Sehr gutes Tutorial! Habe es mir gleich auf meine Docker-Kiste geprügelt. Läuft gut und stabil. Jetzt heißt es mit den Labels und Tags lernen umzugehen und sinnvolle Eingaben zu machen. Ich habe mal ein paar Dokumente hochgeladen, damit kann ich dann rumspielen und sie verschlagworten... Danke auch für Deine Mühe ein script zu schreiben damit das Scannen besser funktioniert.
Mega gutes Tutorial, tatsächlich genau was ich gesucht habe! Wird sich morgen direkt mal auf der QNAP eingerichet, lieber früh im Leben mit sowas anfangen :D
Moin, ich nutze unRaid und habe hier PaperlessNG aus dem Appstore als Docker installiert. Bin gerade am Einrichten und Testen :) Vielen Dank für die Ideen und Tipps aus diesem Video.
Sehr gutes Video, vielen Dank dafür :) Ich bin gerade im Aufbau und warte gerade noch auf den Scanner. Was ich nochmal interessant finde ist, wie du bei Dokumenten mit mehreren Seiten vor gehst. Zum Beispiel Vertragsunterlagen, welche aus vielen Seiten bestehen. Archivierst du dann trotzdem alle Seiten einzeln und benennst sie dann in Paperless entsprechend um? Beste Grüße
@Dyler Turden Ja genau, wenn man den Scanner auch erstmal hat, stellt man fest dass dieser sehr gut und mit unterschiedlichen Profilen konfigurierbar ist. Das fehlte mir in dem Video etwas. Also ich konnte nun zwei Profile im Scanner anlegen. Das eine Profil scannt wie im Video beschrieben einzelne Blätter und legt diese in einem separaten Verzeichnis ab, damit diese dann zusammen gefügt werden. Ein anderes Profil am Scanner scannt mehrseitige Dokumente, fügt selbst alle gescannten Seiten zusammen und packt diese in den consume von paperless.
Super gute Anleitung von dir. Ich habe das gerade genau so in meiner Portainer Umgebung aufegesetzt und bereits die ersten PDFs eingelesen. Jetzt muss nur noch der Einzugsscanner kommen. Hast du da eine Empfehlung? Aktuell schwebt mir der Brother ADS-1700w vor.
Danke :) Ja, den habe ich auch. Ich bin mit dem auch sehr zufrieden und hatte lediglich mit sehr dünnem Papier Probleme, dass er zwei einzog. Ich wollte zu dem auch noch ein Video machen, deshalb hatte ich das vorsichtshalber im Video schon erwähnt.
Prinzipiell alles richtig nur bei Flashlaufwerken bitte aufpassen, denn diese sind nicht für lange Speicherzeiten ausgelegt da die Transistoren ihre Kapazität im Laufe der Zeit ihre Spannung verlieren. Daher immer ein Backup auf eine HD-Platte machen
Eine geniale Motivation, Dein Beitrag hier und ich bin fast fertig mit meinen Vorbereitungen! Ich habe noch eine Frage, und vielleicht kannst Du mir einen Tipp geben. Bei 14:05 kommst Du auf ASN zu sprechen welches ich nutzen möchte. Kannst Du ein Beispiel nennen für ein sinnvolles Schlagwort welches automatisch gesetzt wird wenn ASN auf dem gescannten Dokument erkannt wurde? Irgendwie bleibe ich an der Stelle hängen. Denn auch wenn ein Schlagwort/Tag vergeben wurde muss ich dennoch die ASN noch setzen oder? Wendest Du das so an bzw. hat es für Dich einen Mehrwert und wenn ja welchen? Ganz lieben Dank.
Moin, ich verwende das Label "Archiv". Ich habe einen physischen Ordner "Archiv" wo fortlaufend alle Dokumente mit ASN reinkommen. Dann weiß ich vorher, welche Nummer das nächste Dokument bekommt und schreib das von Hand auf das Blatt, sodass es im Scan auch zu sehen ist. Wenn ich dann mal ein wichtiges Dokument im Original brauche, finde ich über paperless die ASN und finde es binnen Sekunden im physischen Ordner. So richtig gebraucht habe ich es noch nicht, zumal die Menge an wirklich wichtigen Dokumenten bei mir erst bei um die 30 liegt.
