, anhand von in Paperless vergebenen Tags, Namen oder nach Datum benannt und Exportiert. Den Export Ordner bindest du dann in der Nextcloud ein - Der Weg ist weniger Live - Aber stabiler ! Das Zweite was mit auffällt ist, du hast nur ein Einseitiges Dokument eingescannt. Je nach dem, wie ein Scanner beschaffen ist, schreibt er die Dokumente Seitenweise in den Netzwerkordner. Das stellte mich vor sehr großen Schwierigkeiten. Da Paperless in den Consume-Einstellungen etwas eingeschränkt ist. Daher passiert es, wenn der Scanner die Seite speichert, Paperless sofort nach dem Speichervorgang die Verarbeitung startet. Der Scanner aber noch mit dem Scan-Vorgang der folgenden Seite beschäftigt ist. In Paperless führt dies meist zu einem Fehler, oder dass die Dokumente als einzelne Seiten in paperless verarbeitet werden. Je nach Scanner. Abhilfe habe ich damit geschaffen, dass ich in einen anderen Zielordner die gescannten dokumente ablege. Diese Dokumente prüfe ich dann 30 Sekunden auf veränderung. Tritt keine auf, wird diese Datei in den Consume Ordner von Paperless verschoben und die Verarbeitung beginnt.

In Paperless kann man die Output Namen noch anpassen, z.B. die Tags, Dokumententype und Korrespondent in den Datei Namen schreiben.

Komisch, bei mir ist originals die verarbeiteten Dateien inklusive der von Paperless angelegten Ordnerstruktur und archives ist ein leeres Verzeichnis, weil ich die Archivierungsfunktion nicht eingeschaltet habe.

oh mann!! hätest du das Video ein paar Monate früher gemacht, dann hätte ich mir den Kauf von Docutain sparen können! Hab damals alle Dokumenten-Mangement-Systeme getestet, die ich finden konnte. Paperless NGX kam bei der Google-Suche leider nicht hoch...daher ist es mir komplett durch die lappen gegangen... hätte ich davon gewusst, würde ich es genau so nutzen! Jetzt isses halt die kommerzielle Lösung von Docutain geworden... :(

Wieso von Papermerge zu Paperless ?

Hi. Klasse Video. Gibt es hier auch die Möglichkeit einen Emaileingang an den Workflow anzuknüpfen?

Wie immer sehr gut erklärt, leider werden bei in Nextcloud nicht die von Paperless-NGX automatisch erzeugten Unterordner angezeigt. Vielleicht noch eine Anmerkung: um das Verändern der Dateien über Nextcloud zu verhindern habe ich über die 3 Punkte rechts vom Haken 'schreibgeschützt' ausgewählt. Wie bereits gesagt sind aber keine Dateien sichtbar :-(

Hallo. Das Video ist sehr schön gemacht aber mir erschliesst sich nicht,worin denn der "automatische" oder überhaupt ein Workflow bestehen soll. Der Sinn von Paperless NGX besteht darin,dass alle gescannten/gelieferten Dokumente durch ein OCR geschoben werden und nach einer Anlernphase (idealerweise) automatisch getagged,einsortiert und dann über diese Tags schnell gefunden werden können. Im Video wird gezeigt,wie man den Consume- und den Archivordner in Nextcloud einbindet,beides ergibt aber aus Workflow-Sicht keinen Nutzen. Den Consume-Ordner benötigt man in der Nextcloud-Instanz nicht,weil man Dokumente sowieso per Scanner oder E-Mail zuführt und im Falle von Kassenbons auch die Paperless APP benutzen kann. Der Archive-Ordner ergibt mit seinem stumpf durchnummerierten Dateinamen auch keinen Sinn,weil man ja wie oben bereits erläutert schnell das passende Dokument anhand der Tags finden will (was wiederum mit der App oder dem Web-UI sehr gut funktioniert). Man holt sich mit der im Video beschriebenen Methode allerdings mindestens 2 Probleme in sein Dokumentenmanagement. Das Erste ist der unsichere FTP-Zugang (was im Heimnetz verschmerzbar ist),das zweite und schwerwiegendere ist die Möglichkeit,dass man aus Unachtsamkeit oder bewusst die Datenstruktur in Paperless (zer-)stört. Die große Frage ist,warum man sich diesen limitierten und "gefährlichen" Zugang zu seinen Dokumenten in die Nextcloud holen will? Da wo man Internet/Netzwerkzugriff hat,funktioniert auch das Web-Ui und die App. Wenn man das Ganze ausschließlich daheim betreibt hat man keinen Vorteil und wenn man einen Server (VPS/Root) im Internet hat,dann kann man darauf auch einen SSL-gesicherten Reverseproxy betreiben,der den verschlüsselten Zugang zum Paperless Web-UI und für die App bereitstellt.

Hallo Daniel, die Videos sind wirklich super. Aber ich finde es sehr schade, dass hier auf Fragen zu wenig eingehst oder auf Anfragen per Mail (was du selbst im Video anbietest) nicht reagierst.

Ich würd die ftp-Ordner in der Nextcloud nicht als Admin verbinden - ansonsten haben andere Nextcloud-User auch Zugriff drauf. Die externen Ordner sind besser bei den jeweiligen Usern aufgehoben.

Ich nutze privat kein DMS System sondern sortiere die gescannten Dokumente in Ordnerstrukturen mit eindeutigen Dateinamen. Das ist zwar etwas mehr Arbeit und nicht so elegant, aber wenn ein DMS System in ein paar Jahren aus irgendwelchen Gründen nicht mehr funktioniert, hätte ich hunderte oder tausende unsortierte Dokumente in einem Ordner oder wie bei machen Systemen nur in einer Datenbank.

Great quality of the content. The only thing holding it back is it not being in english!

Ich nutze gerne die rundablage :D

Richtiger CDU-Politiker

ENGLISH

Dude, don't put English thumbnails on your videos if you don't even bother to upload/generate English subtitles for those videos...

Etwas nutzlos. Kein Dank von mir.

Habe Paperless-ngx über docker eingerichtet. Leider scheint der automatische consume nicht zu funktionieren. Der Container kann die Datei in seinem consume Verzeichnis sehen, aber sonst passiert nichts. Im log steht [2023-08-09 17:53:00,867] [INFO] [paperless.management.consumer] Using inotify to watch directory for changes: /usr/src/paperless/consume und das scheint nicht zu funktionieren. Der Ordner liegt auf meinem truenas und wird über nfs eingebunden. EDIT: Ok, es scheint zu funktionieren, aber es dauert. EDIT2: Ok, doch nicht :(