Si deseas o necesitas ayuda personalizada en temas de gestión documental, pregunta por mi asesoría en archivística, en donde podremos abordar temas como: - Asistencia técnica y visitas de acompañamiento. - Revisión y guía en procesos de levantamiento de TRD, CCD, TVD. - Organización de Archivos y transferencias primarias. - Diseño y/o diagramación de formatos de gestión documental. - Entre otros temas. Coméntame tu caso a mi correo electrónico: luis.unigarro1003@gmail.com
@@nirsaviasusbenitez5182 Si señorita, si deseas mas información al respecto te invito a que me contactes a través del correo electrónico luis.unigarro1003@gmail.com
Felicitaciones Luis Eduardo explicas muy bien, gracias por toda el conocimiento que nos regala. Esta enseñanza no se compara con la dada por los profesores de mi Universidad, lo admiro.
Gracias Claudia 😊 , ánimo que todo lo que aprendas sea poco, sea mucho, sea diferente, toma lo que te sirva y mejoralo, profundiza y poco a poco formaras tu propio conocimiento.
gracias buenos vídeos, una pregunta que instrumentos se utilizan para la valorización documental para valores primarios y que acta debe tener la estructura para formalizar SIA y GI
Hola soy lizeth. Quiero agradecerle por compartir sus conocimiento.Quiero decirle que me encantan sus videos.. yo empecé hace poco a realizar mis practicas de Gestión socumental del sena. Me siento algo enredada ya que no realizo ningún tipo de practica durante el tiempo que estuve haciendo el tecnológico y hay momentos en los que no se como aplicar los conocimientos. Me enredó. Pero sus videos aclaran un poco las cosas. Gracias😁
Saludos Quisiera saber si un técnico en Asistencia en organización documental egresado del SENA puede acceder a una tarjeta expedida por el Colegio Colombiano de Archivistas.
Hola, no estoy seguro, creo que debe decir Técnico profesional en archivistica tu titulo. Sin embargo en la página web del Colegio Colombiano de Archivistas puedes consultarles directamente al correo electrónico ccarchivistas@hotmail.com, te recomiendo que plantees bien tu interrogante con ellos y asi estas seguro de hacer o no el proceso de expedición de la tarjeta de Archivista.
Luis eduardo, el contenido del video esta muy interesante el problema esta es el audio casi no se escucha, sus svideos no los he podido utilizar en el salon de clase por que no se escucha casi nada
De poder puede siempre y cuando sepa lo que hace, ahora bien, no debería si no tiene tarjeta profesional acreditado por el colegio colombiano de archivistas ya que para ejercer la profesión debe estar acreditado. Revisa la Ley 1409 de 2010. Saludos 😁🤙
Hola Luis Eduardo. Gracias por este material tan completo y profesional. De pronto tienes vídeo sobre el paso a paso de transferencia primaria y secundaria?
La mayoría de acuerdos fueron unificados por el Acuerdo 01 de 29/02/2024 "Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
1. Actualizar las TRD para que reflejen las series y subseries que no estan incluidas . 2. Tratar de adaptarse a las series existentes en la TRD actual. Si definitivamente el punto 2. No se puede por que de ninguna forma se adapta archivar los documentos en una serie que no se asemeja, lo mejor es actualizar las TRD.
luis me veo todos tus videos para poder presentar pruebas del estado, quisiera saber si puedes hacer un video explicando no muy a fondo sino más por encimita ya que sería un poco tedioso, explicando todo el proceso con un documento desde su producción hasta su fase final, incluyendo la utilización de TRD, es decir en qué tiempos entra cada instrumento archivístico, espero hacerme entender, te agradezco.
