Anleitung zum Einstieg ins papierlose Büro zuhause (iPad, iPhone, Mac)

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Videokurs zum papierlosen Büro: www.digitalisierung-mit-kopf....
Mit dieser Anleitung könnt ihr euch zuhause euer eigenes papierloses Büro am iPhone, iPad oder auch Mac einrichten. Das papierlose Büro beginnt immer mit dem Scannen der Dokumente. Doch nicht jeder braucht wirklich einen Scanner, daher zeige ich in diesem Video Alternativen zu Scannern auf, die auch am iPhone durchsuchbare PDFs (durch OCR, also Texterkennung) generieren. Beispiele für sehr gute Scan-Apps sind Scanner Pro und QuickScan, andere Apps sind Office Lens und Adobe Scan.
In diesem Video gehe ich noch nicht detailliert auf die beste Ordnerstruktur im papierlosen Büro ein, stattdessen möchte ich hier auf ein sehr gutes Video von einem Freund verweisen:
• HOW TO ORGANIZE YOUR C...
Wie ein komplexerer Workflow mit Synology NAS funktioniert, habe ich hier erklärt: • Papierloses Büro zuhau...
❇️ Jabra Headset: amzn.to/3wDjjmy
❇️ LG 4k-Monitor: amzn.to/2RUx8OA
❇️ LG 4k-Monitor (günstiger): amzn.to/3fZQASf
❇️ MacBook Pro 2020: amzn.to/3fARLIK
❇️ iPad Pro: amzn.to/2SDJXwQ
❇️ Tastatur: amzn.to/2Rb8Q2I
❇️ Maus: amzn.to/3vCjJJQ
❇️ USB-Dock: amzn.to/3uDfHzo
❇️ Whiteboard: amzn.to/3i1ldsX
❇️ Box zur Aufbewahrung von A4-Blättern: amzn.to/3iq6OVJ
QuickScan im App Store von Apple: apps.apple.com/de/app/quicksc...
Timestamps:
00:00 Intro
00:16 Begrüßung
01:14 Bestandteile des papierlosen Büros
04:38 Die Scanner-App
08:40 Der Speicherort
11:33 Backups
13:41 Anfängerfehler
#PapierlosesBüro #HomeOffice #Workfromhome
=============================================================
Diese Videobeschreibung kann Affiliate-Links beinhalten. Diese sind mit ❇️ gekennzeichnet.
Affiliate-Links sind Links, bei denen ich beispielsweise einen Kauf eine kleine Provision erhalte. Diese liegt z.B. bei Amazon im Schnitt im kleinen, einstelligen Prozentbereich.
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Наука

Опубликовано:

20 июл 2024

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Комментарии : 185

@DigitalisierungmitKopf Год назад

Ein kostenloses und extrem mächtiges Programm für das papierlose Büro stelle ich hier vor: Videokurs zu paperless-ngx: www.digitalisierung-mit-kopf.de/products/videokurs-paperless-ngx-masterclass Paperless-ngx: www.digitalisierung-mit-kopf.de/blogs/anleitungen/paperless-ngx-zur-zentralen-dokumenten-verwaltung Installationsanleitung (Schritt für Schritt): www.digitalisierung-mit-kopf.de/blogs/anleitungen/paperless-ngx-auf-synology-nas-installieren Briefpostdigitalisierung: ru-vid.com/video/%D0%B2%D0%B8%D0%B4%D0%B5%D0%BE-jX1RDxtpGgE.html&ab_channel=DigitalisierungmitKopf

@FWWeitzel 3 года назад

Tolles Video. Super Erklärung. Immer frei nach dem Motto "keep it simple" 👍

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Danke dir! Genau, keep it simple ist so wichtig, sonst geht die ganze Energie im Workflow verloren bzw. man lässt es ganz sein 😊

@tamarastarso2388 Год назад

Super Video für Einsteiger 😊 ich richte gerade mein neues iPhone ein (nachdem ich zuvor nur Android genutzt habe) und diesmal habe ich wirklich Zeit und Mühe reingesteckt, um es praktikabel und einfach zu gestalten. Danke für die Tipps ☺️

@DigitalisierungmitKopf Год назад

Freut mich! Welche Apps nutzt du am iPhone dafür?

@MrSmo13 3 года назад

Super Video und danke für die App Empfehlungen - mach weiter so….bin gespannt was zum Thema papierlosen Büro noch kommt.

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Danke dir 😊 das nächste Video ist schon im Schnitt

@petermoritz8013 7 месяцев назад

Danke für dieses Video. Ich bin Einsteiger und werde ab Januar versuchen papierlos privat zu arbeiten. Danke für die Tipps!👍

@eddab5693 2 года назад

Danke! Du erklärst sehr gut! Für mich und meine Familie optimal!

@DigitalisierungmitKopf 2 года назад

Danke dir, das freut mich zu hören 😊

@black58 Год назад

Mega Video, sehr sehr Informativ, einfach Top! Bist auch sehr sympathisch, hoffe du wirst noch erfolgreicher!

@DigitalisierungmitKopf Год назад

Vielen Dank dir!

@mexxn.6193 3 года назад

Richtig klasse Video!! Wäre toll wenn zukünftig noch mehr kommt :-)

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Danke dir! Ich bin hoch motiviert, dranzubleiben 😉 jede Woche wird es wohl nicht klappen, aber angestrebt ist es. Hast du Themenwünsche?