Hi, danke für das Video, damit löst du genau das Problem, dass ich gerade habe! Jetzt bin ich auf der Suche nach einem geeigneten Scanner. Mich interessiert, was du zum scannen gerade noch tun musst. Papier rein, Knopf drücken, fertig dank Scan-To-Network? Oder läuft das auch wieder über ne Scansoftware am Rechner? Die meisten Dokumenten-Scanner, die ich finde, haben nur diese elende Softwarelösung, oder man steigt deutlich teurer ein. Beste Grüße
Ich bin teurer eingestiegen mit ca. 300€ für den Brother ADS 1700W. Aber der ist wirklich geil. Aufklappen, kurz booten und zum WLAN verbinden lassen, zwei Tasten drücken und die Scans landen direkt per SFTP auf meinem Server mit Paperless. Zu dem Scanner kommt auch das versprochene Video bald. Viele Grüße :)
Nutz ich auch seit Anfang des Jahres und liebe es. Hat mir so gut gefallen das ich den Entwicklern sogar gespendet hab. Dieser Papierkram nervt ungemein. Mit der Mobile App push ich mir einfach alles direkt in Paperless. Leider gibts immer noch Dokumente in Papierform die ich erst Scannen und ablegen muss. Ist halt so :(
Ja ... man muss sich vorstellen, dass es extra gedruckt, verpackt, versendet, abgeholt und ausgepackt wird, nur damit es dann in einem Ordner verschwindet oder weggeworfen wird :( Die Zeiten werden sich aber noch ändern, da bin ich mir sicher :)
Hi Marty, ich hab eine Frage: "Wenn ich z.B. ein Anschreiben schicke und eine Antwort erhalte, kann ich diese zusammen fügen (Analog mit meinem Tacker) oder muß ich mit den Tags arbeiten?" P.S. so viele sind begeistert (siehe Kommentare) und keiner der 26.870 Aufrufe(r) vor 1 Jahr gab auch nur 1x 👍 "Mag ich" 🤨 Hab das zwar schon installiert, aber jetzt weiß ich was mit Korrespondenten gemeint ist Fazit: von mir bekommst Du ein 👍
Konversationen zusammenfügen geht nicht direkt, die hängst du dann einfach an den selben Korrespondenten. Du könntest das im Titel Kenntnis machen ähnlich wie bei Mails mit "Re:" oder "Aw:". Danke für die Blumen :)
Danke tolles Video. Ich bin in paperless mit der neuen Mailfunktion total glücklich. Das ist mega prima. Hadt Du eine Idee wie man zugriffsgruppen lösen kann, damit best. Personen manche Dokumente nicht sehen?? Da stecke ich gerade fest
Moin, damit habe ich mich gar nicht befasst, da ich es nur alleine nutze. In der Administration sieht es aber so aus, als könnte man diverse Gruppen einrichten und denen Dokumententypen zuordnen. Einfach mal ausprobieren :)
Danke. Wenn du einen Korrespondenten anlegst, hast du mehrere Optionen für die automatische Zuordnung. Entweder einfaches Text-Matching oder sogar eine lernende Variante, die nach ein paar manuell zugewiesenen Dokumenten auch gute Ergebnisse erzielt.
Ich hab das via Script von paperless installiert. Auf die nas wird es abgelegt dann mount und den consume Ordner habe ich freigegeben. Sodass auch von Windows ich PDFs rein packen kann. Aber wie man das sauber backuped und bei Bedarf Upgrade kann wenn eine neue Version kommt ist so unübersichtlich. Einige sagen volumes sichern andere nutzen den Exporter und importer.
Sehr gute Beschreibung von Paperless, hat mir gut geholfen. Danke. Ich habe jedoch eine Frage: Wie kann ich eine gespeicherte Ansicht wieder aus der Seitenleiste entfernen. Vielen Dank im Voraus Thomas.