Hola Pilar, como tú lo mencionas, sería bastante complicado realizar un video de esa magnitud, ya que cada documento es un mundo aparte, tienen diferentes trámites, se elaboran diferente dependiendo de su finalidad, unos son simples otros son complejos, algunos no están dentro de la TRD, todo puede variar, por lo que mejor te lo explico por este medio. Antes de iniciar un TIP rápido que espero tengas en cuenta: si las pruebas son de la CNSC dependiendo de si es escrita o funcional (Practica), puede cambiar el enfoque de las preguntas que te realicen y aun así también debes tener en cuenta los ejes temáticos y tu cargo para que no vayas a desgastarte estudiando cosas que no te van a preguntar, te lo digo por experiencia. Teniendo claro lo anterior... Lo que te puedo recomendar respecto al ciclo vital de un documento sea cual sea desde su producción hasta su disposición final, es lo siguiente: En la producción documental algunos formatos tienen el espacio para colocar el código de la TRD dependiendo de la serie o subserie que se este a punto de utilizar en el momento de generar el documento, así que si sabes de que tema será el documento ya sabes que debes buscar en tu TRD que código colocarle. Una vez se produce el documento y se firma este va a su destinatario que puede ser al interior de la misma empresa o a un destino externo de la empresa, en todo caso deben dejar copia para recibido y archivar el documento copia con el acuse de recibido como testimonio del trámite que se realizó. Los documentos una vez finalizan el trámite deben reposar debidamente archivados en la serie y o subserie documental según la TRD en una unidad de almacenamiento adecuada (Caja, carpeta, estante) debidamente organizados, rotulados e inventariados. Una vez se vencen los tiempos de retención documental en el archivo de gestión (que dependen de la TRD o TVD) debes realizar ya sea la transferencia primaria al archivo central de la empresa o mirar que disposición final tiene dicha serie que puede ser eliminación, digitalización o microfilmación, o selección. Los tiempos de retención en cualquiera de las fases del archivo se cuentan a partir del cierre definitivo del expediente, es decir una vez se ingresa el ultimo documento que da por terminado el tramite que dio origen a la creación de ese expediente, en ese momento cuando ya sabes que no va a ingresar mas documentación a la carpeta por que el tramite finaliza por completo, desde ese momento cuentas los años en archivo de gestión para su conservación y posterior los años en archivo central según lo que te diga tu TRD o TVD. Finalmente, y en Archivo Central se determinan las diferentes disposiciones finales de los documentos acorde a las TRD o TVD, aplicando el procedimiento que tenga establecido tu empresa, pero que a modo resumido seria: identificación de los expedientes con vencimiento de tiempos de retención, reunión del comité interno de archivo, elaboración de inventarios de eliminación, publicación en el sitio web de la empresa, eliminación del soporte.
Si se puede hacer el FUID como lo indicas ya que al no existir TRD no hay series y subseries codificadas por lo tanto se organiza el archivo por temas o asuntos sin codificar y asimismo se registran en el FUID
Claro que si, en escencia la mayoria de otros documentos y formatos de la gestión documental te van a pedir información que solo la TRD te va a decir, nombres de series y subseries, códigos etc.
la ordenación interna del expediente debe respetar el principio de orden original de tal modo que se evidencie el desarrollo del tramite desde su producción o inicio hasta su finalización, de este modo lo mas recomendable es respetar ese orden original y agrupar las unidades documentales respetando ese orden, luego de eso ya simplemente tomas la fecha inicial de dicha agrupación y la ordenas de forma cronológica dentro del expediente empezando por la fecha más antigua que sera el primer documento al iniciar la carpeta y finalizando por la fecha más reciente que serán los últimos documentos en la parte final (atras) del expediente
Buenas tardes muchas gracias por el video, tengo una duda una tabla de retención documental se puede hacer una por toda la dependencia o toca obligatoriamente una por oficina ?. Te agradezco esa inquietud
Una por cada dependencia u oficina que exista y este reflejada en el organigrama de la empresa, cada dependencia tiene unas funciones específicas y por ende una producción documental específica es por ello que se debe realizar a cada unidad administrativa una TRD diferente, producto del desarrollo de sus funciones.
@@LuisEduardoUnigarro lo digo porque en el examen que tuve del sector defensa me preguntaron de este tema y no lo habia estudiado y tengo otro en septiembre y fijo preguntan de eso
Quede preocupado con lo que comento de necesitarse título para ejercer la actividad archivística según art. 4 - Ley 1409/2010, ¿Entonces los de sena y academias qué que respaldo tendrían para ejercer?.
