Mi canal tiene como objetivo principal, compartir con todos ustedes un poco sobre lo que hago, lo que me gusta y poder compartir conocimientos y experiencias con todos ustedes si así lo desean.
Soy Colombiano y vivo en la ciudad de Bogotá.
Si quieres contribuir a la mejora de mi contenido, te dejo el enlace a patreon
Favor, pregunto si un documento hablando antes del proceso archivistico, un documento con encabezado en vertical pero con el resto del cuerpo del documento esta en horizontal, ahi que se debe hacer para archivar, si se puede eso o se debe exigir la corrección a la oficina productora, gracias espero respuesta.
El error es del productor documental de la información al imprimir o diseñar el formato de esa forma. Si hay posibilidad de corregirlo o solicitar su modificación, hay que hacerlo de modo que quede en un solo sentido el documento, ya sea, horizontal o vertical. Ya si el documento es muy antiguo y no hay forma de volver a generarlo hay que dejarlo así y dejar las observaciones en el área de notas del inventario documental. Respecto a la foliacion de ese documento, yo optaría por guiarme no por el sentido de lectura del acabezado sino por el cuerpo del documento.
Amigo Unigarro. Muy interesante lo que expones, sobre todo los dos principios archivísticos. Fíjate que yo utilizo el principio de finalidad. Es decir para quíen van dirijidos y ya nada más los ordeno conforme a la fecha de redacción. Saludos.
Buen día Luis, excelente información gracias, quisiera que compartieras un video con enfoque de eliminación de medios magneticos, como se debe hacer esta y su normatividad de respaldo.
La mayoría de acuerdos fueron unificados por el Acuerdo 01 de 29/02/2024 "Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Y como hace uno cuando en una entidad que tiene mas de 12 años nunca han llevado un proceso documental. Y tienen toda mayoria de la documentación perforada, y en capetas de ganchos. Todo en cajas grandes hechados a perder y necesitan organizar. Por donde se inicia y con que instrumento documental
Hola Luis Eduardo, me puedes por favor, indicar el perfil que debe tener el profesional para elaborar las TRD en una entidad como el Concejo Municipal. Un Administrador de Empresas cumple con ese perfil? Gracias 🙏
Debe ser Archivista con tarjeta profesional vigente ante el colegio colombiano de archivistas. Y con experiencia en elaboración de TRD o TVD. Por lo que un administrador de empresas no cumple con el perfil para liberar el proyecto, podria participar o ser parte del equipo interdisciplinario, mas no el lider o quien conoce sobre la materia archivística.
1. Actualizar las TRD para que reflejen las series y subseries que no estan incluidas . 2. Tratar de adaptarse a las series existentes en la TRD actual. Si definitivamente el punto 2. No se puede por que de ninguna forma se adapta archivar los documentos en una serie que no se asemeja, lo mejor es actualizar las TRD.
Muy buenos los vídeos, tengo una duda en cuanto a las eliminación de los documentos cuándo estos son solo copias del original, como se debe realizar la prueba eliminación de estos documentos
Muy buenas noches tengo una consulta, tengo varios comprobantes de pago con sus soportes y ya están foliados , ¿puedo agruparlos en una sola unidad de conservación ( carpeta) hasta completar los 200 folios? , o cada comprobante va en una unidad?
Los comprobantes conformarían una misma serie documental, puedes archivarlos todos de forma secuencial cronologíca en el mismo expediente hasta completar los 200 folios o si llegado al caso, sale mas de 1 carpeta por la cantidad de comprobantes, puedes seguir la secuencia en un segundo tomo. No tendría sentido usar una sola unidad de conservación para cada comprobante y sus anexos. Saludos
Señor Luis muchas gracias si eso es claro , la cuestión es que cada comprobante con sus soportes ya está foliado, y no superan los 200 folios , estos se pueden agrupar respetando su foliacion? O toca reforzar todo? Gracias
@@mauriciocanargogalindo9119 Si el expediente esta mal organizado asi este foliado, habría que refoliar, por eso las etapas de la organización de archivos se ejecutan secuencialmente, primero se clasifica, luego se ordena y finalmente se describe y en la etapa de descripción documental entra la foliacion. Tu puedes tener todo el archivo foliado por ejemplo pero si esta mal ordenado y no respeta el principio de orden original, perdiste el trabajo y la foliacion realizada.
