QDOC: Software para control de documentos.
Más información: www.wilsoft-la.com/
QDOC es un software amigable y fácil de usar que conserva la apariencia de otras aplicaciones de uso común como Excel y Word por lo que se puede aprender de forma intuitiva.
Al iniciar la aplicación se muestra un recordatorio con los asuntos pendientes para el usuario actual: Documentos que esperan por revisión, por aprobación, por difusión, capacitaciones, propuestas de cambio, vigencias vencidas y documentos rechazados que esperan por una corrección.
La pantalla principal tiene una apariencia similar al explorador de Windows. Para consultar un documento solamente necesita hacer doble clic sobre el documento.
-Seguridad en los contenidos
QDOC se toma muy en serio la seguridad del contenido de la información e impide que alguien sin autorización extraiga información.
Los documentos se pueden escribir en Word, Excel o en cualquier aplicación. Sin embargo, cuando un documento se sube al sistema, QDOC lo encripta y lo protege, de manera que no se puede por otra vía que no sea a través de la aplicación. Esto es muy importante porque en los procedimientos del sistema de gestión de calidad se maneja mucha información confidencial para la compañía. El know how de la organización se encuentra en los procedimientos, instructivos, especificaciones, etc. y no es conveniente que se divulgue fuera de la organización.
En las impresiones se permite agregar marca de agua al documento.
-Búsqueda de documentos
Desde la pantalla principal se pueden hacer búsqueda de documentos por los campos de las propiedades como Código, Nombre, Descripción, etc. Pero también se puede buscar por el contenido, es decir busca los documentos que contengan cierta frase, como, por ejemplo: “controlador de documentos”.
-Ruta de aprobación
La Ruta de aprobación define quienes revisan y quien aprueba los cambios en los documentos. Además, se establecen los tiempos que tiene cada revisor para completar su tarea. Si un revisor se atrasa desde el servidor se envían correos de alerta para el revisor con copia al jefe del área.
La ruta de revisión se puede establecer en serie o en paralelo.
-Permisos
En cada carpeta se establecen los permisos con los que cuentan los usuarios en el grupo. El permiso de Leer le da al usuario la posibilidad de leer los documentos del grupo. El usuario que no tenga permiso de leer, cuando entre a la aplicación no ve el grupo en la pantalla principal. La carpeta desaparece, por lo que el usuario no se entera de nada de lo que pase con los documentos de ese grupo.
Aquí se define quien puede crear nuevos documentos, subir nuevas versiones, eliminar, descargar el archivo original, ver las versiones obsoletas del documento, imprimir y cambiar la ruta de aprobación del documento.
-Fácil acceso a funcionalidades
Todas las funcionalidades relacionadas con el documento se pueden encontrar rápidamente en la pantalla principal con un clic derecho sobre el documento. Como crear un nuevo documento, abrir el documento seleccionado, subir nueva versión del documento, descargar el archivo original, gestionar el historial de cambios, hacer propuestas de cambios, gestionar los cursos de capacitación sobre el documento, Acceder a las versiones obsoletas, Acceder a los relacionados con el documento actual, Consultar el historial de revisiones, Consultar los accesos al documento, puedo saber quién leyó el documento, cuando lo leyó y cuánto tiempo estuvo dentro del documento, Consultar las impresiones realizadas, Deshacer la última versión que permite regresar a una versión anterior del documento borrando los registros de revisiones y control de cambios, Eliminar.
-Carga masiva
Con esta funcionalidad de Carga masiva QDOC puede subir con un par clic todo el contenido de una carpeta de Windows con sus subcarpetas y documentos dentro de las subcarpetas. De manera que toda la estructura de información que se encuentra en el disco duro se puede migrar a QDOC en un solo día.
Reportes
- Lista maestra de documentos
- Difusión,
- Documentos relacionados.
- Rutas de aprobación de los documentos,
- Documentos en revisión, por aprobar y rechazados.
- Accesos a documentos.
- Atrasos en difusión, revisión, aprobación, en vigencias vencidas, corrección de documentos rechazados.
- Rastreo. Éste nos indica todos los cambios que se han hecho en la base de datos.
21 ноя 2017