Las instituciones de educación superior y otras como el SENA tienen su propia regulación y alcances, al igual que la Ley 1409, la cual aun sigue vigente. Aqui es que las competencias con las que sale un estudiante de un técnico en asistencia y organización de archivos por ejemplo o van a ser las mismas que las de un tecnólogo en gestión documental y ambos son del SENA y tampoco se van a comparar con 10 semestres de una carrera como ciencias de la información y la documentación, en donde literalmente vez semestres completos de solamente estructuración de tablas de retención documental e instrumentos archivísticos, y es por esa diferencia que la ley faculta el ejercicio profesional a PROFESIONALES acreditados por el Colegio Colombiano de Archivistas para esas labores. Aun asi y siendo PRO debes reunir un equipo interdisciplinario para el levantamiento de TRD y TVD. No obstante el CCA también expide la tarjeta "Profesional" a tecnologos y técnicos profesionales, solamente que te sale con esa aclaración del nivel de escolaridad. Asi que no hay aue preocuparse por ese aspecto y con ello en mano, si tienes el conocimiento y la experiencia para hacer unas TRD podrías hacerlo perfectamente.
Si uno llega a un cargo como tecnico administrativo y una de las funciones es gestionar el archivo, que aconsejas que deba preguntarse primero: ¿Cual es comite de archivo?, ¿cual es la TRD aplicada?, o que otra pregunta debe hacerse uno
Hola amigo, por la denominación del cargo que me dices, las funciones son mas enfocadas a responsabilizarse por la organización del archivo que uno mismo produce en el ejercicio de su labor, por lo que de las opciones que me das, la primera pregunta que yo me haría es, cual es la TRD a aplicar a esos archivos, posteriormente si la del comité aun que no es tan relevante para dicho cargo.
excelente información Luis , soy egresada del Sena en archivística en 2006, he trabajado siempre archivos clínicos, no he tenido la experiencia en elaboración de instrumentos archivísticos, y me han dado en este momento de liderar el área de archivo , quiero hacer muchas gracias pero siento que necesito adquirir mas conocimiento, no hay una buena gestión documental en la clínica donde laboro. Que me recomiendas?
Si deseas te puedo brindar asesoría personalizada para orientarte en tu proceso de aprendizaje, escribeme a mi correo luis.unigarro1003@gmail.com y te envío toda la información de la asesoría.
Tengo una pregunta. No se si usted me podría ayudar. Me gustaría saber si se puede ordenar un expediente (carpeta) de todo un mes de varias facturas médicas producidas en ese mismo mes? las cuales están compuestas por: la orden de Factura, solicitud de servicio, ficha de factura, notas de enfermera, historias clínica, epicrisis, cédula. etc. De varios solicitantes. Y también me gustaría saber si sus folicion seria consecutivas o si se foliarian por cada factura? No se si me hice entender. Pero necesito aclarar esa duda 🥺🥺
Cuando hablamos de expediente es que varios documentos que son parte de un mismo trámite ocupan la misma carpeta y como tu lo mencionas esos documentos son las facturas, orden se factura, solicitud de servicio etc, la respuesta es si claro que puedes ordenar esa serie documental por meses si deseas para facilitar la consulta, puedes crear una carpeta por mes o mas de una si es necesario, la foliacion es continua solamente cuando el procedimiento es el mismo y se extiende por las de 200 folios en ese caso si va contìnua por que es un mismo trámite, pero cuando el trámite por ejemplo ocupa solamente del folio 1 al 30 por ejemplo y que en esos 30 folios ya se termina el trámite conteniendo todos los tipos documentales que mencionaste, y se vuelve a iniciar los mismos tipos documentales desde el primero pero para otro paciente o cliente ya es un trámite distinto, pero del mismo mes y por tanto va en la misma carpeta mas no se realiza foliacion consecutiva.
@@LuisEduardoUnigarro gracias 🥺 Dios te bendiga grande mente. Me aclaro la duda . Tengo muchas más pero seria abusar 😅 éxitos en su canal ya extrañaba sus videos.. Nota: sería interesante si hace un video de como se archiva en diatintas cajas de archivo. No e visto muchos videos que lo expliquen 100% bien.
