Briefpost digitalisieren (lassen) mit Dropscan und paperless-ngx: Papierloses Büro 

Dropscan kostenlos testen (Demo): secure.dropscan.de/invite?ref=4438361f720d (Affiliate-Link) Videokurs (paperless-ngx Masterclass): www.digitalisierung-mit-kopf.de/products/videokurs-paperless-ngx-masterclass Paperless-ngx Demo: paperless.digitalisierung-mit-kopf.de Benutzer: demo Passwort: digitalisierung-mit-kopf Achtung! Jeder kann deine hier hochgeladenen Dokumente sehen. Upload vertraulicher oder urheberrechtlich geschützer Dokumente verboten! Mit der Eingabe der o.g. Zugangsdaten erklärst du dich damit einverstanden.

Sehr schön und wie machst Du das mit Behördenpost die nicht per Nachsendeauftrag erfasst wird?

Hey, danke für das Video! Kannst du etwas zu paperless und GoBD sagen, bzw. generell dein papierloses Büro in Zusammenhang mit GoBD? Danke!

Servus Stefan, hab gerade Dein Video gesehen. Für mich stellt sich jetzt noch eine Frage: wenn ich eine Zeitschrift im Original bekomme, wird dann jede Seite von Dropscan eingescannt? Ich hab z.B. die Haus und Grund Mitgliederzeitschrift die es leider noch nicht als Online-Zeitschrift gibt. Was würde dann im Dropscan-Ordner ankommen?

Sehr cooles Video, danke für den Tipp!

Generell eine gute Idee, aber ich habe konkrete Fragen zum Ablauf. Da ich ja einen Nachsendeauftrag stelle wird dann ja sämtliche Post weitergeleitet an den Digitalisierungsservice. Wie funktioniert das wenn mir ein Brief dann von dort in tatsächlicher Form zugestellt werden soll? Wird der dann nicht ebenso wegen dem Nachsendeauftrag gleich wieder an den Digitalisierungsservice zurück geschickt? Was passiert mit Paketen? Wenn ich z.B. bei Amazon was bestelle kommt das dann trotzdem noch direkt bei mir an? Manchmal versendet Amazon kleine Dinge per Briefpost. Was passiert damit? Und ein ungutes Gefühl hätte ich generell auch wegen der Privatsphäre. Da öffnet jemand fremdes (wenn auch automatisiert) meine persönliche Post, bin nicht sicher ob das gut ist und ich das möchte.

Wie ist das mit dem Datenschutz? Der überwiegende Teil meiner Briefpost sind Arzt Rechnungen die nicht jeder was angeben.

Idee von Dropscan ist gut, aber für Private viel zu teuer... 13€ im Monat. Das wären bei mir wohl 1-2€ pro geöffneten Brief... Hab Monate mit gefühlt 5 Briefen, mal 10 oder selten mehr als 10

Welcher Zeitraum liegt im Beispiel der Konzerttickets denn zwischen Absendedatum und Ankunftsdatum in Papierform bei dir?

Warum Paperless und nicht SharePoint? Sehe den Nutzen von Paperless nicht. Ich lasse meine Briefe übrigens alle direkt im Büro scannen und haue alles mit einem Nummernstempel in EINEN Ordner. Somit finde ich alle Originale bei Bedarf sofort wieder.

Hallo, benutzt Du dann für Deine Termine nur den Synology-Kalender? Oder benutzt Du Google bzw. MS365 dafür? Grüße

Super coole Idee. Danke für das Video. Was macht man mit größeren Sachen wie z. B. Zeitschriften etc.

Wieder mal ein top Video. Hast du unter deinen Videos auch eins wie man einen NAS perfekt aufsetzt wenn man sich einen neuen zulegt?

Hi, vielen Dank für das informative Video. Ich bin aufgrund deiner Videos nun auf Paperless ngx umgestiegen und habe es mit Hilfe deiner Zip-File auch problemlos auf meiner Synology installiert. Auch habe ich mir deinen Masterclasskurs zum Thema Paperless gekauft. Vor allem wegen dem Thema Backup. Auch dort gibt es ein Video zu diesem Thema, ebenfalls mit Dropscan. Nun habe ich mich bei der deutschen Post mit E-Postscan angemeldet. Geht in Kürze los. Kannst du mir sagen, wie ich dort meine Post in den Scaninput Ordner bekomme oder sonstwie in Paperless? VG Christian