Super Video und Anleitung für Paperless. Was mir jetzt noch fehlt ist, wie ich den hier erwähnte Brother-Scanner ADS 1700 sinnvoll einbinden kann. Ich bin da total Laie und kenne mich mit FTP, SMTP,.... und wie das alles heißt nicht aus. Der Scan wird derzeit vom Scanner auf den WinNotebook übertragen und dann wird das PDF-Dokument manuell in Paperless gezogen. Hier gibt es doch sicherlich bessere Wege. Das angekündigte Video für den Scanner wäre hier super. Oder bin ich zu blöd um das Video zu finden?
Hallo Marty, danke dir super Anleitung und Überblick. Sag mal, kennst du einen Tricket, das Paperless die Dokumente nur in einem Ordner abgelgt? Derzeit legt Paperless im Archiv und im Ordner "Original". Damit habe ich alle Dokumente "doppelt". Ich habe zwar ein Parameter gefunden, aber die Dokumente die ich jetzt schon drin habe, würde ich auch gerne umstellen. Gruß Oliver
guter Hinweis nochmal an die PAPERLESS_FILENAME_FORMAT Struktur ranzugehen...habe erst ca 100 files drin, aber wenn man wirklich nochmal von paperless Abstand nehmen sollte, dann ist es sicherlich von Vorteil, wie du es machst. Hab das mal geändert. Für alle die das gleiche Problem diesbezüglich wie ich hatten, weil sie Paperless auf einer synology im Portainer laufen haben --> Die Änderungen werden seltsamer weise nicht geändert via portainer --> edit/duplicate container, sondern müssen via DSM aus der Synology Oberfläche eingetragen werden..
Hi @Nico Scherer, wo genau hast du das geändert? Ich habs unter home/docker/paperless/docker-compose.env geändert, hatte aber keine Auswirkung, meine Dateien heißen nach wie vor 0000001.pdf. Muss ich den Stack im Anschluss neu deployen? Danke schon mal für die Antwort
Hi @@hansambau7544 verstehe ich nicht, warum es bei dir nicht geht ... bei mir lief es genauso, den container gestoppt, abgeändert (wie du schreibst) und gespeichert. Container wieder gestartet und ab sofort hatten die Files entsprechende Namen.
Moin Marty, vielen Dank für das Video und die Tipps. Leider bekomme ich aber das merge-script nichts zum laufen. Gibt es vielleicht irgendwo eine kurze Anleitung?
@@Besserwisserinnen hab ne Anleitung aus vielen Videos, Ableitung im Internet genommen. Und mir das genommen was mir aus wichtig und richtig erschien. Ich hab den Container einfach gelöscht.
Das ist didaktisch wirklich sowas von gut gemacht!!!!! Aber eine Frage habe ich noch: Spricht eigentlich etwas dagegen, das Ganze einfach auf dem (festplattenverschlüsselten) Laptop zu installieren und auf einen selbständigen Server zu verzichten?
@@Marty Hab das ganze über Docker auf dem Laptop installiert, die Ordner consume und media synchonisieren sich mit meiner Nextcloud, funzt super. Absoluter Lifechanger ;-)
Wow! Sehr cooles Video - vielen Dank! Zwei Fragen noch zu Paperless: 1. Kann man die automatische Erkennung und die Tags auch für die Benennung der Dateinamen verwenden? Also das automatisch dann der Dateiname erstellt wird, so wie die Tags lauten? Bsp: 2023_07_23 Rechnung Auto.pdf ? 2. Wie kann ich Dokumente an den Steuerberater schicken, die er für die Steuererklärung braucht? Ich hatte sonst immer alle Rechnungen nach Jahr und Thema sortiert und die relevanten dann verschickt. Wie kann ich das machen?
Moin, zu 1: ja dafür gibt es auch einen Dateinamen-Platzhalter in der Dokumentation. Zu 2: du könntest die Ordnerstruktur so anpassen, dass sowas wie "Steuerberater/2023/..." rauskommt. "Steuerberater" wäre dann zB. dein Dokumententyp. Dann kannst du einfach den ganzen Ordner versenden. Das ist aber relativ unflexibel. Wenn du die Tags mit in den Dateinamen aufnimmst, dann könntest du auch das Jahr mit aufnehmen und mit einem Finder-Befehl alles für ein Jahr mit dem Tag "Steuer" zusammensammeln (**/*2023*Steuer*).