Hola, en la web puedes encontrar cualquier tipo de TRD ya elaborada, por ejemplo las del AGN son de acceso público, solamente colocas TRD AGN y las consultas, es mas en el vídeo salen por un breve momento en minuto 1:24
Buenas tardes muchas gracias, para aplicar una tabla de retención es con la fecha inicial o con la decha final, ejemplo: tengo un expediente que inicia en el 2010 y finaliza en 2020, una tabla aprobada va 2006 al 2011 y otra tabla,va del 2011 al 2014 y otra,va del 2014 al 2017 y la ultima tabla va del 2017 en adelante, con cual tabla codifico mi expediente? Gracias
Muy buena pregunta, ña solución es mucho mejor, los tiempos de retención de la documentación se empiezan a contar a partir del cierre definitivo del expediente, es decir una vez surtidos los trámites que dieron origen al mismo, entonces si tu expediente inicio en el 2010 pero el trámite se culminó en el 2020 a partir del 2021 empiezan a contarse los tiempos de retención en archivo de gestion por lo que desde mi punto de vista nos debemos remitir a la TRD aplicable para esa vigencia, es decir y según tu ejemplo la TRD del 2017 en adelante.
Hola en este y la serie de videos de como elaborar TRD te enseño como hacerlo y el proceso completo en cada fase, te invito a que los veas, allí esta lo que necesitas para aclarar tu duda.
Respecto a los costos que un proyecto conlleva varían dependiendo de la complejidad de la empresa, es decir su tamaño ya que entre mayor numero de dependencias en la estructura orgánica saldrian mas TRD mas encuestas , mas series y subseries etc lo que se resume en mas tiempo de trabajo y por lo general un buen proyecto puede abarcar entre 4 a 6 meses y hasta mas dependiendo de esos factores en donde el profesional te cobrará un presupuesto mensual por sus honorarios que puede variar también dependiendo de su experiencia en el campo entre 2 a 3 millones al mes, por lo que si contratas con una persona natural te puede estar cobrando entre 10 a 15 millones de pesos por el levantamiento del instrumento archivístico, pero por lo general si es con una empresa de gestión documental te hacen una oferta parecida que puede oscilar entre los 15 a 20 millones aproximadamente.
Hola buena tarde te pregunto soy una contratista funcionaria pública de archivo trabajo en una institución descentralizada se hace necesario una actualización de las tablas de retención documental, entendí bien el comité si no contamos con un profesional archivístico lo Podemos conformar con personas de la institución y desde luego con el Director de la institución?, Y la solicitud de la aprobación se hace ante la alcaldía municipal o ante que identidad
Cordial saludo Elsy, gracias por preguntar. Considero que debes tener en cuenta la diferencia entre equipo interdisciplinario para la realización de las TRD y comité de archivo que son dos instancias diferentes, no sé si quizás no me di a entender muy bien en el video, pero de ser así pido excusas y aquí te va la aclaración en todo caso: Una cosa es el equipo interdisciplinario para realizar el proceso de construcción de las TRD para garantizar que tengan en cuenta los conocimientos adquiridos por diferentes profesionales en donde la norma es muy clara al exigir los siguientes: “Debe estar conformado por personas de diferentes disciplinas tales como: Archivística, Historia, Derecho, Administración Pública, Ingeniería Industrial” (Artículo 7° del Acuerdo 004 de 2019 de AGN). Al final indica la frase “entre otras” lo que da lugar a poder incluir otras diciplinas, pero como puedes ver como mínimo debe tener un archivista profesional y un asesor jurídico desde mi perspectiva. Recuerda que este equipo interdisciplinario se conforma para la construcción de las TRD y la toma de decisiones en cuanto a tiempos de retención, valoración documental, análisis de series y subseries entre otros aspectos importantes. Son quienes se suponen que HACEN las TRD, por lo que considero no son profesiones que puedan ser reemplazados por funcionarios internos de la empresa a menos que tengan esas mismas profesiones, pero en caso de que no cuenten con los conocimientos o sean titulados en las áreas que la norma exige, no se recomienda que participen en la construcción de las TRD ya que eso influirá directamente en la calidad del instrumento archivístico y por tanto en la documentación e información de la compañía. Por otra parte, tenemos el proceso de aprobación de las TRD que es cuando