Hi :) ich bin beim Thema papierloses Büro ähnlich leidenschaftlich wie du. Mein momentaner Workflow sieht so aus: -Dokumentscan mit einem Einzugscanner zu .png-Dateien in einem eigenen Ordner. -Über diesen Ordner lasse ich ein GIMP-Batchscript laufen, das alle Dateien ohne sichtbaren Qualitätsverlust auf ungefähr 100kb pro Seite komprimiert (ohne Artefakte und in .png mit indizierten Farben). -Diese fasse ich dann über Adobe-Reader zu einer PDF zusammen und lasse nochmal die OCR-Funktion drüber laufen, damit Windows den Dateiinhalt indiziert. Dauert pro Brief ungefähr 2 Minuten. Leider lässt sich bei Adobe nicht viel per Kommandozeile automatisieren, sonst gäbe es hier auf jeden Fall noch Optimierungspotential. Die kleinen PDFs kann man dann einfach in die Cloud packen und von überall aus drauf zugreifen. Meine gesamte Post an eine Firma zu verschicken und öffnen zu lassen, ist mir ein bisschen zu krass in Hinblick auf Datenschutz und so .. Was ich aber eigentlich wollte: Hast du dich schon mit dem Thema Digitalisierung alter Analogfotos beschäftigt? Es ist frustrierend, wie wenige gute Scanner es im bezahlbaren Preissegment gibt. Das einzige Modell, das gute und schnelle Arbeit verrichtet, scheint der Epson FastFoto FF-680W zu sein. Im Bereich Flachbett finde ich gar kein Modell, das einigermaßen effizient mit 600 DPI arbeitet .. :/ Und dann gibt es ja noch die Frage des Formats. Erstmal alles in TIFF speichern und später dann in das leicht komprimierte Lightroom RAW (.dng) umwandeln, um die Qualität noch ein bisschen zu optimieren und anschließend als JPEG zu exportieren?

Was macht Dropscan denn nach dem Scannen der Post? Bekommt man diese zbs. 1x im Jahr nach Hause gesendet? Vielleicht ist ja eine wundervoll-selbstgebastelte Karte dabei. 🙂 Läuft die Abrechnung per Monat, oder per Scan?

Diese Lebensdauer des Nachsendeantrags "vorübergehend abwesend" beträgt jedoch leider nur 14 Tage, bis max 12 Wochen, lt Post... Das ist der einzige Knackpunkt in der Sache. Sonst perfekt. Vielen dank.... 😊

Bei 00:49 hast du die Briefumschläge digitalisiert, wobei man noch sieht, dass zu diesem Zeitpunkt der Brief garnicht geöffnet ist. Das schafft der Brother ADS 1700W, also einen komplett gefalzt geschlossenen Brief zu Scannen? 😮 Weitere Frage: Welchen Sinn/Wert hat es, den Briefumschlag ebenfalls zu digitalisieren? 😊

Ein sehr teurer Spaß. Finde es sehr interessant. Habe auch nach genau so einer Lösung gesucht. Aber dann würde ich den Postscan der DP finanziell definitiv bevorzugen. Ich lan nicht verstehen warum dieser Service so teuer sein muss.

ich finde den Service viel zu teuer und hätte wirklich ein ungutes gefühl dabei, gerade wenn alles nach Berlin geschickt wird. Ausserdem scannen die ja auch die Werbung, also Dialogpost, die fliegt bei mir schon mal ungeöffnet in den Müll. Den Rest scanne ich mal schnell ein, hau noch aus Paranoia einen "gescannt" Stempel drauf oder werf das Ding gleich weg. ich geh oft gar nicht mehr ins Büro zu Scanner sondern mach ein Foto an Ort und Stelle und hab es dann auch sofort in paperless ng. Das geht so schnell, das ich denke als Privatmann ist das einfach zu teuer und umständlich.

Hallo Stefan, grds. ein feines und informatives Filmchen, Danke dafür. Leider fehlt eine wichtige Information. Die wenigsten Unternehmen, Verwaltungen oder aber auch private Personen verschicken ihre Post noch mit der "Gelben Post". Sprich: der Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post ist hier nicht sehr hilfreich. Weiterhin bin ich mir nicht sicher, ob die Post das ewig mit sich machen lässt. Es ist ja nicht aufwandslos für die Post. Du solltest also perspektivisch deine Kontakdaten anpassen (jedenfalls für Papierpost) und dort den Dienst deiner Wahl erwähnen. Grundsätzlich ist auch die Umstellung auf digitale Post zu empfehlen (geht bei den meisten Versicherungen etc. problemlos) aber ich glaub das hast du in einem anderen Video schon angesprochen (kann mich aber auch irren).

Der Gedanke daran lässt mich schaudern!

Warum digitalisiert die Post nicht direkt meine Briefe 🙈 Deutschland ist so rückständig. Wie soll man denn in diesem Land digital leben ohne Medienbruch. Wenn schon die Infrastrukturen alle noch mit faxmaschine arbeiten. Sorry fürs abkotzen 😅 Edit: das bietet die Post scheinbar tatsächlich an! 😳 ich prüfe das. Edit edit: lol kostet halt 25€ mtl.

Ich habe mal Dropscan probiert. Für mich kein Mehrwert und viel zu teuer. Die paar Briefe kann ich schnell mit dem Handy einscannen. Nach 2 Monaten wieder gekündigt.