@mexxn.6193 3 года назад

@@DigitalisierungmitKopf Ja leider, hab dich schon länger abonniert und richtig gefreut als letzte Woche wieder ein Video kam :-D Aber kann mir vorstellen wie viel Arbeit dahinter steckt. Was ich mal ganz interessant finden würde Datenschutz/Datensicherheit von der iCloud. Ich habe zwar eine NAS aber für vieles nutze ich auch die iCloud ( Fotos) weil es im Apple-Kosmos einfach komfortabel ist. Würde mich mal deine Sicht interessieren:-)

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

@@mexxn.6193 Ach das freut mich zu hören 😀 Tatsächlich kostet es unglaublich viel Zeit, das Video heute hat mich locker 8 bis 10 h beansprucht. Danke für den Input, ich habe es aufgeschrieben!

@Rob64Gaming 11 месяцев назад

Sehr wertvolles Video ❤ Besonders die App Empfehlung ist Top ! Scanner Kaufen ist überflüssig 😎

@ostseefarmer6704 3 года назад

Hallo, gutes Video, bin gespannt wie es zu diesem Thema weitergeht. Ist aber nicht auch die Bearbeitung der gescannten Dokumente wichtig? Sonst brauche ich doch kein papierloses Büro.

@tobiasint-veen3363 3 года назад

Danke für das Video! Die Scanner App kannte ich noch nicht, werde ich aber ausprobieren. Da ich Lehrer bin und meine Materialien häufig Bilder haben, war mir OCR bisher nicht so wichtig. Wie handhabst du große Mengen, die du scannen musst? Angenommen man hat ein Skript oder ein Heft mit 80 Seiten, da macht’s mit der App keinen Spaß. Mein größter Schwachpunkt bisher sind Backups. Gott sei Dank hab ich jetzt angefangen, auf eine externe Festplatte zu laden. Dabei habe ich auch noch großzügig alten Kram, der nicht mehr gebraucht wird, aussortiert (ist meiner Meinung oft eine Sache, die vergessen wird)

@steffengebauer3979 3 года назад

Danke, sehr gutes Video👍. Deinen Kanal habe ich schon länger abonniert, denn ich finde deine Erläuterungen, kurz und auf das Wesentliche zusammen gefasst, echt klasse. Bin schon gespannt auf die nächsten Videos. Leider ist mein Englisch nicht so gut, so dass ich deine Videoempfehlung nicht ganz umsetzen kann. Vielleicht kannst du es kurz in einem Video erläutern. VG

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Danke dir! Ganz knapp zusammengefasst hat Tim ein Konzept erarbeitet, das vom klassischen Ablagesystem abweicht. Statt nach Typ (Rechnung, …) zu sortieren, sortiert er nach der Bedürfnispyramide. Also von überlebensnotwendig bis nice to have. Das hat natürlich den netten Nebeneffekt, dass man Backups direkt nach der Prio Staffeln kann.

2 года назад

Hilfreiches Video. Danke 🙏

@grafmarzipan9834 2 года назад

Quickscan habe ich selber im Einsatz da OCR dort deutlich besser klappt als bei unseren Consumer MFP. Auch die lokale Verarbeitung der Daten finde ich echt gut gelöst.

@ronnylukoczki3188 3 года назад

Tolles Video, Danke dafür!

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Danke!

@alexanderst4101 2 года назад

Hi, super Erklärung, vielen Dank dafür. Idee für ein neues Video: Hast du dir schon mal Gedanken gemacht wie man Angehörigen/Freunden im Notfall den Zugang zu den Dokumenten sicherstellen kann (#Notfallordner)? Ich finde das ist beim papierlosen Büro ein Punkt den man bedenken sollte. Solange man Papierordner hat, würde notfalls jeder wichtige Unterlagen finden. Im papierlosen Büro ist es mindestens passwortgeschützt, oder im schlimmsten Fall wissen Angehörige (beispielsweise die Eltern, wenn man Single ist) gar nichts davon. Da habe ich noch keine richtige Idee wie man dazu einen guten Workflow realisieren kann...

@DigitalisierungmitKopf 2 года назад

Danke für diese tolle Anregung!

@alexandershcherbak2947 2 месяца назад

Boaaaah bester Mann, danke für die Atemberaubende erklärung.

@dial66 2 года назад

Hallo Stefan, super Video, ruhig und kompetent. Hat es einen Grund, warum Du Dropbox nicht erwähnt hast. Ich nutze die schon seit Jahren und bin sehr zufrieden. App is super, da habe ich bislang die Apple Notizen-App verwendet, aber das ist der totale Krampf. Papierlos arbeite ich auch schon seit Jahren, bekomme aber immer massig Papier (Bilanzen, sonstige Auswertungen) per Post. Und daher habe ich immer noch separate Papierakten, was mich total nervt. Aber: Bislang habe ich kein einziges pdf mit OCR-Erkennung und das ist ja bei Dir mit das wichtigste. Kann ich das auch nachträglich in einer Art Stapelverarbeitung nachholen? PS. Mein Scanner ist sonst der Fujitsu ScanSnap 1500, genial und schnell.

