Clasificación documental 

Dónde lo puedo encontrar

hola luis estoy estudiando archivistica y gestion de la informacion digital, crees tu que es una buena carrera o hay algun consejo para mi ?

@@jorgeenriquemora4770 En que pais amigo ? Si es aqui en Colombia te recomiendo estudiar mucho y ser un profesional destacado pues hay bastante competencia y la profesión no es bien valorada, mal paga y pocas oportunidades que valen la pena, es mejor emprender en el campo de la archivística.

@@LuisEduardoUnigarro si es en Colombia de la universidad distrital Francisco José de caldas es un pregrado, pero me han dicho que tiene buen campo laboral será que estoy perdiendo el tiempo en esa carrera ? voy 4 semestre

@@jorgeenriquemora4770 Todo lo que sea aprendizaje no es perdida de tiempo amigo, pero como te digo todo depende de ti, conozco profesionales que nada que ven la luz y se regalan y regalan su trabajo por cualquier cosa y también otros muy destacados, muchas variables juegan como las oportunidades, los contactos pero lo mas importante es lo que tu seas como profesional, animo y sigue adelante con tus estudios.

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Gracias compañero, fue un trabajo arduo para poder transmitir lo poco que se y se que me falta mucho por aprender, en el camino cometí errores en la edición de los videos algunos me los cortaron y quedaron sin audio pero aun así decidí dejarlos allí, por que se que asi sea una parte de la información puede ser de utilidad para alguien. Y sí, como dices es cierto, soy egresado del SENA, hice técnico en asistencia y organización de archivos, luego me anime al tecnólogo de Gestión Documental y finalmente también realice la carrera completa en la Universidad del Quindío. Comentarios como el tuyo son los que me motivan a quizas seguir haciendo videos de gestión documental por que se que es una realidad el desconocimiento y falta de apropiación de la gestión documental que hoy en día existe en las organizaciones y también que hay muchas personas que desean tener mas información al respecto. Gracias por ti apreciación y muchos éxitos en tu formación.

@@LuisEduardoUnigarro Saludos, quizá te animes a hacer el video subsanando los errores de audio y dirigiéndonos al nuevo video. Así la calidad de tu conocimiento se sumaría a la calidad del video y los visitantes ganaríamos obteniendo un conocimiento completo a como lo habías pensado transmitir originalmente. Gracias

Me alegro que te guste el contenido. Saludos

Con gusto 😌

Con todo gusto 🙂

Gracias por tu comentario, como tu lo mencionas el responsable de dicha clasificación debe ser quien gestiona el expediente en su fase activa. Pero agrego que no solamente es responsabilidad de el responsable de archivo sino a su vez de todos los funcionarios públicos a cuyo cargo estén los archivos, por normal desarrollo de sus funciones.

Con todo gusto, no olvides suscribirte y cualquier inquietud que tengas no dudes en escribime.

@@LuisEduardoUnigarro Hola, buenas tardes. Disculpa , que se debe hacer con los documentos de apoyo?

@@milenacalderontorres636 conservalos hasta que pierdan su valor o eliminarlos si deseas, no es obligatorio organizarlos ya que son de apoyo, tal cual como lo indica el Acuerdo 042 de AGN

@@LuisEduardoUnigarro Gracias por tú pronta y oportuna respuesta.

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Gracias por tu comentario ☺️

Hola 👋 gracias ☺️

Gracias 😊

Hola Luz, lamentablemente no es posible, ya que RU-vid lo censuro por la musica de fondo, ni modos

​@@LuisEduardoUnigarroque pena, yo pensé que eran más audífonos captando otra cosa

Hola ;) te invito a que veas mi video de como hacer tablas de retención documental FASE 3 valoración documental, allí encontraras la respuesta a tu inquietud.