Ich habe mir gerade den Dokumentenscanner "Epson WorkForce DS-310" gekauft, welcher kein WLAN hat. Kann ich nicht auch einfach via Script das Verzeichnis überwachen, in welches der Scanner die Dateien lokal speichert und es via PC in das nötige Netzlaufwerk für Paperless schieben? Sonst ein tolles Video! Danke im Voraus
Moin, jo das geht natürlich auch per Skript. Der kann aber offenbar das alles: "Scan to Email, Scan to FTP, Scan to Microsoft SharePoint®, Scan to Print, Scan to Web folders, Scan to Network folders". Mit FTP oder Network folder hast du aber eigentlich alles, was du brauchst. Oder ist der Netzwerkanschluss das Problem?
14:40 du könntest dir auch die „Patch T Trennseite“ doppelseitig ausdrucken und zwischen die Seiten legen. Oder konnte paperless-ng das damals noch nicht? So ist jdf. Stand heute mein Workflow.
Danke! Wirklich guter Beitrag der auch richtig gute Tipps zum Workflow hat. Was mich bei Paperless noch wundert, wie mache ich das wenn ich keine PDFs, sonder selbst erstellte Dokumente wie Excel Tabellen oder sonst etwas sichern will. Macht das auch Sinn oder wäre da etwas anderes besser?
Möchtest du endgültige Versionen archivieren oder sind das Arbeitsversionen, an denen es noch Änderungen gibt? Für letzteres ist paperless gar nicht geeignet.
@@MatzeMaulwurf in dem Fall ist das mehr um ein Dokumentenarchiv zu machen. Bevorzugt PDF-Files. Würde das in Kombination mit OwnCloud gehen? Sprechen die miteinander? Ich habe in meinem Workflow auch noch die Receips App. Diese macht aber eher eine Lokale Ablage und extrahiert speziell bei Rechnungen Preise, Mehrwertsteuer etc. Kannst damit gleich ein Export für eine monatliche Überweisung machen. Und hast auch eine Übersicht.
Paperless macht aus doc, xls eigene PDFs für das Archiv. Die werden beim einlesen umgewandelt/erstellt. Da kann man dann natürlich nicht mehr dran arbeiten. Ich verwalte meine Arbeitsdateien seit Jahren mit NextCloud. Das klappt super. In Paperless kommt alles, was pdf ist und archiviert werden soll. Man kann es verknüpfen. Aber das ist eigentlich unnötig. Zumindest in meinem Workflow.
Hallo Martin! Mir gefiel dieses Video sehr und ich habe vor, meine Dokumenten auch digital zu verwalten. Allerdings bin ich Anfänger, besitze kein NAS und habe auch nur einen Scanner in einem Multifunktionsdrucker ohne OCR. Aber ich hatte mir überlegt, mit meinem RaspberryPi 4 (4 GB RAM) paperless-ngx mit einer extra Festplatte zu nutzen. Ist das ratsam / umsetzbar? Meine physischen Ordner kommen langsam an ihre Kapazitäten je nach Thema, zumal ich die digitale Form gerne nutzen möchte, um Papier zu sparen. Vielen Dank!
Hi, klar das ist machbar. Ich hab es selbst auch auf einem Raspi4 laufen das funktioniert gut. Würde mir an deiner stelle eine externe USB3.0 Festplatte kaufen.
@@cordialis7464 Ich nutze eine SSD mit meinem Raspi Pi 4 . Kann dir das Argon One Case mit der m.2 Erweiterung empfehlen. Da ist die SSD mit im Case. Wichtig hier eine SATA m.2 verwenden
Jo, das wird auch funktionieren. Achte aber darauf, dass du regelmäßig Backups von deinem Archiv machst. Gerade SSDs können ohne Vorankündigung einfach sterben.
Das habe ich auch vor. Auf meinem Raspi4 läuft schon openmediavault plus usb 5TB platte (USB-Kabel getauscht, da ich einige Kommentare über Kabelprobleme gelesen hatte). OMV (NAS-Lösung) bringt Docker/Portainer schon mit.