@liquidmotiondzn 3 года назад

Gutes Video, die Scan-App werde ich mir mal anschauen. Würde empfehlen Backups nicht auf USB-Sticks zu speichern. Die gehen schnell mal ohne ersichtlichen Grund kaputt. Oder gehen gerne mal verloren. Bei größeren Dateien lohnen sich 2 externe Festplatten. Eine als Backup und eine als Archiv. Somit ist man dreifach abgesichert. 1. Cloud 2. Backup Festplatte 3. Archiv Festplatte Am besten auch alle 1-2 Wochen ein Backup erstellen. Und dann einmal im Monat das Backup auf die Archivfestplatte zusätzlich übertragen. Die Festplatten provisorisch alle 4-5 Jahre tauschen. Gibt auch spezielle die auf lange Lebensdauer ausgelegt sind mit speziellen Gasfüllungen, aber das geht zu sehr ins Detail. Ist natürlich auch immer abhängig von der Relevanz der gesicherten Daten.

@RisingMoviez 2 года назад

Zwei Festplatten würden sicherlich hervorragend im RAID(1)-Verbund arbeiten. Muss ja auch nicht direkt ein dedizierter Controller sein, softwaretechnisch würde sich das auch realisieren lassen. Dabei fällt dann auch die präventive Neuanschaffung für die Festplatten weg. Empfehlen würde ich eine WD Rot Pro mit 1.000.000 Stunden & 13 TB/Jahr Laufzeit.

@MakbuleCanbolat-q3h 12 дней назад

Selten so ein gutes Erklär-video gesehen 👍sehr gut erklärt. Vielen Dank. 🙏

@DigitalisierungmitKopf 11 дней назад

Danke für das Lob! Das freut mich sehr!

@BernhardHofer-xx2fy Год назад

Super Beitrag - sehr hilfreich, Danke! Hast du auch eine Lösung für Rechnungen, die per Mail als pdf kommen und OCR-lesbar gemacht werden sollen? Geht das mit der von dir vorgestellten app?

@DigitalisierungmitKopf Год назад

Dafür kann ich dir meine aktuellen Videos zu paperless-ngx sehr empfehlen, damit geht das.

@likethewind903 3 года назад

Hey, du speicherst deine Daten ja auch auf einem Synology NAS, oder? Und nutzt ja auch OCR. Jetzt hab ich das Problem, dass sich, auf dem NAS gespeicherte PDFs nicht mit Windows durchsuchen lassen. Hast du da eine Lösung?

@kilianfrank3274 2 года назад

Super Übersicht!

@Reschir1 3 года назад

Tolles Video! Danke

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Gerne doch 😊

@e.scheka2101 3 года назад

Habe irgendwo gehört das man in pdf-a scannen soll weil sonst die scanns nicht akzeptiert werden da die eventuell gefälscht seien können. Dann ist aber die ocr nicht vorhanden. Meinst da ist was wahres dran?

@kevinbaumgartner Год назад

Hi Vielen Dank für dein cooles Video Gibt es einen Grund warum du nicht die integrierte Dateien App von Apple verwendest um die Dokumente zu scannen und zu speichern?

@klemmerle 4 месяца назад

Hat er doch gesagt - erstens zu unsicher da kein Backuo, zweitens schlechte Texterkennung innerhalb des Dokumentes bei Suche

@johannespapst3319 7 месяцев назад

Hallo, wieder mal passgenau und informativ. Ich wollte auf meinem iPhone die ScanApp installieren. Leider zeigst Du nicht Layout des Programms ich habe jede Menge Fundstellen angezeigt bekommen. Gibt es spezifischere Infos zu Quickscan? Gruß Johannes 😊

@christianschurmann4333 2 года назад

Sehr gutes Thema, ich habe jedoch ein Problem wenn ich die abgespeicherten Fomulare aktiv bearbeiten möchte. Ein Video dazu wäre toll. Zum Beispiel anhand eines Antrags in dem man mehrere Dinge eintragen muss. Sonst aber super Video.

@franzgruber4159 Год назад

Ja, das mit dem verkompliziern ist auch eins meiner Probleme. hab mir gestern ein iPad geholt und gesehen, dort kann man im Dateimanager den Dokumenten Tags zuweisen und damit sortieren, super einfach und bei mir ausreichend. z.B. Rechnungen, Angebote, bei wenigen Kunden auch Namen, Steuer + Jahrgang.

@DigitalisierungmitKopf Год назад

Keep it simple ist definitiv der richtige Ansatz!

@franzgruber4159 Год назад

@@DigitalisierungmitKopf Hab für Windows, Linux und Mac ein kostenloses Programm namens Tagspace gefunden. Nicht die eierlegende Wollmilchsau, teils etwas seltsam in der Bedienung. Ähnlich wie bei MP3 Tags kann man für allerlei Dokumente Tags und Taggruppen anlegen. Falls dazu noch keine Video hast, guck gerne mal ;)

@dieterhamacher4859 3 года назад

Sehr hilfreich 👍

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Freut mich!