Con gusto 👋

Hola compañero, respecto a tu inquietud te puedo sugerir y es posible seguir desde mi punto de vista dos perspectivas: La primera (El DEBER SER) Por lo que mencionas es una empresa con documentos de varias vigencias desde 1980 a 2019 en ese caso y como me dices que nunca se ha administrado adecuadamente el archivo es muy posible que no cuenten con TRD (Tablas de Retención Documental) lo cual indicaría que habría que realizar Tablas de Valoración Documental y luego intervenir el archivo basado en esas TVD. Lo de realizar en primera instancia el levantamiento de TVD o TRD es necesario y requiere de tiempo y recursos; muy seguramente de la contratación de un profesional en el área que les colabore con eso, lo cual es necesario, porque si te pones a organizar un archivo de semejantes magnitudes tu solo y si no manejas el tema de la gestión documental con todo respeto te será muy complejo, además que humanamente es muy difícil intervenir un archivo así, uno solo… se requiere de una sumatoria de elementos para lograrlo (instrumentos archivísticos, talento humano, recursos materiales etc.) Las TVD te permitirán saber qué tipo de documentos tienes, te ayudara a reconstruir la estructura orgánica de la entidad, te permitirán valorar cada tipo de documento del archivo de modo que no vas a perder tiempo y recursos organizando algo que ya no sirve y te enfocaras en organizar lo que si se va a conservar. Por otra parte, te va a ayudar a asignar el tiempo de conservación de dichos documentos y el procedimiento a seguir después de esa conservación (disposición final). Es complicado explicarte todo por este medio pero, te puedo indicar que para organizar un acervo documental o fondo documental con esa gran magnitud de documentos, se requiere más que de la iniciativa, recursos de diferentes tipos: financieros por parte de la entidad en temas como el Talento humano necesario e idóneo en archivística, recursos materiales para adquisición de unidades de conservación como estantería, cajas, carpetas de archivo, entre otros elementos para poder intervenirlo y cuidar el bienestar del funcionario (elementos de bioseguridad), hay que implementar los rótulos de identificación y demás formatos de control como el FUID y la hoja de control. Ya teniendo lo anterior; restaría organizar un plan de trabajo para empezar a intervenir el archivo, pero ya teniendo TRD o TVD, formatos y recursos para ello, y un equipo de trabajo capacitado para realizarlo, aplicar fase de reconstrucción de las agrupaciones documentales (fondo, sub-fondo, series, subseries, tipos documentales etc), clasificar por vigencias, asignar un sistema de ordenación documental (cronológico, temático, alfabético, numérico, mixto) el que mejor convenga para la consulta de la información y realizar la descripción documental, para luego conservar adecuadamente el archivo. La segunda (lo que se pueda hacer) Por otra parte y si no cuentas con lo anteriormente mencionado, o por alguna razón no te es posible ejecutarlo en el tiempo que deseas, o algún otro motivo que no te permita realizarlo y por el contrario se desee evidenciar resultados eficientes y prontos a la entidad, te recomendaría lo siguiente: Clasifica como puedas el archivo por vigencias (fecha de producción de los documentos) y si es posible por dependencias productoras, es decir separa todo lo de talento humano (hojas de vida), facturas y estados financieros aparte, salud ocupacional etc y a su vez cada agrupación divídela por vigencias, ( 1980 , 1981 , 1982… etc) cuando tengas separado el archivo de esa forma, empieza la organización por una (1) dependencia y una (1) vigencia de esa dependencia, aplica los criterios de organización documental que te recomiendo en mis videos de clasificación, ordenación y descripción o guíate en la cartilla de ordenación documental del AGN y siempre aplicando los principios archivísticos de procedencia y orden original. Como resultado de ello tendrás cada agrupación adecuadamente ordenada y podrás pasar a la etapa de descripción documental (foliación documental, rotulación e inventario); (así con cada una hasta que termines)… si no tienes unidades de conservación nuevas, trata de restaurar o limpiar con una bayetilla en seco los documentos y usa brochas de cerdas suaves para los documentos, ya que si no hay para cambio de cajas y carpetas tendrás que restaurar y tratar de conservar las que ya tengan o como estén almacenados los documentos. Saludos.

