بسم الله والصلاة والسلام على رسول الله
أهلا وسهلا بكم في قناة معلومة
لا تنسوا الاشتراك في القناة والاعجاب بالفيديو ومشاركته مع الاصدقاء حتى تعم الفائدة
وكذلك تفعيل الجرس ليصلكم كل جديد
سنواصل في سلسلة دروس المراسلات الادارية
سنتكلم في درسنا الثالث عن المحضر :
ما هو المحضر :
هو وثيقة إدارية لها قوة الإثبات تخول لصاحب سلطة أو عون مختص أن يدون فيها وقائع وأحداث أو وضعيات أو اجتماعات يكون قد سمعها أو شاهدها أو أشرف عليها، بموضوعية تامة وتدون تصريحات الأشخاص المعنيين والشهود في سجل رسمي يوقع عليه من طرفهم وتدل كلمة محضر دلالة تامة على إثبات حضور الشخص أو الأشخاص المعنيين أنفسهم في المكان والزمان المحددين للإدلاء بتصريحاتهم بخصوص حادثة أو واقعة معينة أمام السلطة المختصة. وقد يكون وصفا شاملا لمجريات سير الاجتماع الذي يدون فيه كاتب الجلسة كل ما سمعه من مداخلات وتعقيبات من قبل الأعضاء المجتمعين.
يهدف المحضر إلى مشاهدة الوقائع والأحداث أو الوضعيات أو حضور جلسات الاجتماعات وتدوينها، كما يهدف إلى إثبات صحتها، وإمكانية عرضها على المسؤولين الإداريين لاتخاذ الإجراءات والقرارات المناسبة بكل موضوعية.
أنواعه :
يمكن أن نميز- من حيث الشكل - نوعين أساسيين من المحاضر، هما:
أولا: محاضر تتناول وقائع أو أحداثا أو وضعيات أو تحريات أو سماع أقوال ......الخ
ثانيا: محاضر تتناول جلسات الاجتماعات الإدارية المختلفة.
شكله :
أ/- بالنسبة لمحاضر النوع الأول :
يراعى في هذا النوع من المحاضر العناصر التالية :
1/- الدمغة.
2/- رقم التسجيل : يدون في السجل الخاص بالمحاضر .
3/- عنوان مختصر للوثيقة : ويكون في وسط الجهة العليا من الوثيقة مثلا : محضر تنصيب، محضر معاينة .... الخ.
4/- جملة تمهيدية: تبين التاريخ و الساعة بالحروف لا بالأرقام واسم وصفة الموظف المكلف بتحرير المحضر.
5/- السند المعتمد لتحرير المحضر. مثلا : القرار - المقرر - الأمر ..... الخ.
6/- العرض : عرض الوقائع والأحداث والوضعيات المشاهدة، والتدابير المتخذة .
7/- صيغة الاختتام : وتكون على سبيل المثال كالآتي :
"وإثباتا لذلك فقد حررنا هذا المحضر و أمضيناه مع الشهود، بعد ما تلوناه عليهم وذلك في يومه وساعته".
8/- المكان و التاريخ : و يكون بالأرقام لا بالحروف .
9/- الإمضاء : إمضاء محرر المحضر في الجهة اليسرى تحت المكان والتاريخ .
10/- إمضاء المعني أو المعنيون بالأمر، والشهود (إن وجدوا) في الجهة اليمنى.
ب/- بالنسبة لمحاضر النوع الثاني ألا وهي محاضر الاجتماعات
يراعى في هذا النوع من المحاضر العناصر التالية :
1/- الدمغة .
2/- رقم التسجيل : يدون في سجل خاص بمحاضر الاجتماعات .
3/- عنوان الوثيقة : ويكون في أعلى وسط الوثيقة
مثلا : محضر اجتماع اللجنة الإدارية المتساوية الأعضاء .
محضر اجتماع مجلس التعليم .... الخ .
4/- جملة تمهيدية : يراعى فيها النقاط التالية :
- التاريخ و الساعة بالحروف لا بالأرقام .
- مكان انعقاد الاجتماع .
- اسم و صفة رئيس الجلسة .
- الأعضاء الحاضرون : الاسم واللقب والوظيفة.
- الأعضاء الغائبون : بعذر أو بدون عذر .
5/- جدول الأعمال : ويتضمن موضوع الاجتماع .
6/- المداولات : أي سير الجلسة ومناقشة النقاط المدرجة في جدول الأعمال والقرارات المتخذة بالتفصيل.
7/- صيغة الاختتام : و تكون على سبيل المثال كالآتي :"بعد الانتهاء من دراسة ومناقشة النقاط المدرجة في جدول الأعمال ، رفعت الجلسة على الساعة ..... ".
8/- المكان و التاريخ : و يكون بالأرقام
9/- الإمضاء: إمضاء رئيس الجلسة في الجهة اليسرى تحت المكان و التاريخ
- إمضاء كاتب الجلسة في الجهة اليمنى
29 июн 2022