@eugensurkov8106 11 месяцев назад

Hallo, mich würde die ausführliche Unterstützung zum Unterpunkt "speichern und sortieren"interessieren. Mit freundlichen Grüßen

@aka5707 2 года назад

Danke für die Erklärung, wie ich das mit einem Blatt mache. Aber das will ich doch nicht bei einem ganzen Ordner für jedes Blatt wählen wo es hin soll. Manche Briefe haben auch mehrere Seiten, die zusammen gehören. Wie mache ich das?

@DigitalisierungmitKopf 2 года назад

Für welche App genau? Eigentlich unterstützt jede App mehr als nur eine Seite pro PDF.

@bootifulghost8624 3 года назад

Spannendes Video! Habe bereits seit 2018 mein eigenes papierloses (privates) Büro. Bis jetzt aber immer mein MFP verwendet, der zwar scannen kann, aber kein OCR. Für OCR habe ich jeweils NAPS2 (OpenSource) verwendet. Was jeweils natürlich auch ein weiterer "Arbeitsschritt" ist. Die Quickscan App kannte ich noch nicht und ist in diesem Zusammenhang - gerade weil sie OCR kann - sehr interessant. Dazu sind die Dateien viel kleiner, als wenn ich diese mit meinem MFP scanne. Speicherplatz war zwar bis jetzt nie ein Problem, aber kann ja auch nicht schaden da sparsamer damit umzugehen. Um Dokumente zu taggen und archivieren verwende ich übrigens "Papermerge" als Docker. Kann ich Dir sehr empfehlen das mal genauer unter die Lupe zu nehmen.

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Danke für deine Anregungen! Ich kannte Papermerge noch nicht, weil ich DEVONThink als all-in-one nutze. Aber ich nehme es mal mit auf, evtl interessiert es ja mehr Leute. Danke ☺️

@bootifulghost8624 3 года назад

@@DigitalisierungmitKopf DEVONthink habe ich mir gerade vorhin auch angeschaut, da Du das bereits in einem Kommentar erwähnt hattest. Kannte ich dafür noch nicht :-). Wiederum wären mir für die Web-Oberfläche 500$ zu bezahlen auch ehrlichgesagt zu viel. Da PaperMerge OpenSource ist, kann man das via Docker schön vom eigenen Server / NAS betreiben. Setzt natürlich auch voraus, dass man ein Server / NAS hat.

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Ich finde die Weboberfläche von DEVONthink gar nicht mal nötig. Ich selber habe die App auf dem Handy und die volle Applikation auf dem Mac. Gespeichert werden die Datenbanken auf dem NAS (WebDAV).

@19elizabeth90. 2 года назад

Vielen Dank für das super Video und die Tipps. Jetzt fühle ich mich etwas sicherer. Das heißt für mich jetzt...anfangen. 🤣

@DigitalisierungmitKopf 2 года назад

Genau so muss das sein 😊

@yanniclolheimer8760 3 года назад

Gutes Video 👍👍

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Vielen Dank dir!

@Marcus-kx9hn Год назад

Tolles Video. Welche Boxen hast Du für das alte Papier verwendet? 😅

@DigitalisierungmitKopf Год назад

Das sind diese hier: amzn.to/3o3w4ri

@stefencyx8989 2 года назад

Hallo und danke für das tolle Video. Mich interessiert noch mal der Hintergrund des Backup? Also ich scanne und sichere in einer Cloud. Das ist doch dann ein Backup oder sehe ich das falsch? Oder machst Du quasi ein doppeltes Backup, falls es aus irgendwelchen Gründen die Cloud nicht mehr gibt? Ich hatte früher immer eine selbstsichernde Festplatte im Haus. Dabei hatte ich immer die Angst, was ist wenn Einbrecher diese mitnehmen oder ein Feuer alles zerstört. Wenn Du mir bitte erklären könntest wie du es mit dem Backup meinst wäre das super….👍 Danke 🙏

@DigitalisierungmitKopf 2 года назад

Eine Cloud ist noch kein Backup. Erst, wenn du die Inhalte der Cloud regelmäßig sicherst (ideal: automatisch), wird es ein Backup. Ich selber mache das sogar dreifach 😅

@jurgenbertschat2077 Год назад

Das papierlose Büro ist Thema, etwa seit Einführung der ersten Computer CD-Laufwerke vor etwa 30 Jahren. Seitdem kenne ich aber praktisch nur die papierlose Toilette. OCR kann üble Fehler verursachen. Ähnlich aussehende Zeichen werden gern verwechselt. Letztendlich kostet das Gegenchecken mehr Zeit als das Abtippen. Gute OCR darf gern was kosten

@beule1808 2 года назад

Schönes Video. Ich persönlich finde die App umständlich. Daher nutze ich „scanner pro“ in Kombination mit icloud. Dort wird die Datei beim Druck auf Speichern automatisch in einem Ordner abgelegt, den man in den Einstellungen hinterlegt hat. Erkennung der Seiten und OCR sehr gut, Dateigröße in Ordnung und super Möglichkeiten zur Nachbearbeitung, wenn doch mal was nicht passt.

@DigitalisierungmitKopf 2 года назад

Ja ich nutze auch Scanner Pro als Haupt-App. Kostet aber mittlerweile für Neukunden eine Abogebühr, daher habe ich auch eine kostenlose Alternative empfohlen.

@eugensurkov8106 11 месяцев назад

Hallo, super Video, was mich nich interessiert oder ich es nicht finde. Der Unterpunkt Speichern und sortieren. Die Organisation, die ich von vorne rein und die Dokumente richtig ablege. Danke Mfg.