No, la clasificación a la que hago referencia en este video es netamente para un proceso de organización de archivos de una dependenciaben específico u oficina, ya cuando te refieres a CCD es un proceso de clasificación de la información total de la entidad realizando agrupaciones documentales por su jerarquía institucional, posteriormente identificando las series y subseries documentales que componen cada unidad administrativa y agrupando todo junto con sus códigos en el CCD. Es decir, que no necesariamente una vez organices tu archivo fisico y lo clasifiques se va a ver reflejado tal cual como se ve en el CCD ya que una cosa es la producción documental total de la entidad enlistada en el CCD y otra cosa es la producción documental que se haya generado de una dependencia u oficina. Saludos.

Hola claro que si, voy a subir esta información a mi perfil de Instagram, te estare avisando

Coloca en Google: Banco Terminologico de series y subseries AGN

Que buena pregunta. Yo considero que si ambos comités son realizados por una misma oficina ejemplo (talento humano) se puede hacer una sola acta donde indique los temas tratados en las dos reuniones y no se rompe el principio de procedencia ya que la información va a reposar en la oficina productora de la misma. O si quieren, pueden hacer dos actas una para cada comité, las dos opciones son posibles siempre y cuando la oficina sea la misma.

@@LuisEduardoUnigarro Gracias éxito en su gestión

Hola como estas, mira no necesariamente debe existir el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), digamos que una entidad que ya tenga CCD es por que ya tiene TRD, ya que cuando realizan el levantamiento de TRD el CCD se hace en el proceso, sin embargo digamos que tu empresa no tiene instrumentos archivísticos, pero aun así deseas organizar una archivo empezando por la clasificación documental. En ese caso la clasificación consiste en reconstruir la producción documental a partir de información como el organigrama de la empresa o estructuras organica , allí ya vas a tener un primer nivel de clasificación jerárquica que te va a decir quien procure dicha información, posteriormente tu misma puedes sacar las series y subseries a partir de identificar en cada dependencia que tipos de documentos fueron producidos, (analizando cada expediente) así podrás agrupar las principales series producidas ejemplo: INFORMES, CIRCULARES, RESOLUCIONES. Es posible clasificar sin CCD pero se debe saber lo que se esta haciendo, en todo caso tarde o temprano el archivo necesitara TRD, TVD y CCD por lo que mi sugerencia es realizar el levantamiento de esos instrumentos archivísticos para facilitar a futuro la organización del archivo de la empresa, digamos que es lo mínimo que debe tener la empresa a nivel de gestión documental. Saludos.

Tenaz , es por eso que hay que entender primero como surge el trámite y de van confirmando los expedientes, en tu caso si en realidad es una serie compleja con diferentes tipologías documentales pero producidas en razon de un mismo trámite deben ir juntas y reflejando ese orden en el que se desarrollaron los trámites y confirmarían un expediente. Pero si los documentos no tienen nada que ver unos con los otros y son trámites distintos son series documentales simples y se ordenan por separado

Hola amigo, en secuencia seria el técnico en asistencia y organización de archivos, luego el tecnologo en gestión documental y luego el pregrado en ciencias de la información. Sin embargo si vas a realizar la carrera puedes ir de una por ella o como gustes, en mi caso hice las 3 opciones pues el SENA tiene muy buena formación de técnicos y tecnologos en la materia aun que siempre todo depende del grado de disciplina y juicio del estudiante por aprender, conozco muy buenos tecnologos y deficientes profesionales y viceversa, pero como te digo todo va en cada quien.

Hola glays la respuesta a tu pregunta esta relacionada en mi video de foliacion documental, alli hago aclaración sobre: que se hace, con los documentos en otros formatos, en este caso los CD.

Parte inferior derecha de la carpeta en este caso se usa pegante en barra y ya depende de las medidas o rotulo que implemente la entidad, en mi caso se usa de forma vertical en la misma dirección vertical de la carpeta.

Correcto esas son las agrupaciones documentales.

@@LuisEduardoUnigarro Ah vale, es que en el video dices otra cosa, yo aveces me confundo 😅

Regálame un espacio y voy a responder a tu pregunta de la forma mas concreta posible, la dejo pendiente y te estoy avisando.

