Descripción documental 

Qd debo a

La ubicación de las cajas en los estantes debe hacerse por vigencia o por orden consecutiva de serie?

@@dayanapadilla2784 Se clasifica primero por estructura organica, es decir por dependencia productora de información, luego por series y subseries en el mismo orden que figuran en las TRD o TVD y finalmente por vigencias de producción de la información. Es el sistema mas utilizando

Gracias compañero, es con todo gusto.

Con gusto, sin embargo mi nombre es LUIS EDUARDO, 😂

Gracias compañero

Gracias por tu mensaje ☺️ me alegro que la información te sea de utilidad

Gracias por tu opinión, me alegro que te sirvan 😁☺️

Con todo gusto 😃, que bueno que te sirva el tema.

Gracias compañero

La abreviatura no es FUI, es FUID (Formato Unico de Inventario Documental) que se refiere al formato en blanco, ya cuando diligencias el formato, pasa a ser Inventario Documental y la abreviatura es ID

;)

No me considero instructor, pero comparto el conocimiento que tengo con mucho gusto 😁

Gracias :)

Con gusto :)

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Genial, recuerda que puedes consultar a mi correo electrónico el programa de asesorías personalizadas en gestión documental.

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Hola, debes averiguar directamente con la entidad ya que cada unidad o empresa o en este caso el ejército 🪖 tiene que tener sus propios instrumentos archivisticos, no son los mismos los de la PONAL por ejemplo a los de otra fuerza militar. Ese dato lo deben tener en la oficina de gestión documental de la entidad. Pero si estoy seguro que no son las mismas TRD para todas las fuerzas publicas.

Los que tu mencionas no, pero si manejamos sistemas de información propios que apoyan la gestión documental, uno de ellos es GECOP pero es un sistema privado, contratado y diseñado para las necesidades específicas de la entidad donde trabajo

Vale, me alegra que te sean de utilidad los vídeos 😁

El error es del productor documental de la información al imprimir o diseñar el formato de esa forma. Si hay posibilidad de corregirlo o solicitar su modificación, hay que hacerlo de modo que quede en un solo sentido el documento, ya sea, horizontal o vertical. Ya si el documento es muy antiguo y no hay forma de volver a generarlo hay que dejarlo así y dejar las observaciones en el área de notas del inventario documental. Respecto a la foliacion de ese documento, yo optaría por guiarme no por el sentido de lectura del acabezado sino por el cuerpo del documento.

Gracias :) , si ese fue uno de mis primeros videos, tuve algunos problemas con la edición del mismo, pero bueno algo quedo de ello.

Hola, claro que si aproximadamente 1500 pesos la unidad. No olvides suscribirte :)

Asi es, es recomendable utilizar unidades de almacenamiento como cajas y carpetas para proteger los documentos de su deterioro por factores contaminantes externos, polvo suciedad y por el deterioro que sufren normalmente por su constante manipulación, además es un requisito obligatorio en la confirmación de un archivo.

Hola, si lo he pensado... seria un largo camino por cada instrumento archivistico pero lo tendré en cuenta. Gracias por la sugerencia.

@@LuisEduardoUnigarro ok me gusta como explicas y me gustaría que me explicarás a más profundidad la elaboración de los CCD Las TRD ,TVD y FUID 😃😃

Así es, puedes hacerlo, mas no es que tengas que, realmente en la archivística la finalidad de organizar un archivo es la de poder consultar los documentos rápido y eficientemente, de modo que si deseas puedes aperturar un expediente para cada uno, asi todos sean la misma serie documental.

Hola Felipe, en cualquier droguería creo o en una ferretería jejej, preguntalos así: Guantes de nitrilo. Esa es la referencia

Las normas dan algunas nociones e instrucciones de los componentes mínimos que deben contener dichos formatos, pero en si cada empresa debe crearlos y estandarizarlos

Hola, lo recomendable es utilizar unidades de conservación adecuadas que garanticen que la información contenida en los documentos pueda durar en el tiempo, por lo general las carpetas AZ suelen dañar rápido los documentos por las perforaciones y la continua consulta, especialmente por las argollas metálicas que tienen que finalmente terminan por romper el documento. En conclusión, si tienen la posibilidad de cambiar las carpetas a unas adecuadas para la conservación háganlo. Saludos 😁

@@LuisEduardoUnigarro perfecto entendido, muchas gracias.