@JakDanielzTube 3 года назад

Gutes Video… was mir noch gefallen würde, wenn du näher auf die Ordnerstruktur deiner Dokumente eingehen würdest. Wie handhabst du das?

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Danke! Dazu ist schon ein Video geplant 😉 Ich nutze keine Ordner im klassischen Sinne, sondern Datenbanken in DevonThink3. Ich kann dir die Ordnerstruktur von Tim aber als Inspiration sehr ans Herz legen, siehe mein gepinnter Kommentar.

@JakDanielzTube 3 года назад

@@DigitalisierungmitKopf Ein Video dazu würde super kommen, sich einfach mal Ideen einzuholen. Das war so ein leidiges Thema bei mir, wo ich mir viele Gedanken gemacht habe, aber trotzdem nicht ganz zufrieden bin…

@oliverfischer1172 3 года назад

@@DigitalisierungmitKopf Ich habe nach langer Recherche nun auch angefangen, DEVONthink 3 zu nutzen. Die Einarbeitung mit einem ca. 500 Seiten umfassenden Ebook ist nicht einfach. Mich würde dein Workflow interessieren. Wie sieht eine sinnvolle Ordnerstruktur aus? Wie kann man darin die eingescannten Dokumente automatisiert in Gruppen ablegen lassen? Eine generelle Vorstellung von Devonthink 3 wäre ebenfalls interessant, da es kaum Videos dazu gibt. Dies alles nur mal so als Anregungen für zukünftige Videos... ;-)

@jorggiesen187 3 года назад

Sehr schön erklärt, inkl. Erfahrungsbericht👍, 🙏 Ich muss endlich anfangen 😄

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Danke 😀Ja, leg los, wenn der erste Schritt mal gemacht ist und die ganzen unwichtigen Dokumente im Keller gelandet sind, fängt es erst so richtig an Spaß zu machen.

@markuspascal8098 Год назад

Ich benutze zur Speicherung der OCR-PDF Dateien tatsächlich die ICloud und über den OSX eigenen Index Spotlight finde ich auch Dateien über den Inhalt, also ohne Dateinamen. Das Funktioniert auf allen über die Apple-ID integrierten Geräten, auch über Freigaben für andere Nutzer der Familie. Einzig auf dem mobilen Device Mit der App “Dateien“ geht es nicht. Mein Workaround ist VPN und der Zugriff auf einen MacMini im Keller per VNC. So finde ich die Datei vom Handy oder IPad falls ich keinen Laptop dabei habe. Copy und Paste des Dateinamens ermöglicht mir dann das öffnen der Datei auf dem mobilen Device.

@kpe11 Год назад

Was ich für den perfekten Einstieg brauche ist eine „Schmierzettel-App“ - bewege mich auf Baustellen und muss laufend mal ne kleine schnelle Skizze mit Notizen dazu machen, die ich dann am besten weg schicken kann. Das MUSS auch ein total einfaches Programm sein. Alle die ich kenne, haben noch zich andere Funktionen, die bei einem „Schmierzettel“ einfach stören.

@VincentVegas64 2 года назад

Für PC und Android wäre das mal nett. Ich ziehe Evernote als Ablage übrigens eindeutig vor.

@stephanhartung471 3 года назад

Erkennt die App auch Handschriften, beispielsweise Sütterlin? Viele unserer hochbetagten Kunden benutzen zwischen 70 und 90 Jahren keinen PC, kein Smartphone, usw.

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Handschrift leider nicht, das ist mir bisher nur aus Apps bekannt, wo der Nutzer die Handschrift via Stifteingabe eingibt. Dann nämlich steht der App auch eine Information über die Richtung bei jedem einzelnen Buchstaben zur Verfügung, was die Texterkennung erst ermöglicht. OneNote kann das, aber soweit ich weiß eben nur bei Stifteingabe des handschriftlichen Textes.

@user-sm2in1pg7d 6 месяцев назад

Kann man die Dokumente statt auf drive hochzuladen, alles lieber auf usb stick machen? Lg

@DboyHamburg 3 года назад

die Ablage und das Backup lässt sich noch über Hazel (Mac) oder File Juggler (Windows) automatisieren

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Genau, danke für den Hinweis. Darauf wollte in in einem „Advanced Workflow“ eingehen 😊 Hazel kannte ich, das Windows-Pendant noch nicht.

@DboyHamburg 3 года назад

@@DigitalisierungmitKopf noch genialer als Hazel ist Keyboard Maestro, wenn auch etwas lernintensiver

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Danke! Hab ich mir notiert.

@alexanderuibelacker7341 8 месяцев назад

Alles gut und schön wenn man strom hat nur was wenn du kein strom und kein agregat hast was dann?

@DigitalisierungmitKopf 8 месяцев назад

Guter Punkt. Ich für mich habe gesagt, dass in dem Fall, dass ich keinen Strom habe, andere Probleme da sind, die weitaus schlimmer sind als meine Dokumente temporär nicht zu erreichen. Aber das ist natürlich eine individuelle Einstellungssache.

