🚨 Microsoft-Teams Experte: Dateiablage führt schnell zu Chaos!

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Bei vielen entsteht in Microsoft Teams schnell ein totales Chaos in der Dateiablage. Woran das liegt und wie Du das vermeiden kannst, erfährst Du in diesem Video!
Wir behandeln u.a. die Fragen:
• Wo soll ich Dateien lieber speichern? In Teams oder in SharePoint?
• Was ist der Zusammenhang zwischen Teams und SharePoint
• Was passiert, wenn ich ein Team erstelle?
• Was passiert, wenn ich einen (privaten) Kanal anlege?
• Was passiert, wenn ich ein Team oder Kanal lösche?
Und vieles mehr....
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Опубликовано:

6 мар 2021

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Комментарии : 56

@alschi773 2 года назад

Ich schaue mir seit 2 Tagen alle Videos zum Thema „Teams-Verbindung-Sharepoint“ an. Erst durch euer Video habe ich es wirklich verstanden. Sehr verständlich erklärt - vielen Dank dafür. Auch das Szenario Fragesteller aus Sicht des Anfängers und Expertenantwort mit Lösung fand ich klasse.

@marcheczko754 3 года назад

Ein Video mit Felix Brodbeck - prima, gerne mehr davon! Andere Gesichter aus dem Team lockern die Videos einfach noch mal auf. Thematisch sehr gut auf den Punkt gebracht und damit ein Thema angesprochen, das in der Anfangseuphorie gerne übersehen wird.

@buerokaizendigital 3 года назад

Vielen Dank. Ja, es wird bald ein weites Video mit Felix geben. Auch andere Kollegen werden zu Wort kommen 👍

@ronniewuensche6150 3 года назад

Vielen Dank, waren ein paar spannende Punkte dabei! Gerne mehr davon!

@MR-sg4sy 3 года назад

Wieder ein sehr gutes Video mit viel Input. Was ich ein wenig vermisse sind die praktischen Ansichten wie man das dann im Explorer einbinden kann oder Marcel seine optimale Ordnerstruktur (extra Video +Video letzte Woche) hier in Teams/SharePoint abbilden kann.

@buerokaizendigital 3 года назад

Vielen Dank 🙏 Ja, das Interview ist mal ein anderes Format das wir testen wollen. Es wird aber weiterhin auch die gewohnten Bildschirm-Videos als Tutorials geben 👍

@projectexecution 3 года назад

wow, was für interessante Informationen und sehr gut erläutert. Eine große Hilfe beim Versuch zu verstehen, was und wofür Temas zu nutzen ist. Danke

@buerokaizendigital 3 года назад

Das freut uns. Danke.

@to-ha 3 года назад

Super erklärt, wieder neue Erkenntnisse 👍

@erichklein7158 3 года назад

Wertvolle Infos! Vielen Dank.

@christianbender7953 2 года назад

Hervorragend erklärt! Danke

@ct_karle8473 3 года назад

vielen Dank für das KURZweilige und informative Video. Hab wieder was dazugelernt

@c.martin4836 2 года назад

bin IT-Admin und hatte Kollegen, die ihre Dateien im "Excel" abgelegt hatten und auch Texte dort schrieben, weil sie Word o.ä. nicht kannten/beherrschten. Und nein, für grundlegende Schulungen gibt es andere Stellen außerhalb der EDV-Abteilung. Da gibt es grundlegend Nachholebedarf. Danke für die Aufklärung im Video.

@buerokaizendigital 2 года назад

Danke für die Beispiele 😊 Die Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied. Deshalb ist Schulung ein wichtiges Thema.

@disdonc6012 3 года назад

Was man noch ansprechen könnte, ist die Gefahr beim Teilen von Dateien via OneDrive. Wenn da nämlich Mitarbeiter die Firma verlassen und die Dateien nie beim Partner, der noch dableibt, lokal gespeichert wurden, sind diese plötzlich auch für den Mitarbeiter weg, der diese vielleicht noch benötigt.

@buerokaizendigital 3 года назад

Danke für dem wichtigen Hinweis. Deshalb Dateien die nicht nur für einen Mitarbeiter selbst relevant sind sondern auch für Kollegen immer auf SharePoint und nicht auf OneDrive speichern.

@JenniFer-uy5jo 2 года назад

Das ist echt eine große Gefahr, die kaum Beachtung findet - bzw. die Belegschaft ist sich dessen gar nicht bewusst.

