Du solltest mal ein paar Bilder aufhängen und die ein oder andere Grünpflanze hinstellen. Bringt keinen direkten Mehrwert für dein Business aber der Wohlfühlfaktor geht deutlich hoch. :)
Hinter mir wird noch ein Whiteboard angebracht, Pflanzen stehen in den im Video nicht sichtbaren Bereich - du hast aber recht, das macht echt viel aus!
Wichtigster Punkt: Datenspeicherung und die externe (!!!) Datensicherung (Backup) auf z.B. einem NAS mit Wechsel USB Platten oder am besten zweiten NAS. Das sollte man nicht vergessen. Was für einen Scanner/Drucker nutzt du/ihr?
NAS? Und dann brennt die Bude ab und alles ist weg! Mein Tipp ist ein Programm namens Arq, damit kann man verschlüsselte Backups in die Cloud schieben. Denn das ist der sichere Weg um Daten sicher abzulegen. Aktuell bin ich beim Xerox Workcentre 6515dn als Hauptscanner. Hatte davor einen HP Dokumentenscanner. Parallel dazu habe ich noch zwei "große" Kyocera Drucker fürs Hauptgeschäft.
port29dr ja das ist der richtige Weg. Extern angeschlossene Backupspeicher im gleichen Raum sind bei Feuer oder Diebstahl nicht vorteilhaft. Verschlüsseltes Backup in einen Cloudspeicher bietet sich an. Viele NAS Systeme bringen diese Funktion bereits mit. Teilweise sogar mit Verschlüsselungsmodul (Hardware) was die Sache sehr fix macht. Ich würde heutzutage sogar soweit gehen und das NAS virtualisieren und dann verschlüsselt sichern. Hat den Vorteil das sowohl Konsistenzprüfung als auch Wiederherstellung schneller gehen. Zumal das Upgrade auf ein neueres NAS deutlich leichter.
@@the-d-r ja! Mit einem NAS. Mit der externen Datensicherung habe ich meine Daten auf mehreren Endgeräten immer zur Verfügung, durch RAID beuge ich Ausfallzeiten (defekt einer HDD) vor, etc.... Das Speichern in der Cloud wäre für mich keine Wahl, da meine Datengröße zu groß ist und ich somit Cloud zu teuer (15TB derzeit ) und auch die Anbindung zu gering. Derzeit ist mein NAS mit 4GBit/s angeschlossen. Daten Zuwachs je Auftrag 50+ GB. Daher ja zwei NAS Systeme oder mehrere externe HDD Festplatten.
@@andreeluhmann Also für ca. 24 TB zahlt man momentan ca. 40€ pro Monat, wenn man weiß, wie man es macht. Wir haben momentan ca. 50TB und nutzen Bandsicherungen als On-Site Backup und ein Speicher-Cluster mit Lizardfs für die Offsite-Sicherung.
@@the-d-r wo hast du dieses Angebot her? Wie ist die Datenanbindung / Verfügbarkeit? Besonders beim aus Ausfall der eigenen Internetverbindung. Aber ich denke es kommt immer auf die Datenmenge, Verfügbarkeit und Firmenstruktur ist. Ober Server, Virtualisierung Daten/Server oder für viele KMUs auch mehrere NAS Systeme.
Schönes Video. Das hätte ich in 2017 gebraucht. Da haben wir unsere Auswanderung nach Paraguay vorbereitet und alles, aber auch wirklich alles digitalisiert, um kein Papier mitnehmen zu müssen. Über 300 Bücher gescannt .... Bist Du im Oktober auch auf der Paperless Conference in Köln?
@@Unternehmerkanal Besonders: OCR-Software, die ist (wirtschaftlich) lebensnotwendig. Aber man glaubt nicht was alles ein Hilfsmittel ist. Selbst ein gewöhnliches iPhone oder iPad hat das Potential ein vollwertiges Hilfsmittel zu sein. Und das schon von Werk aus. Beginne derzeit (mit Hilfe von Tech-Unis) einen Blindenführhund-Roboter zu kreieren. (Aktuell erst bei Der Planungsphase.) Der Markt/Bedarf wäre da, aber wie Durchführen? Vor allem, wie finanzieren?: Sponsoren, Crowdfunding, ... Es dürfte aber kein Glücksspiel werden. Das Projekt ist zu wichtig um es in den Sand zu setzen.
Guter Beitrag, vor allem die Caya Geschichte ist SEHR interessant, kannte ich noch gar nicht. Bin auch schon seit Jahren dabei so viel wie möglich zu digitalisieren, mit das größte Problem war und ist für mich aber immer noch die sinnvolle Archivierung. Aktuell hänge ich immer noch in einer Mischung aus Ordnerstruktur (Onedrive, überall erreichbar) und Evernote.. aber so ganz optimal ist das leider immer noch nicht. Vielleicht hast du hier noch Erfahrung oder könntest sogar ein Anschlussvideo daraus machen?