@guntermai9455 9 часов назад

Apple iCloud - mit der Spotlightsuche findet man auch die Inhalte von PDF's (mit OCR Layer)

@anitafries1623 5 месяцев назад

Hallo ist die Quick Scan App immer noch up to Date ?

@anitafries1623 5 месяцев назад

Könnte ich bitte die genaue Bezeichnung haben, Quick Scan ist im App Store nicht kostenfrei Von wem bzw. Bitte die genaue Bezeichnung Lb Dank !

@riegerkh 3 года назад

Hallo, hast du auch eine vergleichbare Android App als Empfehlung bitte?

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

ScannerPro gibt es auch für Android.

@sebaton4820 2 года назад

Beim Scannen mit der App habe ich immer wieder Probleme mit geknickten Dokumenten, beispielsweise bei Briefen. Gibt es hier einen Trick, um die Dokumente flach zu bekommen?

@DigitalisierungmitKopf 2 года назад

Ich knicke sie einmal in die Gegenrichtung, das hilft meistens gut genug für einen sauberen Scan.

@wegberg88 11 месяцев назад

Tolles Video.. Ich habe eine Synology Nas und nutze drive für meine Daten Fotos usw. 2 Wege sync. Könntest du bitte mal ein Video machen wie man die scans dann automatisiert in dem NAS speichert und sortieren lässt. Zum Beispiel Briefe von Amazon in Ordner Briefe->Amazon und von anderen dann Briefe mit jeweils von dem anderem Absender. Danke schonmal für dein tollen Content 😊👍🏻

@felixholtschmit7383 3 года назад

Hallo, freue mich schon auf das Video👍 Wird bestimmt wieder mal ein cooles Video Mach weiter so wie du bist 👍👍 dann kannst Du alles im Leben schaffen Vg Felix 👍

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Danke für deine netten Worte, Felix 😀

@felixholtschmit7383 3 года назад

Gerne so Menschen wie dich sollte es öfter geben und die haben solche Worte auch verdient

@felixholtschmit7383 3 года назад

😀👍

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Habt ihr das auch mitbekommen, dass OneDrive euch nicht mehr nach Volltext suchen lässt oder bilde ich mir das nur ein? Vor ein paar Jahren ging das doch ziemlich sicher noch... Wer sich für das Strukturieren seiner Dateien interessiert, dem kann ich dieses Video von einem Freund sehr ans Herz legen: ru-vid.com/video/%D0%B2%D0%B8%D0%B4%D0%B5%D0%BE-7qr43S8gJZ8.html

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

@@jorgw.6011 Bei mir immer noch nicht. Hast du es mal mit neu hochgeladenen Dokumenten versucht?

@utschWU 2 года назад

Synology Drive bietet auch suche mittels durchsuchbaren Dateien

@nicoadrian6261 2 года назад

Es geht auf jeden Fall mit OneDrive for Business, das kostet aber

@TwoWarPlayers 2 года назад

Schöne Wandfarbe, hast du die noch im Kopf wie die heißt?

@redhair-viking 2 года назад

Habe es einmal mit OneDrive getestet. PDF (mit OCR) hochgeladen. Suche in Android und IOs erfolglos. Unter Windows wird es gefunden, allerdings ist dafür nicht die OD Suche, sondern die Windows Suche zuständig. Da ich es aber von Evernote kenne, dass es u.U. schon mal etwas dauern kann, habe ich auf dem IPad und auch Anddroid Telefon einen Tag später noch einmal geschaut. Und siehe da, da konnte ich die Volltextsuche nutzen. (Bei IOs steht auch der Hinweis, dass es ggfs. mal etwas dauern kann, bis Ergebnisse erscheinen.)

@Matschbacke25 2 года назад

Was sagst du zu Boxcryptor?

@DigitalisierungmitKopf 2 года назад

Habe ich noch nicht getestet. Macht an sich sicherlich Sinn, ich persönlich brauche es aber nicht. Bei mir kommt die Cloud nur für Backups von Dokumenten direkt von meiner Synology ins Spiel und da verschlüsselt meine DS918+ bereits vor dem Upload in die Cloud.

@KurtGerster 2 года назад

Gutes Video, aber suboptimal, dass man dann in Google-Drive eine Endlosliste von PDFs mit kryptischen Namen hat und (ohne Suche) keine Ahnung was es sein soll.

@DigitalisierungmitKopf 2 года назад

Google Drive soll auch nur das Backup sein. Zum Zugriff von allen Geräten aus nutze ich dann Synology Drive.

@hb147hb 3 года назад

Welche App kannst du für Android empfehlen? Danke

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Probiere es mal mit ScannerPro. Alternativ noch Adobe Scan.

@rasoban 3 года назад

ScannerPro. Die gibt es für IOS und Android.