Hola milena, el formato no se debe llenar con fechas consecutivas, se debe diligenciar simplemente tal y como están ubicadas las unidades de conservación en tu archivo, por lo cual si tienes una adecuada organización de tu archivo vas a diligenciar el FUID en ese mismo orden, no puedes reacomodar el inventario, para que coincidan las fechas y dejar el archivo físico en el mismo estado porque tendrías que reorganizarlo y te quedaría mal, el FUID y el archivo físico deben ser consecuentes. Por ejemplo, si en el FUID la primera anotación dice que es de la carpeta de actas de la caja 1 de la posición 5, asimismo la debes encontrar en tu archivo: caja 1, posición 5 dentro de la caja y las fechas deben ser idénticas con lo que refleja el expediente. Por lo anterior antes de diligenciar el FUID debes asegurarte de que tengas una adecuada organización de archivo y que cumpla con las tres fases de la organización documental, clasificar, ordenar y describir y por lo que leo nuevamente puedo inferir que no esta bien clasificado el archivo ya que estas tratando de que te coincídanlas fechas pero mezclando las series y eso no puede o no debe pasar, la clasificación como primera etapa de la organización documental, consiste en precisamente eso en identificar y clasificar en primera instancia los asuntos o temas las series y las subseries en el mismo orden en el que aparecen en las TRD o TVD y posterior a ello su ordenas internamente cada expediente de forma cronológica y consecutiva atendiendo los principios de procedencia y orden original y finalmente si realizas la descripción documental que es la foliación, la rotulación e inventario documental. En resumen, para un adecuado diligenciamiento de tu FUID (Formato Único de Inventario Documental) debes primero estar 100% segura de que tu archivo esta bien organizado de lo contrario no te va a quedar bien, el proceso de organización de archivos tiene un orden de ejecución y no es viable empezar de al revés inventariando algo que no sabes si esta bien organizado por que eso es lo que estas tratando de acomodar para que todo cuadre y eso solo te traerá dolores de cabeza. Saludos.

Hola, gracias por tu comentario, si en esos vídeos tuve muchos problemas por la edición y el Copyright, por la música de "ambientación" de fondo por lo que RU-vid me corto el audio en algunos apartes de esos vídeos, así que decidí dejarlos así , puesto que dicha información la que se puedo rescatar quizás sea de ayuda para ustedes, sin embargo es el único registro de vídeo que tengo así que es eso o eliminarlo. Estoy pensando en grabar mas vídeos al respecto y tratar nuevamente las fases de organización de archivos, sin cometer los mismos errores en la edición =) gracias por la sugerencia. Saludos.

@Alejandra Cuesta si, efectivamente RU-vid me elimino parte de mis vídeos 😢, por usar música de ambientación de fondo que no era de uso publico, realmente no tuve presente ese aspecto cuando grabe y edite los videos y lastimosamente algunas de las pistas musicales de ambientación tienen protección de uso por derechos de autor. Mil disculpas a todos.

En ese caso seria fondos documentales acumulados ya que no hay instrumentos archivísticos y el tratamiento de un fondo acumulado es diferente, hay que hacer TVD y valoración documental. Pero se podría ir clasificando el fondo por agrupaciones documentales antes de serie y subserie es decir: fondo, secciones, subseciones y posiblemente por asuntos, pero es mejor tener instrumentos archivísticos primero.

Hola, con gusto escribeme a mi correo luis.unigarro1003@gmail.com

No necesariamente, de hecho la TRD en el área de procedimiento de disposicion final te va a indicar que hacer en cada caso con los documentos de cada serie o subserie documental, ya que hay varios tipos de disposicion final, tenemos: CT conservación total S Selección M Medios de reproducción tecnológica que pueden ser (digitalización o microfilmacion) E eliminación Todo depende del la valoración documental dada a cada serie y subserie registrada en la TRD.

@@LuisEduardoUnigarro Agradezco tú interés y tiempo para responder a mis inquietudes, pues me ayudas mucho a ejecutar mi proceso en forma adecuada.