Cool, freut mich wenn es schon direkt weitergeholfen hat :) Ja das ist definitiv ein kritischer Punkt, dazu werde ich gerne noch ein Video machen. Ein Video zum Thema Backup und Sicherung auf eigenem Netzlaufwerk haben wir schon (bin gerade unterwegs und habe den link nicht zur Hand). Darf ich fragen welche Art von Unternehmen du betreibst? Evtl kann ich es im Folgevideo als Beispiel nehmen 👍🏻
@@Unternehmerkanal Hi, ja das Backup Video kenne ich auch, da hab ich auch schon seit Jahren nebenher lokal ein NAS laufen und bin jetzt zusätzlich (wegen Umfang der Daten und private Bilder etc. dazu) noch auf einen externen Backupdienst bei Hosteurope gegangen um mich zusätzlich abzusichern (läuft automatisiert über einen lokalen Acronis-Client) Bisher bin ich seit Jahren im Bereich IT-gestützte Prozessoptimierungen (von Hardware wie z.B. Einführung automatisierter Druckprozesse und ähnliches, über Einfürhung und Implementierung von Schnittstellen für Bankensoftware, Factoring-Systeme, bis ERP-System Einführung/Optimierungen und Anpassungen) tätig. Ich switche aber gerade auf ein eigenes Online-Projekt um, sodass die IT-Geschichte bis Ende des Jahres hoffentlich deutlich weniger (weg) wird ;)
@Unternehmerkanal noch ein kleiner lustiger Nachtrag, weil mein Schreibtisch auch so aussah ;) Du bist erst "echt papierlos" wenn der Eimer mit den Stiften weg ist und nur noch 1 Kuli auf dem Tisch liegt um Unterschriften leisten zu können :D (Hab ich so spaßeshalber mal eingeführt, seitdem brauch ich wirklich nur noch diesen einen (und einen Marker in der Schublade ;) )
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Plane zum Jahreswechsel die Umstellung von halb- auf volldigital. Die meisten Belegung meiner Buchhaltung erhalte ich schon seit Jahren digital. Dank deinem Hinweis zur Metro, nun auch vorn dort. Ein Ausdruck ist bisher nur für den Steuerberater erfolgt, sodass sich bis zum Jahresende doch noch etwa 1-2 Aktenordner angesammelt haben. Künftig werde ich auch diesen digital bedienen. Die wenigen Papierrechnungen - etwa 2-3 im Monat - sind schließlich schneller eingescannt, als wie der Rest zum Monatsende ausgedruckt. Erfreulicherweise muss das Papier nicht aufbewahrt, sondern kann im Anschluss direkt geschreddert werden, dessen Erkenntnis auch gleichzeitig der Grund meines Sinneswandels ist. Auch beim eher wenigen Schriftverkehr (Eingangspost) werde ich künftig so verfahren. Dies sowohl privat, wie auch geschäftlich. Per Smartphone ist es ja heute wirklich kein Akt mehr, Schriftstücke gescheit einzuscannen. Und falls es doch mal mehr wird, dann wäre mir der noch schnellere Workflow, das Geld für nen gescheiten Dokumentenscanner auch wert.
Gutes Video wie immer, vielleicht wäre es noch wichtig, dass die Dokumente in gewissen Intervallen mehrfach gespeichert werden - ich speichere alle 14 Tage ein Backup auf 2 Festplatten
Mich nerven tierisch getackerte und merkwürdig gefaltete Briefe meist von Behörden. Die bleiben auch gern Mal im Scanner hängen. Welche Lösung habt ihr dafür?
Die Faltung ist im genannten Scansnap kein Problem, die Tackernadeln werden einfach eintretet. Da gibt es tatsächlich ein Gerät für, dessen Name ich leider nicht kenne. Kostenpunkt liegt bei
Spannendes Thema, ich habe mal ein paar Rückfragen: 1) Wie machst du es mit der Disziplin? Bei mir ist es oft so, dass ich zum Briefkasten gehe. Danach wird erst einmal der Müll weggeworfen. Dann steige ich ins Auto und in der Regel sortiere ich weitere Post während der Autofahrt an den Ampeln. Und nun passiert das "blöde". Oft bleiben die Briefe dann im Auto, bis ich es irgendwann "ausmiste". Oder wenn ein wichtiges Schreiben kommt, dann bearbeite ich dies zuerst, bevor ich es scanne. Oft passiert, dass ich es dann vergesse zu scannen. Und dann flattert es irgendwo rum. Was sind deine Strategien dagegen? 2) Welche Software nutzt du? Einfache Verzeichnisse - dann ist es mit dem Durchsuchen schlecht. Wenn man dann nach einem Dokument sucht, wird man dann von den Ergebnissen erschlagen. Ist insbesondere bei Gerichtsverfahren ganz scheiße, habe ich letztens festgestellt. Man kann dann schlecht Verfahren auseinander halten, wer hat jetzt wem etwas geschrieben, etc. 3) Und was machst du mit ausgehender Korrespondenz? Früher habe ich die mit einsortiert. Aber dann hast du Dokumente, Mails, PDFs, Weitere Dateien. Vor allem für E-Mails habe ich keine Lösung.