Igualmente en cada entidad deciden como llevar el control de la numeración, por ejemplo en la PONAL se lleva un numero de cada consecutivo independiente por oficina productora de información y vigencia del archivo. Por ejemplo, el grupo de talento humano tiene documentos de 3 series documentales: HISTORIAS LABORALES, INFORMES Y ACTAS, pero también tiene de las mismas 3 series información de los años 2021, 2022 y 2023. La numeración de las cajas para el año 2021 es consecutiva asi: Caja 1 historias laborales del 2021 Caja 2 informes 2021 Caja 3 actas 2021 Para la vigencia 2022, el consecutivo de caja reinicia en 1 ya que es un año diferente de producción documental. Caja 1 historias laborales 2022 Caja 2 informes 2022 Caja 3 actas 2022 Lo mismo para el 2023. 👌

muchas gracias por responder, me aclaraste una duda que tenia @@LuisEduardoUnigarro

Realizar la hoja de control es parte de la descripción documental, asi como el diligenciamiento de los rotulos de caja, carpeta e inventario.

Cordial saludo Alejandro, es un tema complejo lo que preguntas y en realidad no domino muy bien dicho tema ya que mi acercamiento a los archivos y documentos ha sido en su gran mayoría a soportes documentales tradicionales tipo papel. Sin embargo, te puedo aclarar desde mi perspectiva lo siguiente: Hay que tener claro el concepto de documento, el cual refiere que es todo tipo de información registrada en un soporte, sin importar su forma o soporte material, ya sea papel, digital, electrónico, entre otros materiales. En ese sentido, los archivos fotográficos, negativos y los disquetes entrar a formar parte del concepto “documento” y si hacen parte de las funciones de una entidad, son documentos de archivo, ya que son el testimonio de algún procedimiento o actividad, que tienen un valor para la unidad productora y sirven como fuente de consulta. En ese sentido, aun que es complejo encontrar guías orientativas y lineamientos claros, precisos y puntuales para la organización de estos soportes documentales distintos al papel, considero que todo depende de las características del documento, es decir si tiene una fecha de producción, un titulo o asunto, o si no lo tiene abría que tratar de extraer la información allí contenida para el caso de los disquetes que van sufriendo de la obsolescencia tecnológica, al no contar con equipos que puedan reproducir la información contenida en ellos, por lo tanto habría que buscar una forma de migrar dicha información a otros soportes y no perder la información, ya que de nada serviría archivar muy bien dichos disquetes, pero si no se pueden consultar…en todo caso su organización dependería de muchos factores como te digo, depende de sus características informativas o si son parte o no de un expediente ya creado. Por ejemplo, si son parte de un expediente como un anexo a un documento en soporte papel, lo que se debe hacer es retirar dicho elemento del expediente y dejar en su lugar un testigo documental o formato de referencia cruzada con fines de conservación de los demás soportes y evitar así ocasionarles deterioro por archivar todo en un mismo lugar, en ese caso se dejan las anotaciones en los instrumentos de control como hoja de control e inventario de la existencia del testigo documental y las características del documento retirado y asimismo habría que archivar igualmente por aparte el documento “de otro soporte” retirado del expediente, con las medidas de conservación adecuadas tanto ambientales como de almacenamiento, es decir en unidades de almacenamiento especializadas para estos y en condiciones de temperatura y humedad relativa adecuada para estos materiales. Por otra parte, si solamente se trata netamente de archivos en esos soportes, considero que se debe buscar un sistema de ordenación que permita su fácil consulta y asimismo su ubicación topográfica en el archivo, podrías utilizar un sistema de ordenación numérico, temático, o alfabético, como te digo todo depende de las características del documento y su consulta, en conclusión podrías utilizar los sistemas de ordenación usados habitualmente para archivos en soporte papel, siempre y cuando las fotografías y disquetes tengan una forma de identificar su información como una breve descripción, una etiqueta de título, fecha de producción o algún dato particular que permita orientar al usuario y tomar la mejor decisión de como archivarlos, en su ordenación, yo aplicaría los principios archivísticos de procedencia y ordena natural considero que sin importar el soporte siempre serán de gran ayuda a la hora de organizar cualquier tipo de documentos. Finalmente, te puedo recomendar que te referencies muy bien en una biblioteca o en unidades de información que administren este tipo de soportes y de ser necesario solicites un concepto técnico a la entidad rectora de la actividad archivística en Colombia como lo es el Archivo General de la Nación, quien cuenta con las facultades para responder más técnicamente y con el respaldo que requieres a tu inquietud y así no dudar en poder aplicarlo en tus archivos. En la página web del AGN encontraras algunos conceptos técnicos referentes al tema para que puedas darte a una idea. Aquí te dejo el link: www.archivogeneral.gov.co/conceptos-tecnicos Espero te sea de ayuda la información. Éxitos.

