ثانيا : التقرير
هو وثيقة إدارية تحرر وتوقع وترفع دائما من المرؤوس إلى الرئيس قصد إفادته بواقعة معينة متبوعة باقتراحات تستهدف الحصول على موافقة الرئيس لاتخاذ قرارات حول وضعية معينة عاجلة أو أجلة .ويتضمن التقرير وصفا أو تحليلا لمجريات مصلحة أو مؤسسة أو عملية من العمليات أو حادثة أو واقعة .
ويهدف التقرير إلى تحقيق أغراض تختلف بحسب المواضيع والمعلومات المراد تبليغها إلى المسؤول الإداري وهي :
- بيان حالة وضعية مصلحة في فترة زمنية معينة.
- تحليل وضعية من الوضعيات .
- استقصاء معلومات و إحصاءات .
- وصف حادثة أو واقعة و تحليلها و اقتراح الحلول المناسبة لها .
- التبليغ عن حالة طارئة .
- تشخيص و طرح مشكلة .
كما يهدف تحرير التقرير إلى مساعدة المرسل إليه على فهم وضعية ما، وإبداء رأيه
فيها وذلك إما بقبولها أو برفضها أو بتعديلها .
توجد أنواع كثيرة للتقرير منها
- تقرير عن وضعية .
- تقرير عن حادثة .
- تقرير عن نشاط .
- تقرير تفتيش .... الخ .
يحتوي التقرير غالبا على العناصر التالية :
الدمغة .
عنوان الوثيقة : ويدون في وسط أعلى الوثيقة مثال ذلك : تقرير تفتيش أو تقرير رئيس المؤسسة حول ميزانية التسيير لسنة ........ الخ .
المدخل او الجملة التمهيدية: يدون فيها الهدف من التقرير أو الأسباب التي أدت إلى تحريره.
نص التقرير: وهو أهم جزء فيه إذ يجب على المحرر أن يعالج المضمون بموضعية وذلك بدارسة كاملة لكل المعطيات المتعلقة بموضوع التقرير وتنظيمها بطريقة تؤدي إلى الوصول للحل المقترح والملائم، ويمكن تحديد أهم مراحل التقرير كالتالي :
* عرض الوقائع و بيان أسبابها والمتسببون فيها .
* تقديم الوقائع و النتائج الحاصلة .
* تقديم الاقتراحات والحلول المناسبة وتكون مدعمة بوسائل وحجج قوية واضحة ودقيقة تساعد على حلها
الجملة الختامية :
من بين الصيغ المستعملة نجد ما يلي :
- و في الختام أرجو أن تصادقوا على الخطة المقترحة .......... الخ .
- أو في الختام أرجو أن توافقوا على المقترحات المقدمة .
- أو الرجاء منكم أن تعيدوا إلي هذا التقرير مصحوبا بموافقتكم أو تعليماتكم
المكان و التاريخ : 01 ديسمبر 2008 والإمضاء : ويكون من طرف محرر التقرير
20 июн 2022