@JenniFer-uy5jo 2 года назад

Ein sehr interessantes Video, dankeschön! Bei uns in der Firma gibt es schon weit mehr als 1000 Teams, das ist schon ultra viel für mein Verständnis. Eine Frage habe ich. Kann man eine Dokumentenbibliothek in verschiedene Teams mit unterschiedlichen Personengruppen einbringen? Es erschließt sich mir noch nicht ganz, wie das gehen soll, diese Info hätte ich mir im Video noch gewünscht. Liebe Grüße

@LochTalamh 2 года назад

Klasse Darstellung 👍

@dirkhertel2038 3 года назад

sehr gutes video, welches bei mir fragen hinterlässt. aber wo finde ich denn den SharePoint, wo ich alle dateien sehen kann. unsere IT hat mir erzählt, das MS Teams den Explorer irgendwann ersetzen würde. Im Moment stört mich einfach, dass man massenhaft chats hat, wo hier und da mal eine datei geteilt worden ist. das macht das arbeiten ja nicht effizient, wenn dort suchen muss. also gar nicht machbar. am ende des tages bleibt dann wieder der explorer

@buerokaizendigital 3 года назад

Gute Beispiele. Das sind genau die Probleme im Alltag. Und da muss aus unserer Sicht eine Ablage-Struktur gemeinsam festgelegt werden. Es braucht Standards. Sonst macht es keinen Spaß. Das kann auch die IT oft nicht allein leisten. Da braucht es die Abteilungsleiter und die Geschäftsleitung dazu. Es ist kein IT-Thema, sondern ein Organisationsthema.

@emanuelrohner6814 3 года назад

Spannende und aussagekräftige Informationen. Besten Dank! Für mich ich noch folgende Frage offen: was geschieht mit den Daten die in einem privaten Kanal vorhanden sind. Bleiben diese, analog gelöschter Kanäle, bestehen oder werden diese, analog den Teams, gelöscht?

@buerokaizendigital 3 года назад

Das freut uns, wenn Ihnen das Video geholfen hat. Wenn man einen privaten Kanal löscht, dann sind auch die Daten gelöscht.

@willi5241 3 года назад

Wiederum sehr informativ, danke.

@erhardwagner4220 3 года назад

Mich würde noch der Unterschied bzw. das Zusammenspiel von Teams und Outlook-Gruppen interessieren. Gibt es bereits ein Video dazu?

@buerokaizendigital 3 года назад

Danke für die interesante Frage. Wir haben bisher noch kein Video dazu, nehmen es aber auf die Ideenliste 👍

@retobaumann6327 3 года назад

Super Video, vielen Dank dafür. Ich habe dazu noch eine Frage. Jedes einzelne Bauprojekt wird bei uns auf dem Sharepoint angelegt/eröffnet. Damit die externen Fachplaner immer auf die neusten Pläne zugriff haben, legen wir diese im Teams ab (Dateien). Jetzt existieren aber auf einmal zwei Versionen von einem Plan (1x Sharepoint Website / 1x Teams Website). Eine Änderung in einem Plan oder Dokument auf dem Sharepoint fliesst aber nicht in die "Teams Datei" mit ein. Wie kann man dieses Problem lösen?

@buerokaizendigital 3 года назад

Vorschlag: Einfach keine SharePoint-Webseiten mehr von Hand anlegen. Arbeiten Sie nur noch über die Teams-Kanäle. Da wird pro Kanal ja auch automatisch ein Ordner auf einer SharePoint-Webseite angelegt. Denkbar?

@retobaumann6327 3 года назад

@@buerokaizendigital Das werde ich mit der IT besprechen. Danke für den Tipp.

@hartmannschenk781 3 года назад

Sehr gutes Video. Hab da noch eine Frage. Beim Löschen eines öffentlichen Kanals bleibt der Ordner im SharePoint erhalten. Was passiert beim Löschen eines privaten Kanals. Bleibt die Webseite erhalten? Danke

@buerokaizendigital 3 года назад

Danke, wichtige Frage. Beim Löschen eines privaten Kanals wird die Webseite gelöscht.

@martinhd3705 3 года назад

Sehr wertvolles Video! Vielen Dank dafür. Der Ratschlag, ein einziges Team für alle Projekte zu haben und die Projekte selbst in Kanäle zu stecken ist nachvollziehbar. Es hängt aber auch von der Größe der Organisation ab, ob das sinnvoll ist. In meiner Firma nutzen mehrere tausend Mitarbeiter*innen Teams und einzelne Projekte betreffen oft Dutzende von Personen. Da halte ich es für besser, wenn jedes Projekt ein eigenes Team bekommt. Die Archivierungspflichten nach Projektabschluss sind ohnehin von außen geregelt. Was ist eure Meinung dazu?