Muchas gracias por tu tiempo bendiciones

Hola, Adriana En realidad puede que si, puede que no, todo puede pasar y depende de la entidad para la que trabajes, puede ser en una oficina, o en un depósito de archivo como tu dices, o ninguno de los dos todo depende de muchas circunstancias a evaluar. Pero en conclusión y desde mi experiencia: que veas o no lo interesante de la carrera depende de ti, si realmente te gusta y amas lo que haces, en mi caso no me gusta y mira... Pero pues como te digo cada quien tiene su propia perspectiva

Hola, en la web hay varios formatos que puedes tomar como ejemplo o modelo, lo que nos indica la normativa al respecto es sobre algunos campos mínimos que deben tener estos formatos, el AGN por ejemplo nos facilita el formato de inventario documental, pero para los casos de formatos de caja y carpeta en la mayoría de empresas deben diseñarlos acorde a las normas existentes. Pueden adicionar sus propios logos o imágenes corporativas siempre y cuando tengan los campos mínimos que indica la norma. Saludos.

Hola, hay dos opciones sacar el CD y dejar en su lugar y formato de referencia cruzada o testigo documental el cual contiene toda la información de las características del elemento que se saco (lleva foliación normal este documento) y el CD lo archivas aparte en una unidad de conservación para ello. La otra opción es dejarlo aunque suele deteriorarse tanto el CD como los demás documentos a largo plazo, y se registra la existencia del mismo en los instrumentos de control como el FUID y la Hoja de control, especificando las características del mismo.

@@LuisEduardoUnigarro Gracias

Asi es, siempre y cuando se cumplas los criterios que mencionaste, aun que cada entidad también determina en sus guías o manuales de gestión documental como hacerlo y también entra en juego el tipo de archivo y su consulta, pero si se podría hacer.

Hola, en un expediente (tomo) o (carpeta) va una o varias hojas de control, ya eso depende de que tan largo sea el expediente y los tipos documentales contenidos en este. Puede haber una carpeta por ejemplo de 200 folios pero solamente con 2 anotaciones en la HC por que son dos unidades documentales complejas por ejemplo del folio 1 al 100 oferta del contrato y del folio 101 al 200 acta de liquidación y anexos, en ese caso seria una sola hoja de control para un expediente de 200 folios y esa hoja de control solamente llevaría esas dos anotaciones de esos dos tipos documentales complejos. No obstante puede ser también, el mismo caso de una carpeta de 200 folios pero resulta que tiene solo unidades documentales o tipos documentales simples y en la hoja de control debes describirlos uno a uno, por ende serían 200 anotaciones por ejemplo una por cada tipo documental y en consecuencia ese expediente requeriría varias hojas de control ya eso depende de cuantas casillas para anotar tenga cada hoja de control. No se si me supe explicar. :)

@@LuisEduardoUnigarro gracias lo explicastes bien

No necesariamente, ya que también aplica para series con unidades documentales simples, es un control que se lleva como parte de la descripción documental.

Depende si durante su trámite se conforma un expediente con diferentes tipologías documentales en resolución de un mismo trámite, en ese caso sería compleja, o si por el contrario solamente es un unico tipo documental que se repite muchas veces pero que cada uno es diferente al otro sería una serie simple

@@LuisEduardoUnigarro Muchas gracias por la aclaración, y en el caso de que sea compleja cada egreso se deja en carpetas separadas?