Hallo zusammen, Wie stelle ich es genau ein, damit die eingefügten Dateien automatisch in das entsprechende dateinamenformat geändert werden? Ich finde in meinem Ordner leider nicht die „docker-compose.env“ Datei. Nur die yml Datei. Lg
Was ist bei der Software die Exit-Strategie? Wenn die Software eines Tages nicht unterstützt wird, welche Infos verbleiben am PDF? Sind dann alle Daten weg die ich mühsam eingepflegt habe, wenn ich die Software Wechsel?
Wenn du eine gute Ordnerstruktur wählst, wirst du immer alles gut finden können. Der erkannte Text hängt am Dokument, aber Tags, Korrespondenten etc. nicht.
Ich habe es mal versucht über den container manager deine paperless draufzuladen. Hier ist die problematik, dass kein passwort und benutzername angelegt ist... damit kann ich zwar die oberfläche erfolgreich öffnen. aber ohne benutzername und passwort kommt man nicht weiter.
Ich habe mir die Docker-Version instaliert. Ging alles problemlos. Leider ist paperless-ng nicht brauchbar, da in den meisten meiner Pdf zwischen den Buchstaben der Wörter und Zahlen Leezeichen eingefügt werden. Damit ist Suche und Filterung unmöglich und paperless völlig unbenutzbar. Ich finde leider nicht wirklich etwas zu diesem Problem
Moin, paperless nutzt unter der Haube tesseract für die Schrifterkennung, vielleicht findest du dazu etwas. Hast du die Sprache korrekt auf Deutsch gesetzt? Viel Erfolg!
Hab ich in meinem Netz jetzt nicht, aber entweder bietet paperless die Möglichkeit ein Zertifikat zu hinterlegen, oder du setzt einen reverse proxy (zB. nginx, traefik) davor, der das regelt.
Tolles Video! Schade nur das du zum Schluss beim Thema Archiv und Langzeitspeicherung ausschließlich auf eine mündliche Erklärung gesetzt hast und nicht im Video das Ganze noch an einem Beispiel gezeigt hast.
Gute Idee, aber das wurde schon oft behandelt. Such mal nach "Fritzbox VPN" hier bei RU-vid, oder tausche Fritzbox durch den Namen deines Routers. Ich nutze auch das VPN meiner Fritzbox. Android kann das nativ, für Ubuntu braucht man das Package "network-manager-vpnc-gnome" und unter Windows geht das mit dem "Shrew Soft VPN Client for Windows". Viele Grüße
Braucht man als Privatperson wirklich so was? Is das nicht ein overkill? Für Unternehmen mach das ja sinn aber für Private...Ich lebe in der Schweiz und hier ist fast alles digitalisiert, alles läuft über email oder ebill, steuer, rechnungen einfach alles. Post bekomme ich äuserts selten, und wenn schon dann ist es ein Brief denn man sowieso wegschmeisen kann. Das ganze aufwand scheint mir abartig um ein paar Dokumente zu sortieren. Ich habe alles auf Synology NAS und es ist leich auffindbar wenn ich es mal brauche, aber das wieder brauche ich äuserst selten.
Moin, Deutschland ist noch nicht so weit ;) Und obwohl viele Unternehmen mittlerweile eine digitale Version ihrer Rechnungen versenden, hat man noch keinen zentralen Ablageort. Das Knüllerfeature ist die Texterkennung und Durchsuchbarkeit. Aber für jemanden ohne IT-Affinität ist die Lernkurve sicherlich zu steil.
Moin, später im Video zeige ich noch wie ich mehrseitige Dokumente in einzelnen Dateien zusammenführe. Ich hatte das erst über ein Pre-Consume-Skript probiert, was leider nicht funktioniert hat. Daher ist das nur noch von meinen Versuchen übrig. Generell kannst du Pre- und Post-Consume-Skripte definieren, die von Paperless aufgerufen werden, wenn das Tool neue Dokumente erkennt bzw. mit der Verarbeitung durch ist.