@dominikmayer94 2 года назад

S/w reicht zum archivieren vollkommen und hat nur ein Bruchteil des Speicherbedarfes. Gerade wenn man mit Revisionen arbeitet kommt mir der Zeit ein großes Volumen zusammen

@docchris4004 3 года назад

Mein erster Fehler war, am Scanner zu sparen. 500€ für nen ix500 waren mir zu teuer und dabei kann ich den voll absetzen. Zweiter Fehler war, dass ich mir keine gute Ablagestrategie überlegt habe. Jetzt habe ich zwei Ordner Namens inbox-praxis und inbox-privat und abends leere ich die und sortiere die Dokumente in die entsprechenden Verzeichnisse. Disziplin gehört auch brim papierlosen Büro unbedingt dazu. Wieder mal tolles Video. Freue mich schon auf die nächsten Folgen. Chris

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Danke für deine Insights und auch das Lob! Da du das papierlose Büro wohl auch beruflich nutzt ("Praxis"), gebe ich dir beim Scanner vollkommen Recht. Hier ist das Scanaufkommen hoch und es lohnt sich absolut in einen guten Scanner und Software zu investieren. Wenn du übrigens weitere Ideen für neue Videos hast (auch echte Problemstellungen aus der Praxis), schreib mir gerne über Instagram, dann nehme ich das mit auf.

@mexxn.6193 3 года назад

Den Fehler habe ich auch gemacht. Trotz OCR würde ich nicht alles in einen Ordner scannen. Neues was ich scanne lege ich gleich brav ab xD

@docchris4004 3 года назад

@@mexxn.6193 das ist auch auf jeden Fall vorzuziehen, aber meist fehlt mir dafür zwischendurch die Zeit. Wenn ich viel zu scannen habe, mache ich alles am Abend und lege es auch sofort in den richtigen Ordner. Der Vorteil einer Inbox auf dem Desktop ist aber auch, dass ich PDFs, die per Mail kommen, per Drag and drop schon mal in die Inboxen vorsortieren kann und die email wandert ins Archiv.

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Da wäre doch sicherlich eine Automatisierung interessant, die Mails nach PDFs durchsucht und automatisch kategorisiert, oder? Hast du dir schon mal DevonThink angeschaut? Das Tool ist so mächtig, dass ich jeden Tag was neues lerne.

@mexxn.6193 3 года назад

@@docchris4004 Inbox ist bei dir einfach ein Ordner wo du alles reinschiebst und dann von Zeit zu Zeit sortierst oder?

@tjahebro6993 3 года назад

Gibt es auch eine App Empfehlung für Android-Nutzer?

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Adobe Scan oder Scanner Pro 😉

@tjahebro6993 3 года назад

@@DigitalisierungmitKopf Eine kurze Frage habe ich dann doch noch. Warum nutzt du nicht zum einscannen die eingebaute Scan-Funktion in der Drive-App? Meiner Erfahrung nach läuft in der Cloud auch eine OCR Software über die Dokumente?!

@jorgw.6011 3 года назад

Wichtige Dokumente vor dem Scannen mit einem Paginierstempel markieren und die Kiste oder Ordner mit den Nummern von bis beschriften. So findet man die Originale innerhalb von Sekunden wieder.

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Stimmt, das macht ab einem gewissen Volumen Sinn. Ich mache es bewusst nicht, weil ich noch nie ein originales Dokument suchen musste. Wenn man das öfters braucht, ist es sicherlich hilfreich, mir genügt hier eine Zuordnung nach Jahren (sieht man ja auch im Scan).

@beateulrich7891 3 года назад

Oh. Danke, und was mache ich mit den älteren Papieren? Oha.

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Das ist der Knackpunkt. Man fängt nie an papierlos zu arbeiten, wenn man sich an den alten Papieren aufhängt. Einfach die 10-20 wichtigsten Sachen scannen und ab dann nur noch digital. Dann ist die Einstiegshürde klein und man macht es endlich 😉

@olivermack8895 Год назад

Mein größter Fehler war keine doppelte Sicherung…. Physische Festplatte plötzlich defekt und in der Cloud vorher Daten gelöscht…..seither mache ich unabhängig von der Cloud doppelte Festplattensicherung 😉

@Psycoribble Год назад

Kleiner Tipp in Sachen Backup, NAS mit RAID 1 oder mehr, dann ist alles mit maximaler Sicherheit gespeichert und verbleibt bei euch im Büro/Zuhause :)

@DigitalisierungmitKopf Год назад

Ein RAID ist aber kein Backup. Beides zusammen ist gut, nur RAID alleine hilft nicht viel (siehe mein Video zum Datencrash auf der Synology) ;)

@olifantipfoten6960 Год назад

Von iCloud in Verbindung mit iPhone bin ich weg. Ich mag das Apple Universum sehr. Aber wenn mir mein iPhone verloren geht und jemand mein Passwort kennt, hat dieser Mensch vollen Zugriff auf meine Daten. Daher liegen diese auf OneDrive, ohne dass ich diese mit meinem iPhone verbunden habe. Ich scanne in iOS Dateien über „Dokument scannen“ meine Papiere ein. Dazu habe ich mir einen Kurzbefehl geschrieben, der auf diese Funktion zurückgreift und zuvor Metadaten zum Schriftstück abfragt und anschließend in den „Eingangsordner“ ablegt. Dieser wird von mir am MacBook regelmäßig bearbeitet, indem ich die Dateien in die jeweiligen Ordner im OneDrive lege.

@Kixxxize Год назад

One Drive -> OCR -> pdf Datei hochladen, 24h warten, dann kann man im Dokument auch suchen und finden

@sweetcurvyfashion Год назад

Macht one drive automatisch OCR?

@robinhood20233 2 года назад

Google findet die Dokumente auch ohne OCR.