Si te refieres a los tiempos de retención en archivo de gestion, estos se empiezan a contar una vez el expediente tiene su cierre definitivo es decir con la fecha del último documento o última actuación administrativa del mismo, en ese caso se cuentan desde el 2019 en adelante los tiempos en AG y posteriormente los del AC. En cuanto a la vigencia de la información seria 2013-2019 su ubicación física puede estar en archivo de gestion del 2013 por que allí inicio, pero debes tener en cuenta los tiempos de retención.

@@LuisEduardoUnigarro muchas gracias

Hola, claro que si, eso depende de como consultes los documentos pero pues en la gran mayoría de casos como se insertan en la parte posterior o al finalizar la carpeta para ir alimentando el expediente, entonces es allí donde debe ir el cierre del gancho, es algo complicado de explicar por este medio, si gustas escribeme un correo a luis.unigarro1003@policia.gov.co y con gusto te envio un vídeo de como se hace adecuadamente.

@@LuisEduardoUnigarro gracias por tu respuesta.. me seguiré viendo tus vídeos me servirán mucho y me gustaría aprender más al respecto ...gracias de nuevo..

Hola Ana María, claro que sí mira Yo también estoy en proceso de concurso y te recomiendo estudiar: Ley 594 del 200 ( Ley general de archivos) Acuerdo 042 de 2002 de AGN ( criterios de organización de archivos) Acuerdo 004 de 2019 de AGN ( tablas de retención documental) Acuerdo 002 de 2004 ( Fondos acumulados) Acuerdo 05 de 2013 ( clasificación, ordenación y descripción de expedientes) Acuerdo 002 de 2014 ( criterios para creación de expedientes) Eso básicamente, hay mucho mas pero considero que dependiendo del nivel del empleo no preguntarán conocimientos avanzados en gestión documental, pero es bueno conocer las normas de donde exigen los cumplimientos a los diferentes temas.

@@LuisEduardoUnigarro Hola buenas tardes, que debo estudiar con respecto a la organización y manejo de archivo? me salió en los ejes temáticos para el examen

@@paulavargas4519 las normas que relacione en el comentario anterior esta lo básico.

Hola, aqui te dejo la referencia normativa Acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación: Artículo 7°. Equipo interdisciplinario para su elaboración. Las Tablas de Retención Documental - TRD y las Tablas de Valoración Documental - TVD deben ser elaboradas por u equipo interdisciplinario, conformado por personas de diferentes disciplinas tales como: Archivística, Historia, Derecho, Administración Pública, Ingeniería Industrial, entre otras. Por lo cual un auxiliar de archivo no creo que tenga la competencia suficiente para realizar dicho instrumento archivistico, como mínimo debe contratarse un archivista profesional con tarjeta expedida por el Colegio Colombiano de Archivistas.

@@LuisEduardoUnigarro muchas gracias por tomarse el tiempo de responderme , una inquietud en el caso que explicas el primer paso de clasificacion documental se identifica por series, subseries mi pregunta es¿ al ordenarlo individual cada una por ejemplo voy a ordenar las actas y cronologicamente las ordeno primero y termine con esa serie paso a otra por ejemplo fondos y la ordeno otra vez cronologicamente ?

La normatividad archivística es aplicable segun la Ley 594 del 2000, al sector público y al privado pero con funciones publicas, asi que si tu empresa es 100% privada no esta obligada a hacerlo, pero puede adoptar las prácticas que considere relevantes en materia de archivos.

@@LuisEduardoUnigarro Muchas gracias por tu respuesta.

Maximo 200 folios

Tienes dos opciones: 1 No importa si es continuación o parte de documento (Factura) lo cuentas como un folio aparte y debe llevar numeración consecutiva, si es pequeño el formato lo pegas a una hoja en blanco y realizas la foliacion en la hoja. 2. Si ambos formatos son muy pequeños los pegas en una sola hoja que los soporte a ambos y realizas un único numero de folio sobre la hoja que los soporta.

@@LuisEduardoUnigarro Mil gracias por tu pronta respuesta me es de gran ayuda.

En la descripción del vídeo se encuentra el correo electrónico de contacto 🤙

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Por lo general las empresas cobran por el servicio completo de organización documental por metro lineal de archivo organizado, en donde incluyen todas las etapas y los insumos, aproximadamente entre 500 y 700 mil pesos por metro lineal organizado.