Cordial saludo. Disculpa, en el tema de foliación hay alguna norma qué indique si se debe iniciar la foliación en la primera hoja y terminar en la última entendiendo que la primera es la fecha más antigua y la última la más reciente o organizarlas de abajo hacia arriba? Hay alguna ley que regule el sentido que se debe foliar??
de pronto tienes algún video ilustrativo que explique las diferentes formas de foliar? Tambien, sabes si el encargado del archivo tiene Potesta de actualizar tablas de retención y tablas de valoración documental o solo lo puede hacer un grupo de especialistas en el tema? @@LuisEduardoUnigarro
Si es el caso de carpetas que llevan ganchos legajadores para sostener la información, y si a si vez , esos expedientes llevan documentos en formato carta y oficio, la recomendación sería poegar suavemente el documento por la mitad y marcar el centro de la hoja para realizar la perforación, a la misma medida para documentos carta y oficio y ese sería el parámetro para incorporar los documentos al interior de la carpeta. La cuestión no es que esten alineados todos arriba o abajo, ya que si tienes un ejemplo: 80% de documentos en formato carta y 20% en oficio y procedes a alinear todo, las hojas tamaño oficio quedarán con una pestaña sobrando la cual se va dañando con el tiempo. Por eso recomiendo plegar todos los documentos a la mitad de su tamaño sean carta u oficio y asi archivarlos en las carpetas. Ya en casos de carpetas que no necesitan ganchos no hay problema.
El inventario en estado natural es el mismo FUID que presente en ejemplo para el vídeo, solamente que el de "estado natural" ya depende del nivel de desorganización que tenga el acervo documental, lo que posiblemente causará que no puedas diligenciar alguna de las casillas del FUID como por ejemplo, las fechas finales, el número total de folios etc. En resumen, el inventario en estado natural se hace con el fin de saber que hay y cuanto hay y lo diligencias con la información que el archivo sin organizar lo permita.
Buenas tardes tengo una duda en cuanto el consecutivo de las cajas del archivo central de recursos humanos . Debe ser consecutivo historias laborales con nómina y seguridad social?
El consecutivo de cajas en archivo central es unico y diferente al que se lleva en archivos de gestión, por lo general se va asignando numeración de archivo central a medida que la transferencia primaria ingresa y es aceptada en el AC.
Hay diferentes sistemas de ordenación que se adaptan a las características de los documentos, facilitando su consulta, sin embargo siempre hay que tener presente que independientemente del sistema utilizado se debe respetar el PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL.
Con la forma de archivar cronológicamente te solicitan un documento reciente tienes comenzar a mover todos los documentos para poder retirar el documento solicitada.
Si hay que hacerlo, hay que hacerlo, asi como también hay que cumplir los lineamientos y normativa que expide el archivo general de la nación como ente rector de la actividad archivística en Colombia, mas aun cuando de principios archivísticos se trata. (Orden original del expediente). De allí la forma de ordenar los documentos al interior de la carpeta, recuerda que sea cual sea el sistema de ordenación seleccionado, sea numerico, alfabético, mixto etc, SIEMPRE y sin excepción se debe respetar el principio de orden original del expediente. Para facilitar el acceso y consulta de la información también hay programas de preservación digital en la que si llevas una buena gestión documental en tu entidad, no vas a tener si quiera que abrir el expediente original para facilitar la consulta de información y bastará con buscar la información en el inventario y facilitar el archivo en medio digital o copia desde un backup de la información digitalizada. Todo depende del contexto de la entidad y el nível de gestión documental que tengan.
Le escuchaba para la ordenación; para mí concepto la Ordenación Cronológica debe ser así: El documento más revienta debe de ir abajo y los que van llegando se van colocando encima y así sucesivamente. La Unidad de Instalación le recomiendo la carpeta café Superarchivo perforadora de dos huecos y gancho de cabeza redonda metálico legajador # 9 y así aprovechas que te quepan en esta Unidad de Instacion unos 650 a 700 hojas tamaño carta.
Buen aporte, sin embargo la legislación en Colombia dice que en cada carpeta van maximo 200 folios por carpeta, el documento mas antiguo va al inicio de la carpeta y el más reciente va en la parte de atrás (respeto al principio de orden original de los expedientes). Las carpetas no deben ser perforadas y los documentos tampoco, para proteger el soporte documental y preservar la información en óptimas condiciones.
Hola Buenos días, en el caso de contratos a termino fijo se pueden dejar juntos los que hayan de una misma persona en una sola carpeta y manejar como historia laboral?
Desde mi perspectiva NO, ya que una cosa es una historia laboral y otra son los contratos, las historias laborales se conservan 80 años después de retirado el funcionario, los contratos alrededor de 20 años. Por otra parte cada expediente contiene el conjunto de documentos agrupados en razón de un mismo trámite y aunque sean de la misma persona, cada contrato puede variar en el monto salarial, el objetivo del contrato, las fechas de inicio y fin de cada uno, entre otros aspectos, siendo información diferente aun cuando pertenecen a la misma persona. Yo los agruparia en la série CONTRATOS y crearía un expediente independiente por cada contrato existente por separado, asi sean del mismo funcionario. Respetando el principio de orden original de los expedientes.