@buerokaizendigital 3 года назад

Vielen Dank für die Rückmeldung und die guten Gedanken 🙏 Natürlich ist die Größe des Unternehmens wichtig und macht einen Unterschied. Aber auch in Konzernen gibt es z.B. in Abteilungen immer wieder Projekte. Und da macht es Sinn für die Abteilung ein Team zu haben und dann die Projekte über Kanäle zu organisieren (und nicht für jedes Abteilungsprojekt ein neues Team anzulegen). Das Thema Archivierungspflicht ist vielfältig (abhänig vom Branche, Art der Daten usw.). Am besten intern in der Rechtsabteilung nachfragen.

@dominicguilbert4694 3 года назад

Super, vielen lieben Dank für die wertvollen Hintergrundinformationen! Eine Frage hätte ich noch: Wird diese Struktur bei Nutzung der kostenlosen Version auch erstellt (OneDrive)?

@buerokaizendigital 3 года назад

Nein, bei der kostenlosen Teams-Version ist SharePoint nicht dabei. Es wird also die Struktur wie im Video beschrieben auch nicht erstellt.

@maxnet4335 3 года назад

@@buerokaizendigital Das ist so nicht richtig. Im Hintergrund funktioniert alles genau so, nur sind diese Elemente nicht in der GUI freigeschaltet. Mit ein paar direkten Links und einem Kniff kann sogar mit dem Admin Portal gearbeitet werden.

@buerokaizendigital 3 года назад

@@maxnet4335 Ok, Danke für den Hinweiß, das wusste ich nicht. Mir ist schon klar dass SharePoint auch bei der kostenlosen Version im Hintergrund da ist. Aber ich dachte ich habe jetzt z.B. nicht die Möglichkeit viele TB an Dateien auf SharePoint abzulegen usw.

@niclaswalser.privat 3 года назад

Einfach nur... M E G A !!!

@traumland4375 3 года назад

Danke für das Video. Stimmt es, dass ein privater Kanal nicht durch das Backup erfasst wird. Bei uns hat das Backup nur für öffentliche Kanäle funktioniert. Liebe Grüße

@buerokaizendigital 3 года назад

Kann ich leider nicht sagen. Es gibt verschiedene Anbieter für Backup-Systeme. Am besten einfach direkt beim Anbieter nachfragen.

@rolandscheld6408 3 года назад

Wirklich sehr interessant. Insbesondere die Strukturierung der Teams hat im Alltag große Bedeutung. Ein Team Projekte und in den einzelnen Kanälen die einzelnen Projekte scheint durchaus besser, als für jedes Projekt ein eigenes Team zu erstellen. In unseren Projekten haben wir viele Kolleg*innen aus unterschiedlichen Bereichen. Nun haben wir schon eine hohe Transparenz, dennoch könnte es erforderlich sein, das eine oder andere Projekt nur einem Teil der Kolleg*innen zugänglich zu machen. Erstelle ich also einen privaten Kanal ist die Nutzung leider eingeschränkt. Nach meiner Kenntnis kann Planner in einem privaten Kanal nicht genutzt werden. Dieses Problem ist für mich noch nicht geklärt. Habt Ihr eine passende Lösung?

@buerokaizendigital 3 года назад

Stimmt, der Planner geht aktuell noch nicht in einem privaten Kanal. Microsoft ändert gerade was für den Planner. Zukünftig soll man Pläne auch ohne M365 Gruppen erstellen können. Vielleicht gehts dann auch mit privaten Kanälen. Da würde ich mal noch etwas warten. Ich denke Microsoft ist klar, das die Beschränkung aktuell viele nervt.

@dirkhertel2038 3 года назад

so der zweite kommentar bezieht sich auf die teams. ich habe im täglichen doing auch sehr schnell festgestellt, dass es keinen sinn macht für "jedes Projekt" ein Team anzulegen. Nur kann über das unterthema kanal keine mitarbeiter hinzufügen. oder ich bin zu doof darfür. ich arbeite in einer organisation mit 400 Mitarbeiter*innen. Vorher in Organisationen mit 150.000 Mitarbeiter*innen und mehr. Wie organisiert man das denn?

@buerokaizendigital 3 года назад

Für Kanäle kann ich keine Mitarbeiter hinzufügen. Das geht nur auf Teamebene. Also am besten bei einem neuen Projekt schauen, ob es ein Team gibt, das von der Zusammensetzung ungefähr passt. Dann kann ich dort einen neuen Kanal für das Projekt anlegen. Oft arbeitet man ja in ähnlichen Zusammensetzungen an Projekten und es gibt bereits ein Team.