Ja eig schon geil anderer seits ist das mist mit rechnungen , gerade wenn diese an unterschiedlichen zeiten gebucht werden (zeitraum von 7-30 tagen) und ich prüfen muss ob richtig gebucht wurde und wann, damit man nicht den überblick über finanzen verliert und auch nicht schön wenn man wie ich als frenchisenehmer an mehreren pc arbeiten muss und der hauptrechner aus sicherheits gründen keine anbindung an clouds bietet ,dh. für mich alles wieder auf nen stick und sptäter weiter verarbeiten , also bleib ich erstmal bei papier um es einmal im monat per scanner zu digitaliesieren.
Optimal wäre ein Scanner wo man ein Brief durchschickt, er automatisch Duplex Scannt und im FTP Ordner oder SMB Ordner die Datei ablegt (WLAN mit Router verbunden) wo auch gleich als PDF umgewandelt wird und OCR enthalten ist. Wird es aber wahrscheinlich nicht geben, wenn dann nur extrem teuer. (z.B. ein Flachbrett Scanner)
@@HolyAsgard1985 Schau dir mal Fujitsu ScanSnap S1300i oder ähnlich (um die 200€) an. Alternativ benutze ich eine APP auf meinem Smartphone, welche genau das macht. Natürlich für große Blattmengen nicht ganz so gut geeignet wie ein Scanner aber für einzelne Briefe (1-3 Seiten) richtig gut. Diese Macht ein Bild, haut OCR drüber und lädt die automatisch auf FTP/Dropbox/Webdav/.... in einen bestimmten Ordner.
@@HolyAsgard1985 Ja das stimmt. Eine Alternative wäre ein normaler (WLAN)Duplexscanner, welcher die Dokumente als PDF auf FTP ablegen kann (können wohl die meisten Multifunktionsgeräte). Um OCR zu bekommen gibt es dann mehrere Möglichkeiten, je nachdem welches Betriebssystem du nutzt und ob du das Ganze automatisiert haben willst oder ab und zu die Software drüber laufen lässt. Beispielsoftware wäre Abbyy Finereader oder das kostenlose Tesseract-OCR.
@@Unternehmerkanal Was soll ich dazu noch denn noch sagen; Bedarf möglicherweise etwas vor allem in der Großstadt, aber laufende Kosten und (Investition in die Geräte anfangs) und vor allem Miete natürlich so hoch, dass der rappelvoll sein muss, wenn man bei was weiß ich, um die zehn Euro pro Waschgang gerad noch so um die Runden kommen will. Also offensichtlich dumme Entscheidung aus wirtschaftlicher Sicht, auch mit Bürokratie und so. Und nein, ihr könnt das nicht verstecken, indem ihr konsequent Zahlen bei euch behält, denn die sind im Minus. Wart ihr mal in Berlin? In manchen Vierteln gibt es da ganz viele Änderungsschneidereien, echt überall. In eine von denen, meistens von Migranten betrieben, hatte mein Onkel im Hinterzimmer Smartphones repariert. Rattet mal, was mehr lief. Einen Waschsalon 2019 aufzumachen ist so selten dämlich, ich glaube, nur eine Videothek oder vielleicht ein Elektronikladen kommen an diese wirtschaftliche Inkompetenz heran.
Naja, Papierlos ist ein großes Risiko: mein Argeitgeber synchronisiert alles mit dem iPhone inkl Adressbuch, E-Mails usw. dann gab es mal Server Probleme und ich hatte keinen Kontakt im iPhone mehr, keine E-Mails. Nichts. Ohne Visitenkarten aus Papier hatte ich keinen Kunden anrufen können.
Solange man kein POP3 für Mails nutzt (hab bisher niemanden gesehen der das nutzt) liegt alles auf Servern oder optimalerweise in der Cloud, wie Gmail, Google Drive oder Outlook und OneDrive von Microsoft es vor machen. Papierlos ist super nützlich. Der Vorteil an Cloud Systemen ist zumeist, dass die Daten in mehreren Servern verteilt liegen so, dass wenn mal ein Server ausfällt die Daten vorhanden bleiben. Hast im Google Drive beispielsweise ein Dokument was wichtig ist und du gerade benötigst rufst du es unterwegs einfach auf ohne den Papierkram dabei haben zu müssen. Du kannst es schneller und einfacher verwenden. #paperless
Warum dieses Festklammern am Begriff "Papierloses Büro", wenn ein solches doch eh nicht zu verwirklichen ist? Macht Euch doch einfach ehrlich und geht zu der Bezeichnung "Papierarmes Büro" über.
bla bla bla... sorry... ernsthaft..... wie wäre es denn mal mit infos die man wirklich gebrauchen kann und nicht altbekanntes wiederholen um ein video erstellt zu haben.... wie läuft es wirklich ab, was muss man ganz konkret machen? .... blaaaa
Papierlos - schön & gut. Leider spielt das Finanzamt da nicht mit. Alle Belege und Kontoauszüge müssen als Papiere erfasst werden. Solange es kein papierlosen Finanzamt gibt, bleibt das alles nur Wunschdenken