ya están hechas o finalizadas en su elaboración y éstas deben ser aprobadas internamente por la empresa u organización donde trabajes, para ello la norma exige que se deben llevar a reunión del Comité Interno de Archivo que es otra instancia diferente, dejando sustento mediante acta. Los integrantes del comité interno de archivo están mencionados en el Artículo 2.8.2.1.15 del Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” y son muy diferentes al equipo interdisciplinario. En esta instancia del comité de archivo, la única opción de reemplazar que nos da la norma es la siguiente: “En los casos en los que la entidad no cuente con el Comité que avale las Tablas de Retención Documental - TRD o las Tablas de Valoración Documental - TVD, por no contar taxativamente con los cargos que integran dicha instancia, la aprobación se hará por acto administra administrativo o documento equivalente expedido por el Representante Legal” (Artículo 9° del Acuerdo 004 de 2019 de AGN). Por lo que solo en ese caso se aprobarán las TRD acto administrativo expedido por representante legal, pero esto es cuando ya están realizadas, mas no tiene nada que ver con los integrantes del equipo interdisciplinario que las realizó, que como te digo; son otra instancia diferente. Finalmente, una vez sean aprobadas al interior de la empresa las TRD se deben enviar a evaluación y convalidación ante las instancias competentes como lo indica la norma: El Secretario General de la entidad o quien haga sus veces, presentará las Tablas de Retención Documental - TRD o Tablas de Valoración Documental - TVD, a la instancia competente para su evaluación técnica y convalidación, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su aprobación. PARAGRAFO. Las instancias competentes para la evaluación técnica y convalidación de las Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de Valoración Documental - TVD son las siguientes: 1) El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para las entidades del orden nacional, las Alcaldías Distritales y las Gobernaciones. 2) Los Consejos Territoriales de Archivos, para las entidades del orden territorial (departamento, distrito y municipio) de su respectiva jurisdicción, (Artículo 10° del Acuerdo 004 de 2019 de AGN). Espero haber podido aclarar un poco mejor tus inquietudes.
Hola, ya hay uno en la serie de videos de como hacer las TRD, uno de ellos trata el tema de la codificación de organigrama y da ejemplos, te invito a visualizarlos.
Hola Claudia, si soy egresado del programa CIDBA de la universidad del Quindío, sin embargo anterior a esos 5 años de estudio, también soy técnico en asistencia y organización de archivos del SENA y tecnólogo en gestión documental del SENA también, ahí nada mas van mas de 8 años de estudio y sin contar los cursos y diplomados que tengo con AGN y el SENA, sin embargo para ser muy sincero, el aprendizaje que he obtenido y el conocimiento ha sido en gran parte autónomo, sumado con la experiencia y el tiempo, ya que las instituciones educativas te dan las bases pero depende de ti desarrollarlas e ir mas allá y es eso lo que trato de hacer dia a día, para poder seguir aprendiendo y compartiendo con ustedes un poco de ello. Saludos y gracias por tu comentario.
@@LuisEduardoUnigarro aplique a un puesto gestion documental y archivo para bachilleres y el lunes empiezo pero no se nada de eso, pero necesito el trabajo jejeje
@@matwara99 jeje genial, todo se puede aprender con esfuerzo y dedicación, si llegas a requerir asesoría personalizada me lo haces saber y con gusto te envío la información, para que puedas desarrollar tus funciones adecuadamente. Exitos.
brothercito ayudame. estoy cursando y ese tema no lo veo claro porq soy practico y estos vocabularios formales me enredan. me piden una TRD y no se en si q piden, parece q todos los compañeros entienden este lenguaje menos yo🥲
Debes realizar una valoración documental que te permita identificar si tiene valores primarios o secundarios y de acuerdo con eso se asigna un tiempo de retención prudente y finalmente se determina el período en el cual se puede eliminar o no, siempre teniendo en cuenta el marco normativo aplicable a los documentos, ya que hay normas específicas que mencionan, obligan y recomiendan ciertos tiempos de conservación de la información como por ejemplo los documentos contables, los documentos de las historias laborales, los documentos de contratación estatal etc.