@@milenacalderontorres636 con todo gusto

Gracias, buen concejo

Buena explicación

Se aplican ambos lineamientos, los principios archivísticos ya que son universales dentro de la archivística por asi decirlo y la circular emitida toda vez que en ésta, se hace referencia a los tipos documentales y unidades documentales mínimas y obligatorias que debe tener la historia laboral y al final de la circular, podrás notar que también hace mención de forma directa a la aplicación del principio de orden original ya que indica que las historias laborales se deben ordenar atendiendo la secuencia propia de su producción, entre otros aspectos importantes como la foliación de maximo 200 folios, las unidades de almacenamiento entre otros.

@@LuisEduardoUnigarro gracias, ya me quedo claro

@@marceladz4 con gusto.

es muy enredado para hablar no explica como muy bien

Siiiii total mente de acuerdo

Hola, hoy en día las empresas de gestion documental trabajan el tema de organización de archivos bajo el concepto de a todo costo, lo que significa que únicamente en la solicitud de cotización debes indicar la cantidad de metros lineales de archivo sin organizar una breve descripción de sus características, ya después de ello la empresa que oferte te va a indicar cuanto de cobra por metro lineal organizado, ellos ponen todo, elementos de oficina, talento humano, unidades de almacenamiento (cajas y carpetas). Solamente debes ser muy claro en tu solicitud e indicar cantidad en metros lineales y tipo de unidades de almacenamiento que deseas se implementen en tu archivo organizado.

@@LuisEduardoUnigarro Muchas gracias, Luis Eduardo. Si ellos, solicitan la cantidad de insumos Cajas, carpetas), Necesitan TRD....estás se realizan...desde el 2007, ....pues ellos tienen información desde el año 1997 a la fecha. Nunca han realizado valoración ( inclusive son dos empresas), ellos en el momento, les urge el tema es por traslado y cambio de oficina. Mil gracias por tu apoyo ,

@@gabrielaquintero2870 Entiendo, la organización de archivos por lo general se basa en TRD pero tu empresa puede contratar a otra empresa que les organice el fondo documental independientemente si cuenta o no con TRD en ese caso lo tratan como fondo documental acumulado y lo organizan por dependencias productoras de información aplicando el principio de procedencia y por temas o asuntos dejando pendiente la codificación de las dependencias y de series y subseries, o también les pueden incluir el servicio de levantamiento de TRD Y TVD a la vez pero sería un proyecto muy grande y complejo, lo recomendable es que tengan ustedes en primera instancia TRD y TVD luego de eso ahí si contratan lo otro.

Genial esa es la actitud, puedes empezar visualizando la serie de videos sobre gestión documental que tengo en el Canal y poco a poco vas profundizando y complementando tus conocimientos con las normas y documentos citados en los vídeos, debes leer bastante normatividad y cualquier duda que tengas no dudes en hacermela saber en el espacio de comentarios.

Hola, gracias por tu comentario, si en esos vídeos tuve muchos problemas por la edición y el Copyright, por la música de "ambientación" de fondo por lo que RU-vid me corto el audio en algunos apartes de esos vídeos, así que decidí dejarlos así , puesto que dicha información la que se puedo rescatar quizás sea de ayuda para ustedes, sin embargo es el único registro de vídeo que tengo así que es eso o eliminarlo. Estoy pensando en grabar mas vídeos al respecto y tratar nuevamente las fases de organización de archivos, sin cometer los mismos errores en la edición =) gracias por la sugerencia. Saludos.

De ese tema específico no, pero te puedo indicar que la información que esta en archivo central ya debe venir rotulada y marcada ya que es el responsable de archivo de gestión quien realiza la organización del acervo documental y lo transfiere debidamente organizado y eso incluye la rotulación de la caja, por lo que quien administra el archivo central solamente se encarga de revisar y ubicar en su archivo las cajas de la transferencia. Mas no rotula ni organiza internamente el archivo.