@DigitalisierungmitKopf 2 года назад

Ja, weil sie unverschlüsselt bei Google liegen. Google macht dann die OCR für dich und du kannst sie nur im Google-Ökosystem nutzen. Wenn du das nicht willst, solltest du OCR bei dir lokal machen.

@robinhood20233 2 года назад

@@DigitalisierungmitKopf Bei OneDrive liegen sie auch unverschlüsselt.

@DigitalisierungmitKopf 2 года назад

@@robinhood20233 Bei mir nicht. Ich lade dort nur automatisiert verschlüsselte Backups hoch.

@robinhood20233 2 года назад

@@DigitalisierungmitKopf Die sind aber dann dort auch nicht mehr durchsuchbar bzw. über die Suche auffindbar, außer vielleicht über den Dateinamen. Es geht doch ab Minute 10:16 um das Suchen von Dokumenten in Clouddiensten. Wie Du bei Minute 10:18 richtig festgestellt hast, finden GoogleDrive Dokumente auch denn, wenn Du nach Begriffen aus dem Inhalt suchst. Das geht aber nur, wenn das Dokument NICHT verschlüsselt ist. Im Video empfiehlst Du GoogleDrive, weil man damit eben Dokumente auch nach Inhalt durchsuchen kann.

@DigitalisierungmitKopf 2 года назад

@@robinhood20233 Richtig, da habe ich aber eine einfache Basis-Lösung für ein papierloses Büro vorgestellt. Hier ergibt sich genau wie du sagst der Nachteil. Bei meinem persönlichen Setup sieht es anders aus, da nutze ich fremde Clouds nur für verschlüsselte Backups: ru-vid.com/video/%D0%B2%D0%B8%D0%B4%D0%B5%D0%BE-U-xxDkQSOzs.html

@moritz3769 Год назад

Ärgert mich brutal dass die Volltextsuche nicht bei der iCloud funktioniert

@DigitalisierungmitKopf Год назад

Hast du dir mal paperless-ngx angeschaut? Damit wäre man unabhängig von Clouds und trotzdem zentral (Server).

@moritz3769 Год назад

@@DigitalisierungmitKopf hab ich gerade mal, aber ich weiß nicht so recht. Bezahle halt auch für die icloud und das ist halt das einzige was noch fehlt, sonst bin ich echt mit der Cloud zufrieden. Am meisten ärgert mich, dass sie das locker könnten, da man ja auch ohne Probleme Text in Bildern suchen kann… da müssten pdf‘s doch auch locker machbar sein

@doanutTHEnut Год назад

Mein Plan war ohne Cloud, dafür mit Nas einsteigen

@DigitalisierungmitKopf Год назад

Dann bist du auf dem Kanal goldrichtig ;)

@aweidt.stefan2012 3 года назад

Du solltest unbedingt Yandex und Google einmal miteinander vergleichen. Weil je nach dem, wie und was man verwalten möchte, hat Yandex klar die Nase vorn. Bei Microsoft und seiner Cloud OneDrive, habe ich immer das Gefühl, das mir die Stasi über die Schultern schaut. Google hat gegenüber Microsoft einen besseren Service, für den Fall wenn man doch einmal Hilfe benötigt. Für mich als Privatanwender, stehen seit vielen Jahren schon Google und Yandex mit all ihren Service + Cloud auf den 1. Platz.

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Danke für den Hinweis, schaue ich mir an 😊

@rocus80m 2 года назад

Schönes Video, aber schau nächstes mal in die Kamera und nicht dran vorbei. Das ist ein wenig irritierend ;)

@beateulrich7891 3 года назад

Doch nur digital ab jetzt wäre gut.

@dianaluize Месяц назад

Ich habe ein Android Handy, das Video is Apple fokussiert:(

@DigitalisierungmitKopf 17 дней назад

Das steht aber so sogar im Titel ;)

@dianaluize 17 дней назад

@@DigitalisierungmitKopf stimmt :)

@bertschulze 3 года назад

Werden hier Kommentare gelöscht? Und wenn ja, warum?

@DigitalisierungmitKopf 3 года назад

Nicht von mir.

@bertschulze 2 года назад

@@DigitalisierungmitKopf ok, danke für die Info. Schade, ich hatte ellenlang mein Einsatzfeld beschrieben. Abends war mein Kommentar noch vorhanden, morgens verschwunden.

@DJone4one 3 года назад

wer den stecker zieht, hat dann wohl pech.

@andreassimon2283 6 месяцев назад

Hallo, der Begriff "papierloses Büro" ist hier maßlos übertrieben. Es geht um eine Dokumentenverwaltung für einige, relativ wenige Papiere. Und selbst da würde ich immer einen Scanner kaufen. Viele Menschen haben doch einen Drucker, warum dann nicht einen All-in-One-Drucker? Kostet auch nicht die Welt. Beruflich und privat habe ich diese Fotos von Rechnungen, Bescheiden usw. bekommen, und es ist manchmal eine Qual, das zu lesen. Das, was hier geschildert wird, ist eine sehr einfache Billiglösung. Finde ich nicht so gut.

@DigitalisierungmitKopf 6 месяцев назад

Es geht hier auch um einen Einstieg. Auf meinem Kanal findest du mehr als genug Infos für Lösungen, die auch Gewerbetreibenden genügen.