Hola, nómina por lo general es una serie propia llamada o titulada de la misma forma: NOMINA

Hola, si tienen 200 folios cada carpeta, aproximadamente caben 7 carpetas, pero si tienen menos folios, pueden caber mas, eso ya depende si las puedes anotar o no en el formato de rotulación de caja. Pero maximo 7 con su límite de 200 folios c/u

@@LuisEduardoUnigarro Muchas gracias

Lo sé 😕, estoy pensando en volver a grabar esos vídeos de la serie de organización de archivos.

@@LuisEduardoUnigarro Si por fa. Gracias.

Hola, desde Colombia. Lo de la información que esta sin audio lamentablemente fue eliminada por RU-vid y preferí dejar el video así a tener que borrarlo completó.

Hola Ana María, buenas tardes

Si, fue error de edición, por poner pista de fondo con copyright, RU-vid silencio esas partes, era dejar el vídeo así o quitarlo todo y lamentablemente no tento mas respaldo de dicha información

Estoy tomando este curso desde Panamá . Puedo cuando terminó agragarlo ami hoja de vida

Si 😊

Me refiero a documentos de menor formato a los formatos tradicionales carta y oficio.

@@LuisEduardoUnigarro gracias ☺️

Implica agrupar la información en diferentes niveles para que sea mas adecuada su consulta y acceso para los usuarios y la ciudadanía.

Lo se, problemas de edición y de copyright, RU-vid me censuro esa parte por usar pista de fondo para ambientar el vídeo.

Gracias por la observación, tratare de arreglarlo

Si hay un error con el video , se escucha un sonido , en vez de la persona que está hablando , que mal explica muy bien .. 😊

@@mundoarchivistico6306 si, efectivamente RU-vid me elimino parte de mis vídeos 😢, por usar música de ambientación de fondo que no era de uso publico, realmente no tuve presente ese aspecto cuando grabe y edite los videos y lastimosamente algunas de las pistas musicales de ambientación tienen protección de uso por derechos de autor. Mil disculpas a todos.

@@LuisEduardoUnigarro haaa!! Que mal , de igual forma muchas gracias por tomarse el tiempo de explicar aspectos sobre esta profesión , muy importantes de gran ayuda , Dios te bendiga .😊

Genial, la archivística es una gran profesión, como no enamorarse 😂🤣😂🤣

Lo se, me borraron esa parte RU-vid

Totalmente. Siento que una informacion valiosa se perdio.

@@mariajoselopezmoran147 SI QUE TRISTE TODO HIVA BIEN HASTA QUE PRI PRA JAJA

Exacto fue una mala interrupción

Hola, se usan en muchas empresas pero a nivel de gestion documental no de recomiendan por que afectan el soporte documental de la información a mediano y largo plazo terminan por destruir los documentos debido s ls perforación de sus argollas y continua manipulación de los folios. Las mejores carpetas y las que usa el Archivo General de la Nación son las carpetas de 4 aletas que no llevan ganchos.

Podrías indicarnos cuáles son esas normas?

Gracias

Hola, gracias a ti por el apoyo al canal, por mi no hay problema, puedes compartir y difundir el contenido del mismo de forma libre si deseas, el conocimiento es de todos y que bueno que podamos aprender juntos y retroalimentar nuestros saberes en archivistica, sin importar nuestra nacionalidad. Un cordial saludo igualmente, desde Bogota-Colombia

Si :( errores que uno comente cuando esta aprendiendo a editar, pero era dejarlo así o borrarlo todo ya que no tengo respaldo de esa información.🥺

@@LuisEduardoUnigarro Estuve estudiándolo pero me di cuenta que la información con el error no es muy relevante, en mi caso finalmente no obstaculizó mi aprendizaje del tema. Gracias por tus valiosos aportes.

@@ailenaavila2163 Gracias a ti por tomarte el tiempo de comentar y por visualizar mi contenido espero te sea de ayuda.

Si :( lo se, he tenido problemas con la edición de los videos.

Que seria y en que parte del procedimiento debe ir?

Cuando digo que seria, es queriendo saber a que se refiere.